传统会计业务流程下,会计部门与其他职能部门彼此独立,会计数据通常是在业务发生后由会计人员采集,实时性差,通常只能提供事后信息,而且,会计数据只能反映经济业务的小部分信息,与管理相关的信息并未采集,因此重组后的会计处理流程应充分发挥信息技术的优势,实现原始数据自动收集、以事件驱动处理信息以及实时输出会计信息的方式,最终达到数出一源、数据共享,满足各类信息使用者需求的目标。(1)原始数据自动收集。ERP环境下,要避免数据重复录入,实现一次录入后数据共享,应事先将系统要求的标准数据格式传达给各业务部门,这样业务发生时,各业务部门才能准确录入原始数据,并将其存储于公共数据库中,这些数据只是经过初步加工的源数据。会计部门定时从数据库中调用所需的会计数据,再按照会计核算的要求生成有关的会计信息后存入该公共数据库中。(2)以事件驱动进行信息处理,并实时输出信息。传统会计业务流程是以功能驱动进行信息处理的,通常将会计信息系统分解为采购核算、库存核算、销售核算、应收应付核算、固定资产核算、成本核算、账务处理和报表编制等若干系统,各系统都有自己专门的功能并顺序执行,导致某些系统的数据得不到及时的处理。ERP环境下的会计业务流程应是事件驱动的,即当公共数据库中采集了源数据,信息使用者要从系统中获取所需的信息时,可由信息使用者输入相应的信息处理要求,系统接受处理要求后即启动相应的信息处理程序,对公共数据库中的信息进行加工处理,并将处理结果实时反馈给信息使用者。
为保证ERP的顺利实施,会计业务流程必须与ERP系统中的标准流程相符合,因此对原有的会计业务流程重组是ERP系统应用前的一项必要工作。在进行会计业务流程重组之前,必须先对拟实施的ERP系统中的流程进行分析、研究,充分理解ERP系统中的各种业务流程,这样才能制定现有业务流程的重组内容,做到切实可行。在ERP环境下对会计业务流程重组的过程中,可以借鉴ABC(成本作业法)的思想,以会计业务流程中的会计活动为中心,通过ABC法确定哪些会计活动是增值作业,哪些是不增值作业;哪些是关键作业,哪些是一般作业,从而尽可能地尽可能消除或者减少不增值作业,改进增值作业,优化作业链和价值链,优化会计业务流程,最终提高决策、计划、控制的科学性和有效性,促进水平的不断提高。利用ABC法于业务流程的评价中,应该注意以下原则:第一,凡是必要的活动,不论是否增值,都要予以保留。如属于管理活动的不能消除的非增值作业,要予以保留,并要注意控制其成本;第二,凡是有效的动因,就会实现企业增值,原则上应予以保留;第三,辅助动因和无效动因依情况予以保留或删除;第四,其他的非增值的非必要活动应予以删除。
3.2.3重建会计组织 重组流程的实施是关键性的阶段,要注意实施的策略,教育与行政手段结合。实施时,首先,应根据前述步骤得出业务流程和组织模型的详细设计,详细定义新的任务角色;其次,与员工就新的业务流程进行沟通;接着,制定新业务流程和系统的培训计划并对员工进行培训;最后,制定并执行阶段性实施计划。在实施重组流程的过程中,要不断将实施效果与计划目标对比,进行总结、评定,对存在的问题集中分析,并解决问题,通过对新流程的实施不断地改进,直到重组后的流程应用到ERP系统变得可行为止
3.3ERP环境下会计业务流程重组的注意事项 注重管理思想的提升流程重组面向的是流程,打破了传统管理面向职能的方式,需要有共享的业务数据为依托,否则难以实现,因此,在ERP实施初期的业务改革主要是面对ERP的信息建设和对管理思想的提升,并非面向流程的彻底性变革。
抓住流程控制点同种业务类别可能属于不同的流程过程。例如采购业务的生产材料采购与采购,可以分开流程考虑,因而流程线路是不同的。办公用品的采购流程可以放在行政部门,而生产材料的采购则应由采购部门控制。
会计业务流程重组伴随着巨大的风险,我国的管理信息化基础还较为落后,BPR理论并没有完全成熟,在实施时一定要循序渐进,密切结合企业的实际,为ERP系统的顺利实施打下坚实的基础。
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