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互联网+项目管理系统解决方案

        1、项目背景

        广业环保产业集团有限公司(以下简称“广业环保”)是广业资产经营有限公司属下的全资子公司,国资委体制机制创新试点企业,环境治理综合能力最强的省属国有企业。资产总额100亿元,年营业收入25亿元,在职员工3000多人,技术管理人员1000多人,属下三家设计院,一家工程总公司,数十家污水处理和固废处理项目公司,是环保行业龙头企业。

        广业环保拥有咨询、设计、建设、运营等各类资质三十多项,专利技术十余项,涵盖污水、固废、烟气、噪声等环境治理领域,提供污水处理、固废处理的环保设施投资建设,提供区域污水、垃圾、黑臭水体的综合治理解决方案,提供污染控制、生态修复、环境整治的流域治理解决方案,具备环保技术研发、咨询设计、投资建设、运营管理产业服务体系,是创新型环境服务商。

        2、信息化目标

        环保行业不仅关乎企业自身,更与国计民生息息相关,但其在我国仍存在规模总体偏小、创新能力不足、集中度较低等特点。广业环保作为行业领跑者,率先改进自身管理方法,更加有效地重现绿水青山,无疑有着至关重要的意义。

        环保工程涉及投资、进度、质量、安全、合同、人员、风险、文档等多方面的工作,众多的参与部门,使沟通和协调工作困难,大量信息需要得到有效的管理。本次广业环保集团的信息化目标是:

        (1)实现项目管理过程中各类信息的收集、存储、传递、统计、分析、综合、查询,为各级管理人员提供全面、准确、及时的数据。

        (2)为广业环保产业集团有限公司决策提供准确的数据和依据,使之能够预测、分析、评价项目建设和投资变化情况;

        (3)使项目信息的填报、共享、传输网络化,项目管理正规化、电子化,提高项目管理效率,不断提升项目配套管理能力和发展后劲;

        (4)完成项目管理人员、各部门日常业务的管理,包括:综合协调各部门之间的合作,项目信息的发布,下发、上报各类文件和表格,检查各项目的实施情况,项目验收,并进行统计、处理;

        (5)使广业环保产业集团有限公司的各级管理人员清楚“已完成何工作、剩余何工作、资金去了何处、何时需要完成何工作”,提供项目各阶段项目实施情况的报告;

        (6)实现项目管理中的在建和预建项目信息、项目前期准备信息、项目投资控制和项目实施中的信息等信息数字化,使项目前期、项目实施、项目验收、投资控制等主要业务信息处理计算机化;

        3、解决方案

        PM软件在充分调研的基础上,主导设计了 “互联网+环境工程”的整体解决方案,方案设计思路如下:

        前期阶段:实现从项目预立项(项目线索)、项目可研直至项目立项审批的过程管理;

        设计阶段:实现从勘察到方案直至施工图设计的过程管理;

        施工准备:实现项目的拆迁、报建到现场准备的过程管理;

        项目实施阶段:实现招投标、合同、进度、质量、安全、变更、甲供材料与设备、成本、沟通协调、竣工收尾、工程图纸资料、资产转固的职能管理;

        项目后评估阶段:系统实现项目的后评估过程;

        投资控制阶段:整体上系统以投资管理为核心,通过项目全周期的投资估算、概算、施工预算、验工计价、支付、决算数据,进行项目投资计划与项目投资完成的统计,对企业投资项目组合进行实时、准确的管理与控制。

        多方协作平台:系统建立协同管理投资管理平台,建立企业组织权责体系以及业务管理审批流程基础机制,对项目全生命周期的各个关键节点进行流程控制,对项目全周期的投资、计划以及完成情况进行汇总统计,形成标准化台账与报表,将企业各个分子公司、项目公司、项目部的跨层级业务管理集成在统一平台上规范化运行,强化企业对项目的管理和风险控制,强化企业的投资组合科学量化分析,实现从传统的粗放式、事后管理、注重局部的项目管理模式,转化到更加精细化、注重事前管理、注重全过程的组织管理模式。系统通过在协同门户上建立各种知识库、资料库和资源库,实现企业对各种知识、文件、档案、资料、指标体系、概算指标、材料价格、专家的信息采集、管理与共享,营造企业可持续发展的知识结构与管理文化。

        4、核心功能

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        4.1前期管理

        需求要点:录入新项目信息,并提交相关文档进行审核和批准。在限定的时间内,限定的资源(资金、劳动力等)条件下,以尽可能快的速度、尽可能低的费用圆满完成报价任务。

        应用模式:广业用户在在系统中录入项目信息,根据项目审核批准情况、投标情况,项目状态可转变为预立项、立项、报名申请、中标等状态;可根据实际情况更改项目状态。在前期管理中,动态跟踪项目状态,项目信息一目了然,并可存储相关文档,易于查看和保存。

