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企业基建工程PM项目管理系统解决方案

        1、项目背景

        基因科技有限公司(以下简称“基因”)成立于1999年,是全球最大的基因组学研发机构,在全球设立众多分支机构、研发基地与基因库。于2017年7月14日在创业板上市,证券代码为“300676”。

        基因总部位于中国,生产基地位于香港、武汉和美国萨克拉门托,在欧洲、美洲、亚太地区、北上广武等中国城市设有子公司、分公司、业务中心和办事处,服务网络覆盖全球一百多个国家和地区。目前,基因在全球拥有10,000多家合作单位、30,000多位合作伙伴,连续五年,基建工程投资超过百亿。

        2、管理现状与业务需求

        2.1现状分析

        基因建设发展中心,主要负责集团公司及子、分公司的基础建设工程、扩建工程、改建工程、实验室装修工程,涵盖了土木工程、建筑工程、线路管道、设备安装工程和装饰装修等专业。集团公司工程建设实行: “统一监管、分级管理、属地管理、责任到人、统一标准”的管理原则。

        基因工程建设项目管理分为全程管理及监督管理两种模式,使用部门在项目立项申请时需提出具体的管理模式。

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        监督管理是指使用部门根据《基因项目管理办法》(暂行)规定办理《项目可行性报告》或经项目评审委员会论证通过,并且项目立项申请按照审批程序批准后,明确提出建设需求,工程建设由使用部门成立项目部或委托“第三方”管理单位负责建设,按照招投标管理规定选定工程建设相关单位,并按照国家相关建筑法律法规进行工程建设。建筑发展中心作为基因工程归口管理部门负责监督工程建设实施情况,包括:审核招标文件、合同文本;审批工程付款申请;对施工过程中关键环节的随机检查;参加竣工验收并核定竣工资料。属于建筑发展中心监督管理的项目参照《建筑发展中心监督管理项目验收付款有关规定》。

        全程管理是指使用部门根据《基因项目管理办法》(暂行)规定办理,《项目可行性报告》或经项目评审委员会论证通过,并且项目立项,申请按照审批程序批准后,明确提出建设需求,工程建设全部委托建筑发展中心管理完成,建筑发展中心根据项目规模、工程复杂程度等因素,成立项目部。项目管理实行项目经理责任制,由项目经理带领项目管理团队负责执行所签署的各项工程合同和日常运作;项目部按照政府主管部门的规定,建筑发展中心本部及使用部门共同确认的合理的施工计划执行任务,建筑发展中心本部按照项目经理的要求提供技术支持,开展技术监督;项目部按照国家相关建筑法律法规进行工程建设,按质按量竣工交付给使用部门使用;同时由项目部承担实现项目整体目标(进度、安全、质量、成本)的问责责任,建筑发展中心承担连带责任。

        2.2.存在的问题

        近年来,随着基因的快速发展与上市,项目原来越多,越来越大,越来越分散,但是,建设发展中心的管理手段却仍然停留在传统手工管理模式下,目前突出的问题主要体现在以下几个方面:

        1.集团方面:投资基建项目信息散布在各所,无法发挥集团集中管理优势。

        2.下属各所方面:

        1)项目文档信息分散在部门及个人,无法形成项目组织过程资产。

        2)项目采购、合同众多,无法实现管理优化和集中。

        3)项目投资大,建设周期长,投资、进度无法实现实时监督管控。

        2.3主要业务需求

        要求严格执行《基因工程建设管理流程》以及根据业务运营与发展中心编制的《基因项目管理办法》,坚持项目立项、招投标、工程设计、工程施工、竣工验收的项目管理的程序性控制,打造建设投资方、施工方、监理方、设计方、供应商等多方协作平台。        

        将《基因项目管理办法》固化为软件程序,建立涵盖项目全生命周期、项目全管理职能、项目全利益相关者的基因工程项目管理平台,基于“互联网+项目管理”技术,建立基因与设计方、施工方、监理方、供应商之间统一的信息交换平台,将项目投资和建设的综合信息及时传递到各级管理层,帮助企业领导全面掌控项目投资与实施情况。提高管控力度,降低管理成本,有效控制投资,提高管理和运作水平;同时,对项目的关键环节进行辅助控制,实现在工程投资建设过程中的风险管控,包括投资决策风险、资金风险、投资控制风险、工期和工程质量风险等。

        3、解决方案

        由于基因基建工程管理的全球性、基因库、产业园的特殊用途性,PM

        软件在规划方面采用进行总体规划、分步实施的模式,总体上,将项目管理平台分为三期建设:

        第一期:建立基础投资管理平台,满足基建项目管理基本要求

        构建前期、设计、招投标、投资、施工、进度、合同、支付、竣工结算的管控综合平台,实现代建方、施工方、设计方、监理方、供应商的多方协作平台;

