1、项目背景

        浙江森禾种业股份有限公司（以下简称“森禾”）成立于2000年，是以盆栽花卉和绿化苗木等观赏植物的新品种选育扩繁、新技术开发应用、新产品生产销售、新作品示范推广为主业的科技型股份制企业，一直以来致力于引领、推动中国花卉园艺和园林绿化的产业化、现代化进程。

        全国设有14个全资区域子公司，5个专项业务公司（分别为：花卉工程、花卉生产和销售、植物净化器生产和销售、玫瑰系列产品生产和销售、基质产品的生产和销售）。建有20个集生产、销售、研发、示范等功能为一体的现代化花木研发生产基地，总面积近30000亩。拥有50公顷智能温室，业务遍及全国二十多个省市自治区及国外部分国家。

        森禾种业以商务包、PPP、BOT等商定合作模式为主，与战略合作伙伴结成投资建设联盟体，开创了“多彩、生态、科技、连锁”为主题的全产业链新运营模式。

        2、管理现状

        森禾成立至今，公司规模迅速扩张；相继成立了各类全资区域子公司、专项业务公司、以及多家苗木基地、SPV公司和PPP/BOT项目公司，总计上百家；投资项目遍布全国各地，信息量增大，业务处理任务繁重，这无疑对公司传统的管理方式提出了不小的挑战。现阶段，公司各部门具体情况如下：

        2.1.总部财务部管理现状

        1.工程财务数据的所有分析，均基于OA软件的平时手工录入及人工对数据准确性的校对，所有的数据采集、汇总需要通过与相关部门对接；

        2.关于合同的内容，若没有相应的合同扫描件，需要通过多人沟通才能掌握相关信息，而所掌握信息的真实性也无法得到有效的验证。

        2.2.总部战略发展部管理现状

        1.子公司管理方面：目前主要涉及公司架构的整理、分子公司的工商信息维护（开销变）。

        2.法务工作方面：部门分管各类合同的审查以及与法律顾问之间的沟通，在诉讼案件中负责对涉诉信息的整理及保持与律师间的沟通、对案件进展的跟踪。

        3.证书管理方面：总部综合管理部证书借用通过OA系统填单，归还时人工记录，有新的证书借用需求时，人工查找判断证书是否还在。

        2.3.运营中心财务审计部管理现状

        1.工程量上报由工程管理部提供；

        2.区域借款由总部财务管理部负责，运营中心只负责NC账务处理；

        3.工程付款由区域管理根据工程回款进行支付；

        4.发票由区域管理部提供，运营中心财务审计部根据提供的发票进行NC账务处理、管理；

        5.工程合同、采购合同归综合管理部管理。

        2.4.运营中心综合管理部管理现状

        1.园林工程档案方面，目前招投标资料由招投标部提供归档、施工合同及其它分包合同在会签时由综合管理部归档。五大件中的中标通知书、开工报告、竣工验收报告、审计结算书以及施工过程资料由工程管理部催收、由各区域部门提交。

