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系统集成PM项目管理软件解决方案

        1、项目背景

        广东昇辉电子控股有限公司(以下简称“广东昇辉”)是专业从事设计、生产、施工一体化的智能电气系统项目的多元化公司、年产值超十亿;目前公司拥有员工430名,建立了深圳研发中心、顺德公司总部和生产基地,重点发展智能工程,建设智能建筑与智能社区,通过长期的研发和自主创新,取得了具有自主知识产权的高新技术产品,以高端大气的定位、震撼的客户体验界面、方便灵活的操作,为客户量身定制周全、实用的界面和功效,实现城市、社区、家庭、人的和谐统一。

        2、信息化目标

        广东昇辉信息化目标是建立覆盖整个企业的“综合项目管理信息系统(PM系统)”。要求能够在项目的合同、计划、设计、预算、成本、物资、质量安全、项目资料、售后服务等诸多方面实现信息化管理。以减少手工作业的工作量,提高工作效率。强化各运营管理部门及事业部领导对于各个项目的资源、范围、时间、人员、成本、质量等方面的监控与指导,防范风险、降本增效。辅助事业部建立起一套规范化、标准化、适合于行业和企业特点的综合项目管理体系,以提高公司项目管理水平,提高企业在系统集成项目领域的综合竞争能力。

        3、解决方案

        PM工程管理系统以施工预算为龙头,以合同为约束,以进度和资金为双主线,以成本控制为目标,实现在限定的时间内,在限定的资源条件下,以尽可能快的速度、尽可能低的费用圆满的完成项目任务,是企业提升项目管理水平,提高竞争力的得力助手。

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        3.1.项目综合管理

        PM工程管理软件以统一、直观、汇总的方式,将一个项目从商务阶段一直到竣工、售后阶段的各个环节贯穿起来,使管理人员可以及时掌握项目的进展情况、发现的问题,并对项目中的各关键节点、流程进行控制,实现进度、成本、质量、安全可控。

        目材料一览表、单项目预算、成本汇总表等。

        1.项目整体进程展示:以清晰、直观的方式,将项目的整体进展情况展示出来。例如,通过甘特图、鱼骨图等形式展现。数据来源于项目管理中的进度计划、预算、成本、物资、采购、施工等业务环节,系统能够自动进行数据提取、汇总与展现,尽量减少人工的数据二次加工工作。

        2.项目综合信息管理:由系统自动将项目信息汇总到综合的信息展示界面,集中展示。项目综合信息管理中,主要体现项目的信息有:项目基本信息、项目BOM一览表、整体项目进度计划、各个月度施工计划、人力资源配置情况、人员使用情况、人员变动情况、生产进度、设计进度、项目施工进度、售后维修记录、中标交底、合同交底、开工交底、竣工交底、项

        3.项目综合统计分析:对于项目主要经营指标的统计分析报表。项目收入、支出、利润统计;项目计划偏差率统计;项目成本偏差率、项目质量偏差等指标。

        3.2.市场管理

        市场管理模块用于将客户资源纳入到统一的管理平台上来,方便对客户业务的跟踪管理。

        主要由广东昇辉的销售部门使用,管理业务人员可在系统中录入从市场上获取的项目信息、客户信息、招标信息等;以及实现对项目投标、签订的项目合同进行细化管理。

        主要功能:

        1.客户信息管理:客户企业的基本情况、联系人信息、客户项目状态、项目基本信息库。

        2.投标预算管理:投标预算模板、投标预算编制、投标预算审核;

        3.投标管理:投标申请与审批、投标计划、开标情况反馈、标书库、招标文件库、项目中标交底、历史投标情况分析。

        3.市场管理:商机登记、商机评估、商机立项。

        3.3.合同中心

        通过合同管理,实现对总承包合同、分包合同、设计委托合同、采购合同等,以及与各相关合作方签订的协议的信息化管理。

        1.采购合同管理:依据采购计划和采购任务,与供应商商洽,签订采购合同,录入合同的基本信息、附件资料、合同的收付款情况等。

        2.委托设计合同管理:用于登记、查询、统计与第三方设计单位签订的委托设计合同。登记委托设计合同时,只能与状态为“合格”的设计单位签订分包合同。

        3.分包合同管理:合同登记管理、分包范围与界面、合同评审管理、分包费用支付计划、分包费用支付申请、分包费用支付申请、分包费用支付记录、分包合同统计。

        4.总承包合同管理:合同登记与评审、合同附件、合同交底、合同台账管理、合同归档管理、合同变更管理、合同预警监控、合同收款计划管理、合同收款管理、合同账款管理、合同统计查询。