        第二期:掌上APP或移动办公

        建立移动端办公APP或手机端应用,实现移动端的相关流程发起和审批,数据信息和统计报表查询,现场进度查看和拍照上传,手机签到,督查督办,会议通知等功能。

        第三期:以大数据库为基础,通过区块链,实现基因的私有云平台

        在以大数据为基础,采用区块链方法,建立数据中心,实现工程决策管理驾驶舱;        

        3.1.第一阶段:建立基础投资工程管理平台

        建立工程项目管理多方协作平台,横向涵盖所有项目、贯穿所有阶段全周期的管理,纵向涉及管委会职能部门、集团三级管控、参建单位(设计、施工、监理、检测)项目部。集团三级管控分别为:集团决策层、中间管理层(包括集团业务部门层级和子公司高级管理层)、业务执行层(合同管理部门、业主代表、前期工作人员、设计管理人员、计划统计人员、质量安全管理人员、财务人员等),系统开发深度和功能应满足业主层面的项目管控要求,即四控三管(进度控制、投资控制、质量控制、安全控制,合同管理、档案管理、信息管理)。

        此阶段涵盖建设阶段全部管理内容,包括流程审批、立项和前期报批报建、固定资产投资计划(包括年度投资计划、分解的季度和月度投资计划、计划调整等)、设计管理(包括方案设计、初步设计、施工图设计、变更设计、专项设计等)、招标采购、供应商管理、甲供材和甲控乙供材管理、投资控制(包括四级预算、计量、支付、签证、变更、审计、结算、决算等)、进度控制、安全控制、工程统计、合同管理、质量管理、档案管理、报表管理、验收移交、竣工备案等项目全生命周期。

        在管理层次和对象上,对上能够向集团总部申报、汇报,对下可向各参建方(设计单位、施工总承包商、监理、检测机构等)提供一定权限下的开放门户,实现参建各方协同在线审批、实时信息沟通、文件传输、图纸会审、送审报批、签证变更、在线计量、支付申请和会办、往来文件、质量安全整改通知下发和反馈等,总体上实现:

        (1)权限控制:系统提供权限管理机制,针对不同用户设置不同的报表查阅权限和范围,解决了B/S架构下报表的多种格式和批量导入导出以及在线打印等问题,可以定制各种工程表单、汇总表、台账、趋势图等丰富美观的报表,提供多种多样的统计分析内容和方式。

        (2)个人中心:每个用户都能通过个人中心方便地查询其权限内各类数据信息,查看并处理自己的相关事项,包括状态跟踪、警示提醒、计划任务等。工作流程要支持投资计划的报送和汇总会签、图纸会审、合同会签、合同评审、合同支付和会办、合同变更、资金计划、进度计划调整、各参建方之间的文件往来办理等核心业务的流转审批,支持痕迹保留、支持电子签章、支持远程审批和移动终端审批等。

        (3)基础编码:工程项目管理系统的各要素和功能模块要具有关联性和整体性的核心特征,要求建立基础数据编码体系,管理和使用海量的基础数据,进行全局框架的编码体系结构数据规划,如:项目编码、合同编码、部门编码、人员编码、岗位编码、文件编码等,制定严格的制度以保障所有项目在项目管理系统内按照规划进行各业务的统一管理,确保数据和信息的有序组织,实现集约化、集权化的控制,达到项目管理水平整体提升的目的。        

        (4)总览模式:系统可按照分类项目总览、下属公司项目总览、项目预警红绿灯、综合指标分析等,从不同的角度,通过图形化的方式直观全面地为决策层提供基础资料支持。通过系统进行决策层,满足执行层及不同项目管理层级之间的项目信息交流,避免项目执行过程中因信息传达不准确或者信息传达延迟所造成的不良后果。

        (5)分析预警:系统可按照项目类型、合同类型、承包方等各种条件查询和汇总所有项目的项目信息库、项目投资完成情况、计量和支付情况、项目合同情况、项目进度情况等,系统提供丰富的报表,从不同角度和维度全面、快速、及时、正确的反映工程项目情况,以报表图表和直观图形界面展示,为项目管理人员和领导决策提供分析决策的第一手资料,辅助各级预警提示功能,将延期的项目、超概算的项目、合同价超付的项目等异常情况均进行分级预警。

        3.2.第二阶段:掌上APP、移动办公

        实现“互联网+APP+施工现场”的协同工作模式;在基因,“互联网+APP+施工现场”并不是简单的三者相加,而是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与系统集成工程施工深度融合,产生化学反应创造新的发展生态。

