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政府投资PM项目管理软件解决方案

        1、项目背景

        为加快重点工程建设,在市委、市政府的支持下,肇庆新区从全市范围内抽调精干的工程建设技术管理人员,组建重点工程建设指挥部,常态化驻扎新区。肇庆新区重点工程建设指挥部以领导分工、部门工作职能作为工作基础,下设综合协调部、管廊及市政工程管理部、水系工程管理部、房建工程管理部、工程技术专家组、资金监管审核部、征收土地工作部和施工保障部。项目部门实行一个项目、一名部长、一批专业人才、一抓到底“四个一”工作模式,并建立相应协调联系小组,每周召开会议,协调解决项目建设的突出问题,明确工作任务目标,细化工作要求举措。要强化任务意识,完成起步区建设任务;强化责任意识,打造新区精品工程和百年工程;强化创新意识,开创发展新局面;强化拼搏意识,发扬奉献精神;要严守工作纪律、严守廉洁纪律,以昂扬的斗志,创造新区里程碑,为实现“八年见新城”目标奉献力量。今后五年是肇庆新区大建设、大投入、大开发、大招商、大发展阶段,仅今年就有在建项目16个和前期立项项目4个。

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        2、系统总体需求

        随着市场竞争的日益激烈和开发规模的不断扩大,为了保证各项建设能够按时完成,肇庆新区指挥部最终选择了在投资工程信息化方面有着丰富经验的PM软件来规范流程。

        肇庆新区指挥部总需求为:要求建立政府投资工程项目管理信息系统平台、OA办公自动化系统、大数据中心和统一项目门户。        

        一、建立OA办公自动化和统一门户。与肇庆新区指挥部日常办公需要和项目管理系统相结合,建立基本的OA办公自动化系统,实现与工程项目系统的业务流、审批流的整合统一,并建立统一的信息门户,实现统一用户管理、统一认证管理、统一接入管理、统一权限管理、统一展现管理、统一策略管理、统一安全管理、应用系统集成等功能,并实现单点登录。

        二、建立统一的大数据中心。将工程信息大数据和财务数据等科学有效地进行一体化规划管理、有机整合,形成统一的数据分析与决策系统,信息资源集中展现。建立项目、合同、土地等相关的数据库系统,并建立完善的工程项目管理业务流程、完整的数据统计分析体系,贯穿项目全生命周期对业务流、资金流、信息流进行一体化管理,实现跨越多部门、上级审批机构、各参建单位的高效的协同管理和信息有权限共享,实时反映项目任意时刻的动态投资与工程进度,从而全面实现对投资项目各个阶段的信息掌控,为各级领导提供方便、直观的分析决策数据和图表。

        三、建立政府投资工程项目信息化平台。要求采用模块化、集成化、平台化的思路,建立一套安装并运行在统一系统平台上的、采用统一规划的数据库、统一整合的业务流程、模块与模块之间以及子系统与子系统之间完全互联互通形成开放式、可扩展的工程项目管理信息平台;

        3、设计思路

        依据肇庆新区重点工程建设指挥部的三大需求,设计思路如下:

        1.在基于网络、私有云和数据库的支持下完成工程全生命周期的各阶段管理工作,实现多项目、多角度、多层级的全方位项目管理与控制,实时掌控项目进展动态和信息,进行信息资源整合与分析,为各类决策提供参考数据。系统中项目管理信息基础数据库能够完整、准确地反映所有项目的综合信息数据,反映项目实施的进度、费用等各方面信息。

        2.根据项目管理工作制度和工作流程灵活设定系统内的信息处理流程和工作流程,实现统一界面下的个性化视图定制、报表定制,灵活的流程处理,实现项目管理过程中相关文档发送和审批的固定流转和自由流转,支持审批、流转、会审、会签、分发、反馈、归档等。

        3.建立指挥部架构树、项目树、合同树结构,以及统一的项目编码、合同编号规则和数据模型并应用于各个功能模块,达到对全部项目数据进行采集或批量导入,建立项目间数据的自动关联和信息查询跟踪,对未开工项目进行计划和前期管理,对已完工项目进行信息查询,对在建项目反映工程进度的实时状况,对项目进展进行预测,有关项目的具体内容根据需要可进行查询及控制,并能生成各种定制化多维度的数据视图及数据报表,实现数据视图及数据报表的保存及打印,智能化的根据需求生成集团各层次使用人员的统计报表功能;形成完好、正确的决策分析报表供领导分析。

        4.实现业务财务办公一体化,系统功能模块化与集成化,强调共享与协同。建立项目完善的业务流程、完整的数据统计分析体系和高效的协同管理平台,系统和各模块安装并运行在同一集成的系统平台上,采用统一门户、统一规划的数据库、统一整合的业务流程和审批流程,建立办公自动化系统,支持与相关系统的业务集成、数据共享,实现跨系统或模块之间的信息数据互联互通,实现信息关联和数据交换。