        3.4.项目整体策划管理

        项目整体策划管理用于在项目签订合同后,由经营计划部、工程部等部门组织,对项目整体经营情况进行规划,制定项目整体计划、组织人力资源等工作。

        1.内部竞标中标通知:项目合同中标后,事业部内部组织项目经理、施工经理、安全质量工程师、设计小组、预算经理、生产部经理、试运行经理等进行项目岗位任职竞标,竞标获胜者,被公司任命为项目经理、安全质量工程师等职务,系统能够实现 “内部竞标中标通知书”在系统内填写,并发送给相关人员,通知书具备挂载电子文档附件的功能。

        2.项目整体计划:工程部、项目经理等人员可依据项目情况在系统中编制进度计划,并能查询计划情况及实际计划进展情况。项目进度计划可以展示:计划进度、实际动态进度、预算费用动态耗用值。

        3.项目团队管理:根据事业部对项目团队的任命结果,实现项目团队组织管理的功能,可在系统中定义项目组成员角色、人员权限等。

        4.项目施工计划通知单:由经营计划部向工程部、技术部、生产调试部、安全质量部等部门传递的项目施工计划通知,接收到通知后,按照施工计划时间安排进行相应工作。施工计划通知单能够发送到指定的部门,指定的岗位,并能够反馈回发送者,哪些人已经收到,哪些人已经阅读。

        5.项目开工交底:开工交底情况,能够反映到项目综合信息管理里。项目开工交底由由项目经理填写,使公司各部门了解到项目开工了,知会项目实际开工日期、施工许可证情况(有无)、安全许可证情况(有无)、人员到位情况、实际开工日期说明、履约管理重点及建议、其它概要说明等信息。开工交底的内容可以依据实际的要求定义多项。

        6.项目排产申请单:销售总公司可在系统中填报项目排产申请单,通知经营计划部来制定项目整体计划,组织项目相关部门与人员开展项目的准备工作。

        3.5.项目设计管理

        设计管理是对项目设计任务及设计过程进行管理。主要的设计工作成果有设计方案、技术说明、设计图纸和BOM清单等。

        1.BOM模板管理:BOM模板管理、项目BOM编制、项目BOM变更管理、项目BOM版本对比。

        2.设计任务管理:设计任务制定与跟踪、设计任务监控与预警、任务查询统计。

        3.设计资料归档:设计工作执行过程及执行结束后,产生的相关图档资料,系统可以将其自动归档到“档案管理系统”中。有权限的用户进入“档案管理系统”后能够进一步地对这些档案资料进行使用和处理。

        4.设计成果提交:设计任务完成后,设计部门形成设备采购总目录、施工图,通过编制“设备总目录提交单”,供采购部门按设备目录进行设备采购工作。

        3.6.项目预算与成本管理

        系统集成在项目投标时,以及项目正式签订后,都要编制项目预算。编制预算主要以业主方的要求和技术部给出的BOM做为依据。

        1.项目预算模板:实现将各种类型项目的预算编制成若干个“预算模板”,在进行项目预算编制时,选择相似的模板;预算模板可以用户自定义,可以修改,可以制定多个不同版本;预算模板中能够定义出预算项与会计科目之间的对应关系,实现财务口径与业务预算口径的统一,方便双方对账。

        2. 项目目标责任成本制定:目标责任成本是事业部对于项目部确定的项目施工中要达成的目标成本,项目经理和项目组能够以责任成本的要求为基准,控制项目费用。

        3.预算项目定义:系统能够事先定义在编制项目预算时所需要的预算项目,预算项目可以定义为多层级的树状结构。

        4.项目实际成本归集:项目实际成本分为四个大类,即管理费用、税金、劳务分包费用、材料设备采购费用,系统能够实现对实际成本发生数据的提取与归集。在项目实际成本的归集数据上,允许财务人员标注哪些已经在财务上记账了,记账金额等,以方便财务与预算部门对账。

        5.项目预算编制汇总查询:系统能够按会计科目、预算项对预算情况进行查询。

        6.项目施工预算编制:在具体项目预算编制时,分专业对项目材料、设备、人工等方面编制项目预算。主要内容包括:预算项、会计科目、数量、金额等,编制预算时,能够给编制人提供预算项的历史价格、平均价格等,做为编制预算的参考值。

