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基础建设PM项目管理系统解决方案

        1.项目背景

        基础建设投资集团是专业运用“政府和社会资本合作(PPP)”模式,专注基础建设领域投资的综合服务商。集团业务范围涵盖了高铁、道路、桥梁、隧道、水利、卫生、教育、体育、自来水、节能环保、新能源、保障性用房、房产开发等领域。

        2.需求分析

        2.1.PPP工作流程

        按照财政部《政府和社会资本合作模式操作指南(试行)》(财金〔2014〕113号),PPP的工作流程一般可分为五个阶段:项目识别阶段、项目评估阶段、设计PPP项目合同、管理PPP项目交易和管理PPP项目合同。

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        2.2.基投的PPP模式

        基础建设投资集团的项目以PPP模式为主,但是,PPP模式的组织形式非常复杂,既可能包括营利性企业、非营利性组织,同时还可能包括公共非营利性组织(如政府),合作各方之间不可避免地会产生不同层次、类型的利益和责任分歧。只有政府与私人企业形成相互合作的机制,才能使合作各方的分歧模糊化,在求同存异的前提下完成项目目标。

        PPP模式是政府、赢利性企业和非赢利性企业基于某个项目而形成的、以“双赢”或“多赢”为理念的相互合作形式,参与各方可以达到比预期单独行动更有利的结果,参与各方虽然没有达到自身理想的最大利益,但总收益却是最大的,实现了“帕雷托”效应,即社会效益最大化,这显然更符合公共基础设施建设的宗旨。

        2.3.实现目标

        浙江基投PPP的总体建设目标为:根据国家财政部《PPP项目合同指南》,运用现代合同管理理论和信息技术,结合企业业务需求,以信息存取和统计管理为基础,以合同管理业务工作流程为核心,以投资控制为目标,兼顾工程质量、安全、投资等相关台账管理系统的开发,以实时、多用户、多层次的合同管理为手段,面向领导决策和业务过程管理,实现项目规范、高效、先进的建设目标,进一步提高工程建设管理水平。

        1.风险分配透明化。与BOT等模式不同, PPP在项目初期就可以实现风险分配。由于政府分担一部分风险,使得风险分配更合理,减少了承建商与投资商风险,从而降低了融资难度,提高了项目融资成功的可能性。政府在分担风险的同时也拥有一定的控制权。

        2.建立多方协作平台。使项目参与各方整合组成战略联盟,这对协调各方不同的利益目标起关键作用。

        3.加强对招标文件和合同的审核。对招标文件和工程合同按照规定流程进行会审会签,每项意见在系统中都有记录,改变传统纸质文件会签进度慢,会签意见不明确的状况。

        4.推进工程进度管理。以PPP工程项目业务流程为核心,合理划分各类工程的关键点,实现多项工作能齐头并进,加快前期工作,推进工程开工建设,对关键节点进行进度预警,及时解决工程推进中存在的困难和问题,实现对工程建设整个生命周期的动态管理。

        5.合理控制工程造价和工程变更。严格按照招标文件和合同约定进行工程进度款支付,及时汇总每月应付款;重点加强工程量变更管理,将其细化至工程子项;通过建立提前预警机制,将结果控制变为过程控制,防止产生“超预算、超概算”现象。

        6.通过“私有云”,提高工程管理的实效。通过PPP大数据,加强工程项目前期研究,深化勘察设计方案,细化功能使用。通过云计算,实现实时统计分析,及时汇总各项工程进展进度、投资造价、投用情况等,为项目科学决策和项目后评价提供数据支撑。

        7. 加强对承包商安全质量管理。实现让施工总包单位、分包单位和监理公司按月上报资料。接入工地现场视频信号,加强对施工现场安全、质量的监管,对存在一定隐患的工地现场实行差异化管理,实时记录施工、监理单位的现场履职行为。