        4.2投资控制

        需求要点:在实现项目功能、进度、质量要求的同时,使项目整体的实际费用控制在投资目标值以内。投资控制的主要方法是建立项目统一的投资分解结构,并以此为基础对项目的设计概算、施工图预算、合同价、实际支付信息进行统一管理,以实现各阶段投资目标值与实际值的对比分析。

        应用模式:广业环保通过在系统中导入投资估算,设计概算,施工图预算,合同预算,总体掌控项目的资金状况,实时动态对比估算、概算、施工图预算、合同额、结算价的对比、分析,并生成饼图、柱状图。经营部领导可根据分析结果进行更为有效的决策和管理。

        4.3合同管理

        需求要点:施工现场工作环境相对简陋,文本文档不易保存和查找。建立完善、标准的合同管理流程,有效管理合同,使公司、项目和各级相关人员能够清楚的了解合同执行状况。

        应用模式:广业环保可根据自身需求自定义合同类型,进行分类管理;输入相关信息进行合同登记和合同变更,并对其涉及的文档进行管理;集中管理合同基本信息、主要条款、支付条款等合同内容,便于各方管理人员查询合同内容,处理变更、计量、支付、结算等合同管理方面的工作;在合同计量时将清单内、清单外的计量数据进行分别处理,以严格管理变更工程量的计量。

        4.4进度控制

        需求要点:预先录入项目进度计划,在施工过程中,每月通过系统上报本期完成进度。实际进度数据经审核后,相关人员可根据该数据进行进度计划的调整,实现项目进度的动态控制。

        应用模式:在进度控制模块中引入甘特图,能够更加直观的反映进度情况;预先在系统中编制进度计划,申请通过后方能生效,其后可根据实际需要对进度计划作出调整。相关人员将项目实际进度情况上报,系统将对滞后项目作出预警。通过柱状图分析、滞后分析等,对项目进度情况作出分析,项目负责人据此调整计划。不同角色可根据自身权限查阅不同的进度计划。

        4.5招标管理

        需求要点:工程项目在运作过程中会涉及到各种类型的招标,系统根据项目结构进行招投标管理的总体规划,依据具体招标项目,招标方可以通过系统编制招标计划、发布招标信息、管理招标过程并进行评标定标;投标方通过互联网能够方便得到投标方的各种文件,向招标方发去投标意向,在整个招投标过程中,系统对招标过程资料和投标资料进行严格管理。

        应用模式:在系统中建立招标资料库,登记、上传相应的招标资料;登记、扫描规划建设局领导审批通过招标审批表,并外送给招标中心;登记中标方报送的各项资料;对中标项目能够进行快速检索和查询。

        4.6设计管理

        需求要点:包括对施工方、设计方、监理方、政府单位、我方提供出的各类设计变更进行在线审核、审批。

        应用模式:对设计任务进行分解,形成设计任务书、工艺图等文件;按照类别在系统中登记图纸,系统自动存档;系统支持模糊检索相应的设计文档、图片,并提供自动存档功能。

        4.7物资管理

        需求要点:对于工程项目所需的各种材料及设备等,从需求计划及供应计划的形成,到采购合同的签订、变更、送货、验收、结算、支付等全过程实现全面、系统的管理。

        应用模式:通过登记或在线编制生成采购申请单,形成采购计划;按照不同的材料类别,建立相应的基础材料库,以便“编制采购申请单据”时,从中选取,做到一次录入,多次使用。系统能够以项目为主线,实时检索、查询该项目的材料采购、供应情况;以材料类型为主线,查询所有项目对该类型材料的需求量。

        4.8质量安全管理

        需求要点:质量安全控制包括专业技术和管理技术两个方面,围绕产品质量形成全过程的各个环节,对影响工作质量的人、机、料、法、环五大因素进行控制,并对安全质量活动的成果进行分阶段验证,以及时发现问题,采取相应措施,防止不合格重复发生,尽可能地减少损失;因此,安全质量控制应贯彻预防为主与检验把关相结合的原则。必须对干什么?为何干,怎么干?谁来干,何时干?何地干?做出规定,对实际质量活动进行监控。

        应用模式:公司可自定义试验、检测类别,审查试验后,将实验编号、试验记录登记入设备;设置检查级别、类别,系统自动调出相应文件作为检查依据;系统可对质量点检查进行统计,生成质量检查报表;每季度,按照分部分项工程,登记安全检验评定检记录;项目经理、项目部人员应及时记录其的详细内容提交重大质量事件处理报告,形成能够质量安全台账。

        4.9竣工管理

        有建设工程就有项目管理,竣工验收又是项目管理的重要内容和终结阶段的重要工作。实行竣工验收制度,是全面考核建设工程,检查工程是否符合设计文件要求和工程质量是否符合验收标准,能否交付使用、投产,发挥投资效益的重要环节。

