协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等;各种通信软件，如E-Mail、即时通信等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，对协同软件概念也赋予了新的含义，可以这样认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。

　　一、工作流越来越受重视

　　协同软件的主要应用需求点，以前集中在邮件通讯、即时消息和日程管理等方面。随着微软Exchange和Outlook软件被广泛应用，以及近两年腾讯RTX、微软MSN等即时通讯软件的迅速普及，用户对于协同软件的需求点已经转向工作流管理，用户应用协同软件的目的，已经由沟通转为使团队协作工作节点有条不紊推进。

　　工作流管理(WorkflowManagement,WFM)是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理有时被称为业务(BPM，BusinessProcessManagement)，为了与企业(BPM)管理区分，这里将业务流程管理划入工作流管理范畴。

　　据工作流管理联盟(WorkflowManagementCoalition，WFMC)的定义，工作流管理(WorkflowManagement,WFM)系统通过软件定义、创建工作流并管理其执行。工作流系统是可以运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者(包括人或软件)相互作用，并根据需要调用其他的软件工具或应用。

　　总的来说，实际用户中运作的工作流管理，是一个人机结合的系统。其工作流是其最为核心的功能组件，在公文处理、、会议管理、、商务管理、项目管理等部分被广泛调用。同时，该软件将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基础，构建行政与信息系统。用户只需要在应用层完成人机对话，就可以调用这些功能，和设置管理表单、节点以及应用方案。它的基本功能体现在几个方面：

　　1、定义工作流，包括具体的活动、规则等，这些定义是同时被人以及计算机所能够理解的。

　　2、按照工作流的定义创建和运行实际的工作流。

　　3、监察、控制、管理运行中的业务(工作流)，例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。

　　4、工作流管理WFM系统是一个真正的人机系统，用户是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的任务清单，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而后者是直接面向用户的。这样，用户的任务分派和任务的完成状态，可以被最大程度地电脑化和受到控制。

　　二、国产工作流系统的主要特点：

　　与国外工作流系统相比较，国产工作流系统在汲取世界先进的工作流管理理念的同时，加入了许多适合中国国情的应用，功能更贴切中国用户的普遍需求，

　　具体有如下特点：

　　1.强大的工作流引擎：

　　工作流引擎是工作流管理软件的核心功能，主要用于负责解释、执行各种工作流程，调度、分发和管理任务。

　　2.工作流程的自由定义：

　　国产工作流管理WFM系统，已经做到任意定义单个员工、部门、事务的工作流程，并且可以定义群组的工作流程。采用流程代码的设定方式，使系统的灵活性和扩展性大大加强。工作流程步骤不受限制，工作流程的事务不受限制。

　　3.灵活的组织、员工设定和权限管理：

　　工作流管理WFM结合用户管理模块，可以快速定义和修改企业的组织结构、人员协作关系，并设定用户的角色和权限。

　　4.以任务为管理线索：

　　所有的工作，都可以分解为单项或者组合任务，每一任务可以自由设定内容。工作流管理WFM用户只需打开事件任务中心，就可以查看、管理所有的待办事宜。根据任务的执行情况，可以对任务的责任部分和个人，进行绩效考评和过程改进建议。

　　5.多种消息提醒方式：

　　工作流管理WFM中的相关消息，包括待办任务、请示批复等消息，可以采用Email、系统短消息、手机短讯等方式提醒，并将提醒和处理结果自动反馈到工作流管理数据中去。