        7.项目三算对比分析:实现项目预算、责任成本、实际成本之间的二二对比,三算对比等,主要内容包括:项目预算成本与目标责任成本对比、目标责任成本与实际成本对比、预算成本与实际成本对比等。         

        3.7.物资管理

        物资管理用于对项目物资的总体资源计划,物资来源进行规划;用于对公司物资的采购、物资发运、项目物资收发存等进行管理。同时,PM软件将物资招标过程的管理纳入管理信息系统中。

        1.物资发运管理:物资需求通知单、物资发运通知单。

        2.项目物资管理:异地(工程现场)物资采购需求单、异地物资验收及入库、出库、异地物资收、发、存统计、物资退库管理。

        3.物资采购管理:物资采购招标管理、物资采购计划、物资采购订单管理、物质采购跟踪管理、物资到货申检单。

        4.物资规划决策管理:项目物资需求、自制产品生产通知单、外购物资设备通知单。

        3.8.生产管理

        生产管理主要用于对公司自生产的产品进行管理,主要是对生产计划、生产日报的管理。

        1.生产计划管理:用于对自制产品的生产制定主生产计划;对生产计划及执行状态的跟踪反馈。

        2.生产周报:生产加工周报、生产加工进度查询。

        3.生产加工月报:各生产小组产品产量、材料成本(采购系统中)、人工、管理费用等成本情况、产品单价、收入、利润情况、产品质量情况等。

        3.9.项目执行过程管理

        项目执行过程管理是对项目施工过程中的管理,主要是项目部的施工进度计划管理等。

        1.项目周报:周报与项目日报相似,记录一周以来项目的工程完成量、人员进出场情况、项目质量安全、下周工作计划情况、项目异常等。项目月报中的信息可以自动汇总到项目的施工计划中,自动生成项目计划完成情况的统计查询。

        2.月施工计划:月度施工计划是按照项目总体计划进行的月度分解,项目经理依据月度计来管理日常项目工作。系统要实现月施工计划的编制、修改、审批、查询等。

        3. 分包进退场登记:用于登记劳务分包队伍人员的进、出场情况。

        4.项目日报:通过项目日报表,可以记录项目的日常管理信息,包括材料机械进场、工程完成量、材料出库量、人工情况、质量、安全等项目情况。项目日报中的信息可以自动汇总到项目的施工计划中,自动生成项目计划完成情况的统计查询。

        5.月施工计划与完成情况:提供月度计划与计划完成情况的对比分析,能通过横道图的形式来反映项目计划执行状况。

        3.10.资金管理

        资金管理用于管理事业部及公司的资金计划,资金的使用,资金使用情况统计等,主要包括公司资金管理、项目资金管理。

        1.公司资金管理:整体资金计划、整体资金使用情况分析。

        2.项目资金管理:项目资金使用计划、项目费用使用申请、项目资金使用情况登记、项目资金使用统计。

        3.11.质量与安全管理

        质量安全管理主要对于项目上的质量与安全检查、监督的管理。是项目管理的一个重要组成部分。本系统还应实现对于公司自有产品生产材料的检验、自产产品的检验管理。

        1.项目质量与安全管理:质量安全工程师内部竞标、质量计划管理、质量安全总交底、项目危险源、环境因素识别与预防措施、安全三级教育监管、安全质量监控检查记录、联系单、安全质量整改通知单、安全质量停工通知单、质量与安全问题反馈管理、项目质量安全档案资料管理。

        2.物资质量管理:检验项目设置、入库检验单。

        3.质量档案管理:质量管理过程中产生的各种文档资料,实现将其自动归集到“档案管理系统”里,便于资料的存档、统计、查询。

        3.12.项目竣工管理

        1.竣工验收确认单:项目现场竣工验收后,项目经理可在系统内填写项目竣工验收确认单,表示项目已经验收确认,公司可进行项目催收回款、支付项目分包款等工作。         

        2.竣工交底:包括项目竣工事项交底,竣工后材料、工具物资的处理说明等。

        3.竣工资料归档:项目部组织竣工验收后,实现项目的各种资料将其归集到“档案管理系统”的相应项目资料里,进行统一资料存档。         

        3.13.售后服务管理系统

        售后服务管理系统主要根据用户来电、来函,以及现场实施安装工作人员的要求和所反映的问题的跟踪服务。主要是对于项目售后过程中的维修服务的管理。

        1.项目售后维修台账:实现项目维修信息综合记录查询。

        2.售后维修报告登记:在维修人员完成售后维修服务工作后,将维修情况进行登记,并提交公司审批流程进行处理。相应的责任部门、责任人要填写确认意见。主要内容包括:登记维修情况、维修费用、质量责任承担人、维修费用收费金额、维修前后照片、附件等资料。