        5.系统能够体现计划管理、过程控制和流程管理的重要性,充分利用目前项目管理的成果,包括四级预算体系、网络计划技术、项目管理体系等。系统运转以各项管理制度、流程、标准和规范作保证。系统贯彻工程全寿命周期信息管理的思想,保证信息的连续性,相关功能在项目完成后能继续使用。

        6.系统具备多级权限管理功能,实现项目级、合同级、数据级权限设置,项目管理信息系统与项目管理的实际需要相适应。系统能够按照业务流程相关关系进行划分,以保证系统功能的完整性,以一个统一的标准进行收集、整理和处理信息,使信息实时、精确地流通;建立闭环工作流流程,引入先进的管理思想和方法,优化完善工作流程,减少管理环节的消耗,系统支持正确、灵活、复杂的流程定义和监控流程的流向以及执行情况,提高运作效率。

        7.针对不同的管理层次建立不同的业务管理模型,设置不同的权限,提供灵活的沟通方式,实现实时、定向的通讯。系统中项目信息需在业主方各层级各部门之间和参与项目实施的各单位之间实现分层级有限共享,确保各个方面之间的信息沟通。同时,能够根据各个方面角色、功能、责任、权限的不同,保证较强的权限设定和管理功能,确保项目数据的安全和信息管理的规范。

        8.系统在设计上,支持广泛的编码体系,包括项目编码体系、组织结构编码体系、成本科目编码体系、合同编码体系等。

        4、项目实施

        4.1.实施范围

        覆盖肇庆新区重点工程建设指挥部建设和管理的所有工程建设项目,项目类型涵盖市政道桥和配套基础设施、铁路、交通、水利工程、公用工程、景观绿化、房地产、智能化、物流等,建设方式分为PPP、自建、代建、EPC等多种形式,建设性质包括新建、续建、改建、扩建。        

        4.2.实施过程与内容

        (1)实时沟通和协同办公:内部审批流转、实时沟通、文件收发等功能,实现集团内部办公和工程相关方协同办公。

        (2)需求分析:进行办公自动化和工程信息系统需求调研和分析、流程优化再造、表格表单设计,设计出适合集团公司项目管控模式的工程管理流程和表格表单,对接平台集成商统一标准规范和接口预留,在统一的平台上构建业主投资方工程管理信息系统平台和数据中心。

        (3)掌上APP或移动办公:建立移动端办公APP或手机端应用,实现移动端的相关流程发起和审批,数据信息和统计报表查询,现场进度查看和拍照上传,手机签到,督查督办,会议通知等功能。

        (4)数据中心和大数据库搭建:建立工程相关的流程管理、知识管理、项目信息库、合同信息库、土地信息库等相关信息数据库,对投资项目进行全方位的数据收集、整理、汇总,提供领导总览、管理驾驶舱、项目报告、项目跟踪等分析、监控模块。

        (5)系统功能模块部署:以计划为龙头、以合同为中心、以全生命周期为主线、以投资控制为目的,建立项目管理门户系统、总控系统和业务系统,实现多层级、多部门、多项目、多参建方的项目协同管理。涵盖建设阶段全部管理内容,包括流程审批、立项和前期报批报建、固定资产投资计划(包括年度投资计划、分解的季度和月度投资计划、计划调整等)、设计管理(包括方案设计、初步设计、施工图设计、变更设计、专项设计等)、招标采购、供应商管理、甲供材和甲控乙供材管理、投资控制(包括四级预算、计量、支付、签证、变更、审计、结算、决算等)、进度控制、安全控制、工程统计、合同管理、质量管理、档案管理、报表管理、验收移交、竣工备案等项目全生命周期。

        4.3.实施深度与管理层次

        建立肇庆新区工程项目管理多方协作平台,横向涵盖所有项目、贯穿所有阶段全周期的管理,纵向涉及管委会职能部门、指挥部三级管控、参建单位(设计、施工、监理、检测)项目部。指挥部三级管控分别为:决策层、中间管理层(包括业务部门层级和项目高级管理层)、业务执行层(合同管理部门、业主代表、前期工作人员、设计管理人员、计划统计人员、质量安全管理人员、财务人员等),系统开发深度和功能应满足业主层面的项目管控要求,即四控三管(进度控制、投资控制、质量控制、安全控制,合同管理、档案管理、信息管理)。

        

        在管理层次和对象上,对上能够向管委会审批部门提供注册账户,对下可向各参建方(设计单位、施工总承包商、监理、检测机构等)提供一定权限下的开放门户,实现参建各方协同在线审批、实时信息沟通、文件传输、图纸会审、送审报批、签证变更、在线计量、支付申请和会办、往来文件、质量安全整改通知下发和反馈等。

        5、实施效果

        5.1.决策层

        (1)系统可按照分类项目总览、下属公司项目总览、项目预警红绿灯、综合指标分析等,从不同的角度,通过图形化的方式直观全面地为决策层提供基础资料支持。通过系统进行决策层,满足执行层及不同项目管理层级之间的项目信息交流,避免项目执行过程中因信息传达不准确或者信息传达延迟所造成的不良后果。