        这种移动工程协同工作平台,将对外投标、施工现场、项目经理部、工程企业总部等通过PM

        APP连接起来,将过去制约通信施工创新的环节化解掉,把孤岛式项目部连接起来,让项目现场驱动各个职能,让工程企业从上到下各级部门转变为服务型部门,一切工作为项目展开。

        3.3.第三阶段:建立基因大数据库,区块链,私有云

        大数据为基础,区块链为方法,建立企业级私有云,其实就是一个去中心化的数据库的实现方案。在保护基因数据机密的情况下,又可以开放给各部门、各个项目、各分子公司的进行适当数据的分析,这些基于“区块链”的数据,采用脱敏技术保证数据私密性,为隐私保护下的数据开放,建立“基因私有云”提供了解决方案。

        系统建立了信息数据库和报表中心,包括土地信息库、项目综合信息库、合同信息库、投资信息库等相关数据库,提供各类基础信息表和统计分析报表,支持地图导航功能,实时提取和展示以下信息:

        (1)投资信息库:搜集和提供各种类型所有项目的投资信息,包括估算投资、概算投资、预算投资、合同投资、年度计划投资、开累年累和月度完成投资等,具备分投资主体、分项目类型、分年度统计汇总和分析功能。

        (2)合同信息库:建立集团所有合同的合同信息库,包括项目合同和其它合同。合同库的信息包括但不限于合同名称、编号、类型、所属项目、甲乙方、签订日期、合同金额(拆分金额)、付款方式和节点、已完成实物工作量、已计量工作量、上报结算金额、已审计确认金额、已支付金额、已开发票金额等,并提供各类合同格式和模板,与合同电子版、会签单、请示、合同页等附件相关联,提供多维度统计和查询。

        (3)项目综合信息库:建立动态的项目综合信息库,包括但不限于项目类型、项目代号、项目名称、曾用名、项目概况、建设单位、投资单位、投资额、立项时间、代建合同和标段合同信息、合同数量及总金额、承建单位、建设状态、已完成投资额;房建单项目和分类别建筑面积、占地面积、已竣工面积、全部房建总面积、已竣工总面积等;道路分类别规划总长度、道路占地总面积和分类占地面积、道路已完工里程、已通车里程等;河道的规划等级、分类总长度、河道面积、已开挖长度等,与项目各周期形成的信息建立数据联系,通过项目名称能查询到项目综合信息和各阶段相关信息,包括设计、立项、前期、合同、投资、验收情况等信息,并建立项目地理位置信息导航功能,实现右键或划过时显示主要项目信息等。

        4、项目实施

        基因的信息化规划按照 “总体规划,分步实施,重点突破,持续改进”的原则,从战略高度出发,以增强企业在运营过程中的风险规避能力为基础,从企业的发展现状着手,分阶段、分层次的展开企业的信息化建设工作。

        4.1.实施计划

        基因基建项目管理信息系统的实施推广按照统筹规划分期执行,最终实现基建项目管理信息系统平台。

        1.第一期建设基础投资管理平台,满足基建项目管理基本要求,已在3个月内实现此需求。

        2.第二期实现移动APP办公,满足集团建设管理部门对各全球基建业务管理上的支撑与服务功能;实施周期:2个月。

        3.第三期深入应用提高阶段,在前两个阶段完成后持续加强,实现商业智能(BI)与人工智能,建立基因的“基建工程私有云”;实施周期:一年。

        4.2.系统建设效益

        工程项目管理软件(基建工程办版)在基因的应用,前期试点已经达到预期管理目标,目前已全面推行。具体应用效果如下:

        1.项目跟踪与控制能力因信息水平的改善而提高。

        2.区块链技术,对人、财、物、时间等从计划、实际角度进行全方位、放大镜穿透式关联查询,相关人员能够全面掌握其使用情况;

        3.云分析从宏观的角度管理项目,实现了对项目进度的有效控制及各项开支的分项记录;满足高层领导对项目的宏观整体分析;

        4.为各层次的管理者提供了一种“标准的沟通语言”;

        5.大数据,真正实现动态控制,对工期、成本进行动态预测和快速调整;

        6.提供了多层次、多角度的信息,既有高层领导关心的宏观总体分析,也有操作层需要的详细情况;

        7.真正使复杂多变的项目投资过程变为可控制的过程;

        种种成效带来了公司管理情况的明显改善:项目数据更加直观化,资源的有效利用率提高,项目会议明显减少,项目经理及公司高层对项目状态的掌握更加及时准确,系统为项目决策人随时提供多方面、科学的项目评估和风险分析,项目工期已缩短2%到10%,项目成本降低0.5%~5%左右。基因与PM

        工程管理软件(基建工程版)的深度融合仍在继续,而信息化带给集团的成效,也绝不止步于此。

        


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