        2.4.PPP项目基本合同体系

        根据国家财政部《PPP项目合同指南》,在PPP项目中,项目参与方通过签订一系列合同来确立和调整彼此之间的权利义务关系,构成PPP项目的合同体系。PPP项目的基本合同通常包括PPP项目合同、股东协议、履约合同(包括工程承包合同、运营服务合同、原料供应合同以及产品或服务购买合同等)、融资合同和保险合同等。其中,PPP项目合同是整个PPP项目合同体系的基础和核心。在PPP项目合同体系中,各个合同之间并非完全独立,而是紧密衔接、相互贯通的,合同之间存在着一定的“传导关系”。 

        国家发展改革委发文《政府和社会资本合作项目通用合同指南》,用于规范和引导PPP项目合同编写工作。PPP项目合同采用模块化的编写框架,共设置15个模块、86项条款,适用于不同模式合作项目的投融资、建设、运营和服务、移交等阶段。原则上,所有模式项目合同的正文都应包含10个通用模块:总则、合同主体、合作关系、项目前期工作、收入和回报、不可抗力和法律变更、合同解除、违约处理、争议解决,以及其他约定。其他模块可根据实际需要灵活选用。

        3.解决方案

        针对浙江基投的PPP项目模式,PM软件将该项目分为三期建设:

        第一期:多方协作平台。实现政府业主方、PPP方、设计方、施工方、监理方的多方协作平台;

        第二期:“互联网+”。互联网+APP+PPP,实现“互联网+”移动管理战略;

        第三期:PPP大数据、私有云分析。以PPP项目的大数据分析为基础,通过区块链,实现私有云平台。

        3.1.第一阶段:建立多方协作平台

        基于PM工程项目管理平台,建立政府业主方、PPP方、施工方、设计方、监理方、运营方之间统一的信息交换平台。

        建立PPP工程项目管理多方协作平台,横向涵盖所有项目、贯穿所有阶段全周期的管理,纵向涉及管委会职能部门、集团三级管控、参建单位(设计、施工、监理、检测)项目部。集团三级管控分别为:集团决策层、中间管理层(包括集团业务部门层级和子公司高级管理层)、业务执行层(合同管理部门、业主代表、前期工作人员、设计管理人员、计划统计人员、质量安全管理人员、财务人员等),系统开发深度和功能应满足业主层面的项目管控要求,即四控三管(进度控制、投资控制、质量控制、安全控制,合同管理、档案管理、信息管理)。

        在管理层次和对象上,对上能够向政府、管委会等审批部门提供注册账户,对下可向各参建方(设计单位、施工总承包商、监理、检测机构等)提供一定权限的开放门户,实现参建各方协同在线审批、实时信息沟通、文件传输、图纸会审、送审报批、签证变更、在线计量、支付申请和会办、往来文件、质量安全整改通知下发和反馈等。

        3.1.1.核心功能

        PM工程管理软件根据浙江基投实际情况,从投资方和业主方管理角度出发,建立多级管理架构体系,对不同性质、不同行业、不同投资方式、不同建设模式的项目实现多项目、多层级的信息管控,多角度、多维度的项目数据分析。除了对项目的全过程管理,还要兼顾集团的生产经营业务,实现项目合同和支付信息主动推送、竣工验收投产后将在建工程的数据转入到集团财务和运营平台中去,实现无缝集成。

        系统以计划为龙头、以合同为中心、以全生命周期为主线、以投资控制为目的,建立项目管理门户系统、总控系统和业务系统,实现多层级、多部门、多项目、多参建方的项目协同管理。构建一个涵盖项目前期、项目报建、项目设计、招标采购、建设实施、竣工结算的全生命周期的项目管理信息系统。

        1.项目综合规划

        根据建设项目特性、项目管理模式、承发包模式、组织结构形式、项目标段划分、往来单位和参建各方等按照科学的分析流程,遵循一定准则逐层细化,建立一个分层次的、真实反映建设项目实际情况的建设项目分解结构、组织分解结构。