        2.资质管理方面，目前综合管理部负责企业资质维护工作，员工证书组织报考、继续教育、证书招聘、证书安排等工作。包括浙江森禾种业与浙江森禾环境两家公司。

        2.5.运营中心工程部管理现状

        1.质量管理：现场检查施工质量并做记录存档；

        2.安全管理：现场安全检查并做记录存档，如有安全隐患或者安全事故，按相关规定进行处罚；

        3.进度管理：项目部每个月在规定时间内上报月工程量，统一进行汇总入账；

        4.优秀工程评奖：筛选项目进行评奖申报并实时跟踪结果；

        5.技术专用章管理：申领、刻制、审核、监管使用并及时收回；

        6.日常工程巡查管理：包括工程形象进度，存在的问题，帮助解决的成效，竣工管理等。

        2.6.运营中心招投标预决算部

        1.据区域或项目需求进行各地区备案及维护；

        2.组织投标评审及审批工作；

        3.进行资格预审、投标书制作及相关工作；

        4.进行预算编制与审核、编制结算，对账；

        5.组织合同审查、审批工作；

        6.对项目的介入主要以前期工作为主，待项目进入施工阶段后参与较少，待到结算时再重新加入流程。

        3、问题会诊

        PM软件的咨询顾问通过对森禾各部门管理现状的详细调研，结合PM软件在园林工程项目管理领域的丰富经验，梳理了森禾的业务流程和关键业务控制点，问题会诊如下：

        3.1.总部财务部问题会诊

        1.若财务收付款未能及时入账，会出现无法实时查询收付款情况。

        2.因工程合同台账信息更新不及时，无法第一时间了解合同与财务相关的条款，例如：开票方式、收付款方式等，同时对于公司新签合同的情况也会出现信息滞后的现象。

        3.工程其他相关数据由于分散在各个部门，统计时需要花费较大精力，同时容易出现重漏现象。

        3.2.总部战略发展部问题会诊

        1.分子公司管理方面：工商信息依靠人工登记查询，状态变更不及时；股权结构信息等可予在权限范围内公布的信息不能方便其他部门查询；工商流程进展不能很好把控。

        2.法务工作方面：合同审查的类别界定、流程参与程度尚不明确；案件证据信息搜集较繁琐，主要凭证依据无法在短时间内汇总。

        3.对系统的大小以及能达到的程度不明确。

        4.财务部门需对原始凭证扫描件上传，如对涉诉案件方便调用。

        3.3.总部综合管理部问题会诊

        证书是否已借出一靠人工记忆，二靠人工查找，比较浪费借用人及证书管理员时间，也有一定潜在风险（对管理人的依赖较大）。

        3.4.运营中心财务审计部问题会诊

        1.财务部不能很快的、准确的知道工程合同、采购合同的签订信息，对以后工程收款、支付供应商的款项不能进行有效的分析。

        2.区域借款是否用于借款单上写的工程项目，无法很好的进行监督，NC系统不能很直观的反映区域借款金额。

        3.NC系统不能很直观的反应工程的进度情况，工程完工了工程量上报的累计数是否和决算报告的累计数一致。

        4.工程付款有的区域管理部把这个工程的回款支付到其他工程上，是否能做到专款专用无法进行有效的监督；提供的发票是否和实际发生的采购是否对应无法进行监督，这样会产生一定的税务风险。

        3.5.运营中心综合管理部问题会诊

        1.园林工程档案方面：公司工程档案资料归档必备项目，其中特别要求完善的五大件资料（中标通知书、开工报告、施工合同、竣工验收报告、审计结算书），目前许多项目的五大件均不全，有些是未及时提交、有些是没有，工程施工过程资料更是缺少。平台各部门之间、与区域管理部之间的资料对接工作不及时、资料信息不对称，无法及时共享。

        2.资质管理：公司资质证书及员工证书信息目前采用人工（招投标部和综合管理部）安排对接，各区域不能及时查询共享；区域对证书的重视程度还远远不足以支撑政府对证书管理的严格化高压趋势。

