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装饰装修PM项目管理系统解决方案

        1、项目背景        

        深圳市特艺达装饰设计工程有限公司(简称特艺达装饰)成立于1994年,在全国建筑装饰行业综合排名头“十强”企业;业界享有“国际五星级酒店装饰领军企业”美誉;包括:香格里拉、澳门银河娱乐度假酒店、喜来登、希尔顿、朗廷、马哥孛罗、豪生、丽笙、君悦、凯悦、万达、万豪、洲际、华美达、嘉里等六十项高星级酒店精品工程。

        是中国建筑装饰协会常务理事单位、深圳市装饰行业协会及企业联合会副会长单位。具有中国建设部批准的建筑装饰施工一级、设计甲级资质,配套资质有建筑幕墙施工一级、钢结构工程专业承包一级、机电设备安装工程专业承包一级、建筑智能化工程专业承包一级、建筑幕墙设计甲级等资质。

        2、信息化动因        

        特艺达集团多项目、高风险、快变化、质量严、短工期、分布广、数量多、国际化的项目特征,在没有一个管理平台的统一管理的情况下,必然引起总部与各个项目部、业务公司之间,各个项目部、业务公司之间信息沟通困难;信息鸿沟的形成,直接增加了企业对施工项目成本控制、工程进度协调和质量管理等工作的难度;企业的管理机构设置复杂,管理成本增大,直接影响了企业的盈利能力与组织的灵活性;具体表现为以下问题:

        1、公司规模大且项目分布广。特艺达装饰的业务遍布大陆各地区、香港、澳门、东南亚和北美等地区;由于没有统一的管理信息系统作为支持,内部员工信息交流不方便,领导层难以集思广益,施工现场的情况难以直接到达总部,无法获知动态、准确的数据,难以进行正确的经营决策;

        2、公司内部管理不规范。企业的管理模式和业务流程不甚科学,内控流程混乱甚至缺失,往往导致需求不明确;需求不明确,在系统选型时就无从下手;对物资编码和供应商编码工作认识不足,编码体系不完善,这给公司企业的信息化进程增添了困难。

        3、装饰工程涉及材料种类繁多,而材料管理是工程管理的重要组成部分。各地区、各项目的质量、材料价格差异大,实施信息化建设需要考虑的因素较多:比如物料的采购和出入库、合同的分拆和归集、项目结算时效性、费用报销的处理等等,因此信息化系统建设的难度和人为阻力较大。

        4、由于历史原因,加上行业特点,传统信息传播渠道和信息处理手段在特艺达装饰仍占主导地位。加上工作习惯,使得特艺达装饰的日常工作还采用纸张审批、快递传输的工作方式,从以传统手工信息处理方式转变为信息系统自动处理方式还需要一个过程;

        5、工期短频快,传统的粗放化管理难以满足其严格的进度要求,以至于造成不必要的成本增加,经济收益降低;

        3、选型历程        

        为了解决公司发展面临的诸多问题,持续扩大公司发展规模,资金流动透明化、材料采购阳光化、成本监控实时动态化无疑成为了应被优先考虑的重点。

        澳门氹仔初次交流:2016年4月,PM软件在澳门氹仔特艺达澳门分公司进行首次演示与交流,得到了澳门氹仔分公司、工程部的认可,并推荐到深圳总部;

        深圳保税区大型路演(Road Show):2016年8月,在特艺达总部,深圳保税区,针对全体中层以上管理人员,进行了大型路演。特艺达装饰方面认为,PM软件大概80%是符合特艺达装饰目前的管理模式的,但是某些方面没有做透,不够深入,例如:劳务管理、材料方面对量的控制;内部银行只有总部账户与项目部账户两级,不能满足特艺达四级账户的需求等等。

        董事长沙盘推演:2016年8月~2017年5月期间,PM软件在与特艺达陈远尖董事长进行了多轮仿真模拟与沙盘推演,确定了最终的方案路线图,并签署了合作协议。

        正式上线:2017年6月,特艺达工程管理软件正式投入上线。

        4、实施内容

        特艺达装饰工程项目管理软件的实施分三阶段完成:

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        第一阶段:以内部银行为核心,以材料控制为主线

        用资金流打通立项、预算、合同收款、合同支付、物资采购、材料库存、融资拆借、成本控制、备用金管理、管理费报销等七大业务模块。

        对于原来内部各单位相互经济往来,缩短了结算时间,尤其原各单位在社会上的银行多头开户,结算时间长的局面大为改善,活化了资金,减少了在途资金占用。

        通过强化内部结算纪律,解决内部资金相互拖欠问题。

        通过监督、控制,使许多不合理开支、资金外流问题、违法乱纪现象得到遏制和改善。通过事前预测、 事中监督、事后核算进行全过程管理,弥补传统财务会计事后算帐的不足。        

        第二阶段实施内容:以进度为副线,以施工现场管理为目标        

        在一期上线应用的基础上,以进度为副线将投标管理、施工现场、进度管理、安全管理、质量管理、竣工管理等串起来,实现总部与各事业部、分公司、子公司、项目部从招投标到竣工结算的全面管理。