        用户可在系统内编制竣工验收单,录入项目完成情况,提交相应附件,检验合格后更改项目状态为竣工。

        4.10日常事务管理

        工程管理系统既要与项目管理过程相结合,为整个建筑项目管理提供有效的业务支持,又要能够满足公司日常办公的需要,成为与环保项目特点相匹配的协同办公平台。

        日常办公模块包括个人设置、企业内部电子公告的管理、车辆管理、通讯录管理、制度管理、考勤管理、日常事务审批、流程监控、证书管理模、新闻管理等模块,极大地满足了企业日常办公的需要。

        5、项目实施

        PM软件中标广业投资工程项目管理系统后,双方联合成立了专门的项目小组。经过双方论证,该系统实施的难点主要在两个方面:第一个是如何建立环境工程的多方协同工作平台,并让领导能多角度、方便、灵活的获取数据,从而实现对环境工程项目建设的全生命周期的信息化管理。另一个是实现信息化管理后,使用人员如何平滑地从手工业务开展模式向信息化开展模式的转换,对大量历史数据进行有效的转换处理。PM首先对广业环境集团的项目管理流程和所有相关管理制度进行了全面的研究,同时对PM软件自身多年积淀的建设领域管理经验(EPC、PPP项目经验)进行了梳理和提升,结合这两方面的思想为广业环保提供了全面的项目开发和实施计划。为广业环保的个性化需求做了二次开发。项目的实施过程分为以下三个阶段进行推进:

        5.1第一阶段:项目启动与调研

        在项目启动初期,PM软件和广业环保集团成立了由双方专家组成的项目实施小组,并且与客户共同确定项目实施的组织结构,确定项目小组以及各个单元和岗位的具体职责、项目组织结构、岗位设置以及岗位的职责等。在项目总体方案的基础上,进行项目启动访谈,对广业环保集团有限公司高层以及各个管理层级进行访谈,收集各方面的意见,分析确定系统实施与管理改进的关键域,并针对各个关键域,分析确定了系统的总体目标。

        5.2第二阶段:项目设计与开发

        在项目设计与开发阶段,PM软件在双方项目实施小组前期的调研需求基础上,立即着手进行系统设计,对广业环保集团的系统蓝图与技术详细进行规划、设计、开发。围绕所确定的关键业务管理范畴中的业务流程与数据的调研分析,按照在应用实施领域的划分,分析企业的业务流程及其管理流程需求,分析企业各个部门的职能和管理权限,分析企业数据流需求,编写各种职能和流程的系统应用方法,提交整体系统应用方案。

        在需求分析与系统设计的成果基础上针对企业的个性化需求对标准软件系统进行的定制修改。

        5.3第三阶段:项目实施与上线

        在项目实施与上线阶段,根据两期项目实施的内容对系统的使用人员进行培训,并和各部门人员协作对各项业务数据进行采集与录入。同时对系统管理人员分阶段进行了系统管理和系统设置方面的培训。项目测试运行一段时间后,系统正式上线。

        6、实施效果

        6.1对于项目成员

        可以清楚地知道自己该做什么,并对自己职责范围已完成的项目信息及时输入项目管理软件;所有反馈的问题都记录(反馈给别人的或别人反馈给自己的),同时知道这些问题的处理状态;可以有效避免员工之间的相互推诿。

        6.2对于项目负责人

        可以方便地制定项目管理计划,分解各个任务;有效控制项目的进展情况,控制项目的工程投资,总结项目成败得失;了解所遇到的问题,及时给予协调解决;了解项目成员的工作情况。

        6.3对于经营部领导

        知道各个项目的即时进展情况;知晓各个项目所遇到的问题;了解每个项目的投资变化和去向;清楚每个员工在做些什么。以便更好地对项目的进度、投资、安全和质量进行更加有效的决策和管理。

        6.对于广业环保产业集团有限公司领导

        帮助广业环保产业集团有限公司按时有效地完成项目,并将建设项目各个方面的实施过程完整地记录下来,作为一种工程建设知识、施工和管理经验被保留,如项目建设的流程和程序,工程建设期各方面问题的解决方法、思路等。为广业环保产业集团有限公司决策提供准确的数据和依据,使之能够预测、分析、评价项目建设和投资变化情况;也是广业环保产业集团有限公司项目管理电子化的试点和其他工程管理单位的标杆。

        7、结语

        共创共享,美丽中国——广业环保在PM工程管理软件的协助下,正大步迈向自己的互联网+环境工程平台”,这即充分发挥互联网在环境工程中要素配置中的优化和集成作用,将互联网“连接一切”的特性深度融合于环境工程的建设之中,形成更广泛的以互联网为基础设施和实现工具的EPC、PPP工程建设新形态。

        “互联网+”行动计划已经成为“国家战略”,“互联网+环境工程”方案在广业环境集团的实施,将不再是简单的两者相加,而是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与广业环境产业集团进行深度融合,创造投资方、设计方、施工方、监理方、供应商的多方协作平台。

        


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