        3.售后维修工作量统计:实现对于维修人员、项目、站点等多个维度进行统计分析;对维修费用、维修次数等汇总统计等;

        4.质量问题反馈:售后服务人员接收到客户或企业内部的质量反馈意见后,查询站点基础信息(站点位置、配置、合同及验收资料等),实现在系统中填写质量信息反馈单,走审批流程提交售后服务部门质量管理人员进行反馈处理。

        5.运维管理:系统能够自动汇总记录、分析各电站的运维数据,提供电站运维数据的登记表单,自动对电站运维情况进行统计。

        6.售后维修通知单:接收到客户提出的维修要求后,信息能够转达到生产调试部,由售后服务人员填写“售后维修通知单”,并经过公司审核后,进行现场售后维修服务工作。

        4、项目实施

        广东昇辉的系统实施主要分四个阶段进行:

        第一阶段:前期工作阶段,这一阶段,PM软件实施人员的主要工作是确定系统总体边界、召开项目启动会议,组建实施项目小组以及制定总体的实施工作计划和项目沟通方式、频率,同时还十分有必要了解项目的商务条件以及与商务人员沟通、明确主要商务条件的含义和界定标准。这一阶段的交付工作成果是:系统边界描述、实施组织人员职责描述及通讯录、项目总体进度计划及里程碑节点及其定义标准、主要商务条款的含义和标准的界定。

        第二阶段:需求调研阶段,这一阶段,PM软件实施人员的主要工作是收集广东昇辉管理数据、报表、规章制度、相关会议纪要,研究分析广东昇辉材料设备管理模型。最终与广东昇辉相关人员共同提出了系统、全面的解决方案。这一阶段的交付工作成果是:需求调研范围及时间安排、需求采集单、需求报告(客户方报告)。

        第三阶段:系统开发阶段,这一阶段,PM软件实施人员的主要工作是依据“需求报告”配置、测试系统;开发过程中需求的进一步明确或变更。这一阶段的交付工作成果是:可供交付的系统、系统开发计划、需求变更报告、其他软件开发技术文档。

        在第四阶段:系统上线实施、收尾阶段,这一阶段,PM软件实施人员的主要工作是系统安装、调试;编制系统操作手册、实施手册;系统上线实施方案;实施培训(包括:业务培训及系统操作培训);系统验收、系统上线实施全程跟踪指导。这一阶段的交付工作成果是:系统操作手册、系统实施手册、系统上线实施方案(包括:系统编码方案、权限设置方案等)、系统培训讲义、需求变更报告、系统验收报告、项目总结报告。

        5、应用效果

        通过广东昇辉和PM软件双方的共同努力,广东昇辉在项目的信息化管理导入和应用上,取得了较好的效果。具体体现在以下几个方面:

        1.提高了沟通协调效率、减少了工作延误

        通过应用系统,工作效率比以前有了明显的提高,公司总部与下属各事业部,以及各事业部与下属各项目部之间的数据交互直接通过系统进行,减少了沟通时间和环节,使业务信息沟通得更加及时、顺畅。

        2.提高了信息的共享、实现了资源的合理分配

        PM工程项目管理软件系统的实施,为广东昇辉总部、各事业部、项目部、海外项目机构提供一个项目开发和管理的平台。提高了信息的共享程度。实现项目资源(人、财、物、时间等项目管理要素)的合理分配。

        3.更加规范了项目管理过程、降低了项目生产成本、提高了项目运作效率

        通过运用,系统实现了对项目成本、进度、质量、安全的有效控制和合同、资金、工程资料、竣工等的高效管理;使投资控制过程更加完善,项目规划与设计更加科学,项目管理过程更加规范;使项目生产成本得到大幅降低,项目运作效率得到有效提高。

        4. 实现科学决策

        对于企业决策层而言,通过运用信息系统,管理层、决策者能够方便地收集和统计企业经营活动中的最新信息数据,实时掌控项目的生产管理情况,从而作出科学的决策。

        优化人才结构、固化管理流程、明晰管理规范

        运用系统实现科学的人力资源管理,构建科学的企业组织职能结构,固化企业管理流程,每个员工都通过系统进行工作,在工作中出现的问题都能够做到有据可查,使各种管理规范更加明晰,并大大的增强了员工的责任意识,并使企业运营效率得到提高、管理流程得到优化,同时优势蓄积企业人才资本。

        


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