        (2)系统可按照项目类型、合同类型、承包方等各种条件查询和汇总所有项目的项目信息库、项目投资完成情况、计量和支付情况、项目合同情况、项目进度情况等,系统提供丰富的报表,从不同角度和维度全面、快速、及时、正确的反映工程项目情况,以报表图表和直观图形界面展示,为项目管理人员和领导决策提供分析决策的第一手资料,辅助各级预警提示功能,将延期的项目、超概算的项目、合同价超付的项目等异常情况均进行分级预警。

        5.2.中间管理层

        建立了信息数据库和报表中心,包括土地信息库、项目综合信息库、合同信息库、投资信息库等相关数据库,提供各类基础信息表和统计分析报表,支持地图导航功能,实时提取和展示以下信息:

        (1)系统提供权限管理机制,针对不同用户设置不同的报表查阅权限和范围,须解决B/S架构下报表的多种格式和批量导入导出以及在线打印等问题,可以定制各种工程表单、汇总表、台账、趋势图等丰富美观的报表,提供多种多样的统计分析内容和方式。

        (2)合同信息:建立集团所有合同的合同信息库,包括项目合同和其它合同。合同库的信息包括但不限于合同名称、编号、类型、所属项目、甲乙方、签订日期、合同金额(拆分金额)、付款方式和节点、已完成实物工作量、已计量工作量、上报结算金额、已审计确认金额、已支付金额、已开发票金额等,并提供各类合同格式和模板,与合同电子版、会签单、请示、合同页等附件相关联,提供多维度统计和

        (3)土地信息:建立土地信息台账,记录和更新新区各规划片区内土地总量、细类总量、地块编号、地块位置、规划设计条件、退让红线、土地出让情况、抵押情况、已出让面积、已抵押面积、抵押银行、土地摘牌主体、各主体名下的土地数量、取得总价、土地证号、土地证日期等信息,并与土地证、批准书、土地合同等建立档案关联,与建设项目综合信息库中的占地面积、资产管理系统中的土地无形资产、投资计划统计中的土地摘牌价等信息互联共享,采取自动抽取或推送的方式,结合人工录入,定期更新,同时要求具有土地地理信息和位置导航功能,具备不同主体、不同性质、不同时间、不同条件下的多角度查询汇总统计分析功能。

        查询。

        (4)投资信息库:搜集和提供各种类型所有项目的投资信息,包括估算投资、概算投资、预算投资、合同投资、年度计划投资、开累年累和月度完成投资等,具备分投资主体、分项目类型、分年度统计汇总和分析功能。

        (5)项目综合信息:建立动态的项目综合信息库,包括但不限于项目类型、项目代号、项目名称、曾用名、项目概况、建设单位、投资单位、投资额、立项时间、代建合同和标段合同信息、合同数量及总金额、承建单位、建设状态、已完成投资额;房建单项目和分类别建筑面积、占地面积、已竣工面积、全部房建总面积、已竣工总面积等;道路分类别规划总长度、道路占地总面积和分类占地面积、道路已完工里程、已通车里程等;河道的规划等级、分类总长度、河道面积、已开挖长度等,与项目各周期形成的信息建立数据联系,通过项目名称能查询到项目综合信息和各阶段相关信息,包括设计、立项、前期、合同、投资、验收情况等信息,并建立项目地理位置信息导航功能,实现右键或划过时显示主要项目信息等。

        5.3.业务执行层

        每个业务执行层的用户都能通过个人中心方便地查询其权限内各类数据信息,查看并处理自己的相关事项,包括状态跟踪、警示提醒、计划任务等等。工作流程要支持投资计划的报送和汇总会签、图纸会审、合同会签、合同评审、合同支付和会办、合同变更、资金计划、进度计划调整、各参建方之间的文件往来办理等核心业务的流转审批,支持痕迹保留、支持电子签章、支持远程审批和移动终端审批等。

        6、小结

        通过肇庆新区重点工程建设指挥部投资工程管理平台的建设,实现了以云计算为基础,架构灵活、扩展性强、支持多元化业务拓展、覆盖整个集团OA办公和工程项目管理的一体化平台,并建立实现各种异构系统的数据同步和数据流转的数据中心和数据交换平台;实现了指挥部、部门、新区政府、市政府与个人项目门户;实现了门户整合、集中管控、沟通协作、多系统集成和数据的无缝对接、经营报表整合、知识管理、流程管理、移动办公等结构功能。

        此次与肇庆新区指挥部的合作,再次表明了PM软件在政府投资工程信息化中的领导地位,再次表明了在复杂、大规模投资工程管理模式下,PM软件的业务把握与理解能力。我们坚信,通过PM投资工程管理信息化平台的打造与实施,必将为肇庆新区指挥部建立一个统一的管理标准以及业务管理库,提升新区建设的管理水平,加速实现“八年见新城”目标。

        


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