        3.6.运营中心工程部问题会诊

        1.技术专用章的用章台账以及评奖项目的筛选和资料不够齐全。

        2.进度管理：工程量月进度上报及时性不够，上报数据无统一标准。

        3.对现场资料收集的及时性和准确性难以保证，容易造成现场实际与收集到的资料有异议不完善的情况。

        4.安全管理：现场安全管理覆盖面大，公司监管资源有限，安全监管容易存在盲区，目前安全检查记录档案均为纸质档案。

        5.质量管理：工程质量问题的记录及解决存在局限性，登记记录不完善。

        3.7.运营中心招投标预决算部问题会诊

        1.由于公司人员分散在全国各地，项目投标、保证金支付、合同审查等审批流程大部分以微信作为数据传导的主要工具，流程混乱，造成延误。

        2.单个项目的进程不透明，难以掌握项目进度。

        3.各个项目之间数据不互通，难以形成有效的数据库，对将来的投标数据没有借鉴意义。

        4.各地备案情况及CA锁有效期，只有人为地去记录，翻查，容易造成过期或遗漏等情况的出现。

        4、解决方案

        针对森禾的部门管理现状、存在的问题，PM软件组织有关部门进行了认真学习，并组织评审小组进行了相应的论证，提出了具体的解决方案如下。

        4.1.总部财务部

        1.将所有的项目公司（含SPV公司）、14个全资区域子公司、5个专项业务公司（分别为：花卉工程、花卉生产和销售、植物净化器生产和销售、玫瑰系列产品生产和销售、基质产品的生产和销售）和20个苗木基地的财务收支，全部并入PM工程项目管理系统（园林版）中。

        2.将目前的森禾U8系统中的工程收付款及费控系统能植到PM的PM系统中。

        3.所有与工程相关的信息（数据）实现第一时间进行更新，便于信息使用人在一个软件中完成采集。所有数据通过软件管控，避免因人为因素而出现错误，保证信息有效、真实、及时、完整。实现工程质量的管理及后期的分析，为管理层做决断提供依据。

        应用效果

        1.实现了财务数据的实时采集以及工程信息实时台帐，森禾总部财务可随时通过手机APP查阅当前在建项目的成本情况、超支情况，而不必等到竣工结算才核算出来。

        2.准确反应每个工程从最开始的招投标到最后的竣工决算，整个业务流程中，各个节点的发生情况，通过在各个节点设置警示点以辅助工程事前、事中、事后控制的管理需求。比如收支过程中工料机比例失衡，或苗木比重过大时，实现了准确的提前预警功能。

        4.2.总部战略发展部

        1.分子公司管理方面：实现主体信息、项目关联信息完整登录，变动信息及时维护；工商业务流程节点明晰，各模块使用者的工作明确。

        2.法务工作方面：实现在权限范围内做到项目、事件等信息获取的及时性与完整性；可随时提供案件信息报表，统计案件责任归属、累计金额等信息；提供案件进度维护发布模块，能够根据权限查阅案件跟踪信息。

        应用效果

        1.分子公司管理方面：实现了对可能导致工商异常的因素的监控，避免对业务开展产生影响；总部、业务单元能够对流程进展进行直接查询。

        2.法务工作方面：实现了合同等信息的查阅，一方面能够提供评判依据，另一方面可用于涉诉信息的整理提交；对案件信息的整理实现了在权限范围内共享信息，并可根据报表统计信息显示案件高发区域动态。

        4.3.总部综合管理部

        实现通过系统借还，借用人和证书管理员都可以直接查看证书的目前状态（可借或者已借出）、以及最晚归还时间等相关信息。

        应用效果

        在证书管理方面，实现了节省处理时间，提高工作效率，降低借用风险。

        4.4.运营中心财务审计部 

        1.实现直观了解工程量上报、工程付款、工程收款的进度情况，能够提供有利的分析数据。

        2.能够按合同约定收款时间跟踪预警或提示。

        3.实现单个项目形成独立的单个台账，随时或按月按季按年与区域进行项目对账。

        应用效果

        1.建立了工程量上报和核对情况模块，使得工程量累积与最后结算情况相匹配。

        2.有效解决了目前面临的问题，能够清晰监督各个工程项目的情况。

        4.5.运营中心综合管理部

        1.资质管理方面：实现平台各部门、各区域及相关人员能实时查看证书情况，方便快速调用。对各区域证书设置红线（底线）要求，强制报考或新招证书人员，已满足项目需求。

        2.园林工程档案方面：通过工程管理系统，能够明确工程资料清单、设置重要资料节点警示或流程关联（譬如目前部分中标通知书未能及时归档，通过合同签订流程将中标通知书设置为必备项），实现通过系统及时督促各相关部门资料归档；同时将归档资料及时与各部门相关人员共享。