        所有项目都按照项目管理方式进行控制,项目都存在于项目分解结构之下,实现所有业务信息和数据的分层管理、汇总,确保集团的管理目标从上到下得到落实,并能够从下到上进行信息加工和筛选,为决策制定提供便利;通过层次性的组织结构,设置严密的信息和数据范围权限,为跨组织多项目管理提供安全保证。

        项目综合规划主要包括:项目信息管理、集团组织体系、相关方信息管理、项目管理人员信息管理。

        2.投资计划与统计管理

        包括投资计划编制、审批、调整、分解、统计、执行情况对比、报表查询等功能。

        (1)编制年度投资计划并能够分解到季度和月度投资计划,支持计划的调整。

        (2)建立投资项目组织体系,逐级分解逐级汇总,包括一级项目(按立项)、二级项目(按标段或分期)、三级项目(按标段或合同),与项目前期数据库、土地信息库等建立关联,实现信息共享,单独立项的项目列入计划时,相关概况、投资额等信息能够自动关联,不再重复录入。

        (3)系统可设置投资目标和里程碑目标,并对投资计划完成情况自动统计,进行比对分析和预警。每年末根据各个项目未完成的工作量自动生成年度投资计划建议表,实时提供可视化直观的分类别、分年度、分月度的完成情况统计图表,并推送至个人中心和领导决策桌面。

        3.项目立项

        (1)项目负责人和相关成员必须经集团公司审批才生效,审批通过的项目小组成员可以由系统授权,操作、查阅、管理该项目及其相关信息。

        (2)项目立项模块记录当前项目的基本信息,包括项目名称、项目类型、建设性质、建设起止年限、计划总投资、合同造价、工程地点、合同开工日期、合同竣工日期、实际开工日期、实际竣工日期、项目负责人等,由项目负责人录入。

        (3)项目立项有三个来源:年度投资计划表中列入计划的项目、“招投投标管理”模块中中标的项目、没有经过招投标的项目。

        4.前期管理

        系统能自动汇总项目信息,形成项目报建信息一览表,展示项目各环节的批复完成情况,在各环节点击链接或右键实时显示、调取相关批复信息和批件,供各管理层级及时了解、查询项目报建情况。

        5.设计管理

        (1)实现项目设计管理功能,记录项目设计的主要内容,以项目为单位集中管理相关设计计划、任务书、设计合同、设计文件、设计单位信息、设计负责人、主要设计参数、设计概算预算、图纸审查意见(会审、防雷消防人防等专项审查、专家审查等)、设计往来文件、设计交底记录纪要、设计变更、图纸分发记录、电子图纸等文件。

        (2)管理设计进度和设计质量,对完成时间节点和概算限额提出要求,提供设计进度一览,自动统计和分析计划、完成时间、滞后天数、原因等。

        6.投资管理

        投资控制是建设项目管理信息系统要实现的主要目标之一,系统通过建立从项目的投资估算、设计概算、项目预算、合同清单、计量金额、实际支付金额、审计确认额直至项目结算决算等涵盖工程建设投资全过程的投资控制关键数据点,对投资进行严格的控制与管理。

        7.资金管理

        (1)以财务预算体系为标准,结合年度投资计划和合同支付节点,建立集团和各子公司的项目资金计划体系,从下到上逐级汇总逐级审批,控制项目实施过程中的合同、非合同付款,资金使用超资金计划时可预警。

        (2)实现与财务软件的接口,以项目资金收支为核心,全面实时地反映资金计划和实际使用与支付情况,并通过图表形式进行分析,为建设资金的控制与平衡提供决策依据。

        8.招标(采购)管理

        (1)系统对招投标过程实行流程化和标准化管理,规范整个招标的业务流程和审批流程,实现网上招标功能,支持公开招标、竞争性谈判(磋商)、询价比价、直接采购等各种采购方式的线上和手工操作,支持招标计划、项目招标申请表及招标相关的内部审批流程线上审批。