        第三阶段实施内容:“互联网 +APP+装修现场”连接一切

        采用“互联网+”协同工作模式;“互联网+”在装饰装修工程建设中,并不是简单的两者相加,而是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与装饰装修工程深度融合,产生化学反应创造新的发展生态。        

        采用“互联网+APP”模式,将装饰装修工程的招投标、施工现场、项目指挥部、企业总部通过PMAPP连接一切,将过去制约装饰装修工程施工创新的环节化解掉,把孤岛式项目部连接起来,让项目现场驱动各个职能,让装饰装修工程投资公司、指挥部从上到下各级部门转变为服务型部门,一切工作为项目展开。

        5、应用价值        

        1.强化管理职能,提高工作效率

        方便快捷地进行工作任务分解,建立完整的大纲任务结构,实现项目计划的分级控制与管理,明晰工作职责,科学考核绩效,实现多角度、多要素的项目信息化管理。        

        2.控制工程项目成本,提高企业收益

        把握项目时间、进度等管理要素和采购、合同、质量等业务要素,提高成本计算的及时性和准确性,更为有效地进行成本预测、计划、分析、考核,有效缩短项目周期,降低项目成本。

        3.建立高效的内部沟通平台

        提供一个满足装饰装修企业管理需求的项目管理集成应用平台,建立内部的信息共享和高效沟通环境,实现各项业务环节的全面集成管理和实时远程监控。

        4.实现项目关键要素的实时动态监控

        对项目实施过程中的成本、质量、进度、资金等关键要素实时分析、预测,为决策提供信息支持,达到监控目的。

        5.实现全面内部银行体系,提高资金使用效率

        建立集团级内部银行体系,降低资金成本、提高资金周转率、建立并健全信贷风险控制手段。对各下属单位收支、结存情况反馈及时。公司通过建立资金收、支、存制度,每天对各单位资金收、 支、存情况统计上报,及时掌握各单位资金动态、经营情况。

        6、后记

        信息化涉及特艺达经营管理的多个方面、多个层级、多个群体,是个不折不扣的系统工程。因此,信息化需要一个团队,包含企业的决策层、分管领导和IT部门三个方向的力量。三方力量共同发力、持之于恒、不懈努力,才能确保企业信息化建设落到实处。需要说明的是,三方力量代表了推动信息化的三个视角、三种定位、三种诉求,体现的是上下结合,兼顾统一的原则,确立的是上下都认可的管理逻辑和运行规则。因此,现实中,三种力量、三种视角可能聚象成三个人,也可能是更多的人的组合,也可能是更少的人的组合,总之信息化要落地,体现三方视角以及都接受、可执行的规则的团队是不可或缺的。

        对此,深圳特艺达建工集团任董事局主席陈远尖予以了特别的重视,要求特艺达集团上下执行信息化要体现“三只手”:即思路清晰、态度坚定的“一把手”(即决策层);充满激情、执行有力的“发烧友”(即分管领导);业务精通、任劳任怨的“操盘手”(即IT公司)。信息化涉及企业经营管理的多个方面、多个层级、多个群体,是个不折不扣的系统工程。因此,信息化需要一个团队,包含企业的决策层、分管领导和IT部门三个方向的力量。三方力量共同发力、持之于恒、不懈努力,才能确保企业信息化建设落到实处。需要说明的是,三方力量代表了推动信息化的三个视角、三种定位、三种诉求,体现的是上下结合,兼顾统一的原则,确立的是上下都认可的管理逻辑和运行规则。因此,现实中,三种力量、三种视角可能聚象成三个人,也可能是更多的人的组合,也可能是更少的人的组合,总之信息化要落地,体现三方视角以及都接受、可执行的规则的团队是不可或缺的。        

        基于此,PM软件依托多年来在装饰工程行业信息化方面的积累,以项目为主线,以内部银行为龙头运筹资金大协同,以材料为中心主材集中采购,以成本管理为核心深度控制,嫁接先进的、为装饰企业构建跨区域、分布式的多项目管理平台,涵盖企业从业务操作层、管理层、决策层三个不同层次的实际需求,满足单项目管理、多项目管理、项目组合管理及企业施工全球化、材料工厂化施工的要求。

        正如俄国大文豪列夫·托尔斯泰的名言所说:“幸福的家庭都是相似的,不幸的家庭各有各的不幸”。特艺达装饰其实也是一样,“做的好的企业都是相似的,做的不好的企业各有各的原因”。信息化也许是很难,但它原本就是装饰企业管理的一部分,做好的装饰企业与做好的信息化原本就是一体相通的。与其说,单独想如何做好信息化,还不如说就是琢磨如何做好企业。从这个意义上讲,信息化也是企业发展永恒的话题,其道理直白而又深奥。

        


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