        应用效果

        1.园林工程档案方面：实现了及时督促各环节责任人及时按阶段按要求将资料完善归档。齐全、完整的工程档案能为工程的招投标、审计、评奖、验收、法律纠纷、合同争议、造价调整，为公司招投标业务承接及规范管理提供了良好支撑。

        2.资质管理方面：实现了证书信息共享，部门间调动方便，工作效率得到提高。

        4.6.运营中心工程部

        1.通过工程质量安全进度的信息化管理，实现公司对项目的便利监管，使每个项目从开工到竣工都有完整的记录，从中积累经验提升公司整体施工管理水平。特别是进度和安全管理，实现点面结合，管理到位。

        2.工程评奖及技术专用章的管理系统便捷，一目了然。

        应用效果

        实现了项目工程质量安全进度，实时入库，清晰可查，记录完整；清晰反映工程从开工到竣工出现的问题和难点；真正做到了项目可管控，降低投资风险；安全文明管理实现了以防为主，及时整改；对不达标的项目能够上传曝光，标化规范项目表扬奖励；对于质量进度管理，做到了及时上报，实时跟踪，并能清晰了解各项目动态，及时发现问题解决问题。

        4.7.运营中心招投标预决算部

        1.每月能够自动生成报表，建立可参考数据库，提高数据利用率，提升工作效率及准确性。

        2.项目进度透明化，各级领导随时随地可通过系统进行权限内查看。

        3.在公司允许的情况下，实现单个项目的目标成本控制，超出成本可以及时预警。

        4.将部门涉及到的审批流程由微信转为系统内进行，提高审批效率，严肃审批流程，减少人为因素的干扰，做到流程的每一步都可追溯。

        应用效果

        1.严格严肃各项审批流程，实现了整个流程可追溯，工作顺畅且效率提升。

        2.建立了投标数据库及预结算数据库，能够充分利用数据横向纵向的对比分析，提高工作的质量。

        3.通过信息化管理，实现了将备案情况等基础信息录入系统，及时更新状态，各区域能够对企业的基础情况有更好的了解，提出新的需求；

        5、应用情况

        森禾通过项目管理系统的实施，大大降低了公司成本，提高了核心竞争力，其具体情况如下：

        1.业务数据及时分析，便于决策。在项目执行过程中，通过PM工程管理系统，工程的进度、资金使用、工程质量、安全生产等信息都可得到及时反馈，并生成相应报表，领导可以及时掌握所有的经营和项目数据统计分析，彻底解决了数据滞后的问题。

        2.规范业务流程，强化企业执行力。通过企业信息化的实现，可以做到单据规范化、业务流程化、流程简单化。

        3.提高资金的准确度与可视度。通过项目计划进度、资金投入计划、合同结算进度、资金支出等与项目进度和资金业务的分析反馈，形成各级资金分析报表，包括预算与计划，实际投入与支出、挣值分析等为公司领导提供准确的分析

        4.加快信息流转，信息共享。森禾通过管理软件的应用，可将所有的审批流程格式化，不会再出现审批流程混乱，一旦审批流程发起，系统自动根据审批流程格式进行运转。另一方面，信息化将各个信息孤岛融为一体，在相应的权限范围内，信息得到了共享数据。

        6、结语

        森禾项目管理系统的成功实施，再一次印证了PM软件在工程项目管理领域的专业性和科学性。从传统到革新是一个长期的过程，项目管理软件的应用只是一个开始，森禾仍需不断探索和实践，使信息化建设真正融入到企业管理之中，最大化的发挥其价值。

        PM软件积极从每个项目中汲取经验、充实自身，一路精益求精，致力于提供更加完善的整套项目管理的思想体系和实际操作方法，开拓出一条适合中国园林行业的项目管理信息化之路。