        (2)系统招标管理功能包括招标计划、招标准备、招标请示审批、评标方法及组织、招标文件和任务书审批、投标供应商信息管理及分配用户账号、发布招标公告、投标人发送投标意向或报名、资格预审或后审、投标、开标、评标、定标、发布中标公告、发中标通知、查询各招标项目招标工作进展情况、监控投标人行为、监察监督等。

        (3)建立投标价格和清单价格信息库,为类似项目提供参考。

        9.合同与计量支付管理

        通过系统应用能进行有效的合同管理,建立合同的分类标准、编号规则,实行分类管理,提供全面的合同范本,具备电子合同水印、条码、加密等功能。支持日常合同履行相关事项的开展、支持各类型文档的上传下载功能,并能关联业务过程相关记录,便于检索与追溯,实现对各类合同模板的管理、合同基本信息登记、合同支付及扣款、合同变更、合同结算等的管理。建立将概算、合同、支付、变更、结算等全面记录和关联管理的系统,使管理层能利用多种分析报表,实时掌握合同履行情况,便于投资、合同预算、工程、财务等各方管理人员查询合同内容,处理变更、计量、支付、结算等合同管理方面的工作。能够对合同金额进行拆分、合并、自动归集等,对合同实现多维度统计分析和直观图表展示。

        10.进度管理

        (1)可支持连接现场视频监控和移动端照片上传功能,便于实时动态了解现场整体进度情况。

        (2)提供计划编制、计划审批、计划反馈、计划与实际对比分析、计划变更等功能。各级单位在系统中能根据项目建设各个责任主体进行目标分解,并编制出针对各个责任主体的详细进度计划,在系统中定期反馈实际进度。

        (3)对不同的进度管理权限进行划分和设置,实现不同角色查询不同的WBS与进度计划。

        (4)根据年度投资计划表,系统可实现对项目总体目标计划、年度目标计划、项目阶段进度计划(节点目标或季度月度计划)、分部分项进度计划(施工计划)的多级进度计划的编制和管理。

        (5)形成丰富直观的实时进度分析报表、偏差分析报告、进度柱状图、分部分项柱状图,提供进度月报、总体进度报告等,及时对项目各级进度异常情况进行预警和滞后分析。

        (6)提供便捷的进度计划编制或导入方式,在基准计划编制审批完成后,工作周期内能自动提醒进度更新,能设置进度控制指标进行实际进度反馈。反馈方式多样,包括百分比、实物工程量、里程碑状态等,并可以通过手机端和电脑上传形象进度照片、记录未完成原因、需协调的问题等。根据进度层级由下向上自动汇总更新各级节点乃至整个项目的实际完成进度,支持进度计划对比分色显示,同时支持直接填报本层级计划实际开始时间、完成时间、完成百分比等。

        11.档案管理

        对日常办公形成的文书档案和项目建设实施过程中的文件资料按照《档案法》的有关规定进行收集积累、加工整理和检索利用,资料管理需实现对项目档案的分类、收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作,工程资料要以项目为单位,根据项目的特点和归档资料要求清单,有计划的组织文档。系统应该支持通过项目化的方法对项目相关文档进行半结构化的文档全生命周期的管理,集中管理电子文档。

        12.项目验收移交

        (1)可查阅各部门验收评价结果,跟踪问题处理情况。

        (2)在线填写和生成交工验收证书,上传现场相关照片、验收纪要、问题记录及整改要求、竣工图、档案验收合格证书等。在线会签验收意见和签发验收证书,必须满足验收移交的前置条件,如档案已移交并验收合格。

        (3)建立验收移交应用模块,发起人在线填报验收申请和移交申请,上传附件,按流程审批,实现审核工作电子办公。

        13.领导查询

        (1)根据领导管理层级设定对应的查询功能,管理层级只能看到对应管理范围内的相关数据。所查询数据报表可定制化、个性化,数据可跟踪、可追溯。

        (2)系统支持单项目信息分析查询。能提供针对单个项目信息查询的功能,能动态的查询到项目的概况信息、项目报建情况、项目实施进展情况、合同履行情况、投资完成情况、费用执行情况等信息。查询的展示形式包括表格、柱状图形、饼状图形、曲线、报表等。

        (3)提供项目和地块的地理位置信息查询显示功能。

        (4)系统提供多项目汇总分析查询。按项目类别、按类型、按建设主体等不同角度查询土地信息、项目信息、合同信息、河道信息等综合数据,包括项目数、分类数、道路规划总长度、完成总长度、已移交长度或面积、房建设计总面积、占地面积、竣工总面积、投用面积、总投资完成额、总支付额等;土地总面积、已摘牌地块数和总面积、分类地块数和总面积、各单位摘牌地块数量和面积等。查询的展示效果有表格、柱状图形、饼状图形、曲线、报表等。

        14.知识管理

        项目建设从前期到施工,再到竣工投产过程涉及到大量的文档及资料,建立项目建设过程中的文档资料收集方法,并按科学合理的分类方法进行存储,形成可复用的各种模板和程序,积累项目执行经验和数据,改善管理流程、规范管理业务,为项目的最终竣工验收及后续项目的建设提供知识参考,缩短新项目信息初始化流程。

        3.2.第二阶段:以大数据库为基础,通过区块链,实现私有云平台

        大数据为基础,区块链为方法,建立企业级私有云,其实就是一个去中心化的数据库的实现方案。在保护浙江基投数据机密的情况下,又可以开放给各部门、各个项目、各分子公司的进行适当数据的分析,这些基于“区块链”的数据,采用脱敏技术保证数据私密性,为隐私保护下的数据开放、建立“浙江基建私有云”提供了解决方案。

        系统将浙江基投PPP工程信息数据进行科学有效地一体化规划管理、有机整合,形成统一的数据分析与决策系统,将信息资源集中展现。建立项目、合同、支付、结算、施工现场等相互关联的数据库系统,基于“区块链”的链接,形成完整的数据统计分析体系。

        在网络、私有云和数据库的支持下完成工程全生命周期的各阶段管理工作,实现业主方多项目、多角度、多层级的全方位项目管理与控制,实时掌控项目进展动态和信息,进行信息资源整合与分析,为各类决策提供参考数据。系统中项目管理信息基础数据库需完整、准确地反映所有项目的综合信息数据,反映项目实施的进度、费用等各方面信息。

        3.3.第三阶段:互联网+APP+施工现场

        采用“互联网+”协同工作模式;“互联网+”在PPP工程建设中,并不是简单的两者相加,而是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与工程建设深度融合,产生化学反应创造新的发展生态。

        采用“互联网+PPP”模式,将政府投资工程的招投标、施工现场、项目指挥部部、企业总部通过PMAPP连接一切,将过去制约PPP工程施工创新的环节化解掉,把孤岛式项目部连接起来,让项目现场驱动各个职能,让浙江基投从上到下各级部门转变为服务型部门,一切工作为项目展开。

        PM软件在基础工程管理信息系统平台的基础上,建立了移动端办公APP或手机端应用,实现移动端的相关流程发起和审批,数据信息和统计报表查询,现场进度查看和拍照上传,手机签到,督查督办,会议通知等功能。

        4、应用效果

        经过半年多的推广应用,浙江基投项目管理信息化工作已经取得了初步成果:

        1.系统建立了信息数据库和报表中心,包括土地信息库、项目综合信息库、合同信息库、投资信息库等相关数据库,提供各类基础信息表和统计分析报表,支持地图导航功能,实时提取和展示项目信息。

        2.实现了在区块链、私有云和数据库的支持下,完成工程全生命周期的各阶段管理工作。业主方能够实时掌控项目进展动态和信息,进行多项目、多角度、多层级的项目管理与控制。系统中项目管理信息基础数据库能够完整、准确地反映所有项目的综合信息数据,清晰反映项目实施的进度、费用等各方面信息。

        3.系统通过“私有云”,提供权限管理机制,针对不同用户设置不同的报表查阅权限和范围,解决B/S架构下报表的多种格式和批量导入导出以及在线打印等问题,可以定制各种工程表单、汇总表、台账、趋势图等丰富美观的报表,提供多种多样的统计分析内容和方式。

        4.系统实施前期,PM软件咨询专家已在集团内部进行广泛的调研,全面梳理、整合、优化集团的制度流程和表单,同时进行科学的规划,充分做好与浙江基投的协调、沟通和协作工作,做到相关接口与标准符合系统实施规划,这使得建设成的平台化系统具有非常好的系统扩展性和个性化实施能力。

        5.系统可按照项目类型、合同类型、承包方等各种条件查询和汇总所有项目的项目信息库、项目投资完成情况、计量和支付情况、项目合同情况、项目进度情况等,系统提供丰富的报表,从不同角度和维度全面、快速、及时、正确的反映工程项目情况,以报表图表和直观图形界面展示,为项目管理人员和领导决策提供分析决策的第一手资料,辅以各级预警提示功能,将延期的项目、超概算的项目、合同价超付的项目等异常情况进行分级预警。

        6.系统可按照分类项目总览、下属公司项目总览、项目预警红绿灯、综合指标分析等,从不同的角度,以图形化的方式直观全面地为决策层提供基础资料支持。通过系统进行决策,满足执行层及不同项目管理层级之间的项目信息交流,避免项目执行过程中因信息传达不准确或者信息传达延迟造成的不良后果。

        7.投资信息库:搜集和提供各种类型所有项目的投资信息,包括估算投资、概算投资、预算投资、合同投资、年度计划投资、开累年累和月度完成投资等,具备分投资主体、分项目类型、分年度统计汇总和分析功能。

        8.土地信息方面:建立土地信息台账,记录和更新新区各规划片区内土地总量、细类总量、地块编号、地块位置、规划设计条件、退让红线、土地出让情况、抵押情况、已出让面积、已抵押面积、抵押银行、土地摘牌主体、各主体名下的土地数量、取得总价、土地证号、土地证日期等信息,并与土地证、批准书、土地合同等建立档案关联,与建设项目综合信息库中的占地面积、资产管理系统中的土地无形资产、投资计划统计中的土地摘牌价等信息互联共享,采取自动抽取或推送的方式,结合人工录入,定期更新,同时要求具有土地地理信息和位置导航功能,具备不同主体、不同性质、不同时间、不同条件下的多角度查询汇总统计分析功能。

        9.合同信息方面:建立集团所有合同的合同信息库,包括项目合同和其它合同。合同库的信息包括合同名称、编号、类型、所属项目、甲乙方、签订日期、合同金额(拆分金额)、付款方式和节点、已完成实物工作量、已计量工作量、上报结算金额、已审计确认金额、已支付金额、已开发票金额等,并提供各类合同格式和模板,与合同电子版、会签单、请示、合同页等附件相关联,提供多维度统计和查询。

        10.项目综合信息方面:建立动态的项目综合信息库,包括项目类型、项目代号、项目名称、曾用名、项目概况、建设单位、投资单位、投资额、立项时间、代建合同和标段合同信息、合同数量及总金额、承建单位、建设状态、已完成投资额;房建单项目和分类别建筑面积、占地面积、已竣工面积、全部房建总面积、已竣工总面积等;道路分类别规划总长度、道路占地总面积和分类占地面积、道路已完工里程、已通车里程等;河道的规划等级、分类总长度、河道面积、已开挖长度等,与项目各周期形成的信息建立数据联系,通过项目名称能查询到项目综合信息和各阶段相关信息,包括设计、立项、前期、合同、投资、验收情况等信息,并建立项目地理位置信息导航功能,实现右键或划过时显示主要项目信息等。


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