系统公文的发送可以由手动发送与系统自动检测发送,发送的状态分为:待发送、已发送、被拒收、被退回四种。 Ø待发送:启用了公文交换的流程达到归档结点后,在公文发送列表中状态为待发送,可以使用发送功能开始公文交换。
Ø被拒收:公文交换时被收(发)文单位拒收的。
Ø被退回:公文交换时被收(发)文单位退回的。
Ø已发送:开始公文交换后,说明公文目前已到达收(发)文单位指定服务器目录中。
选择待发送的公文交换流程后,可将公文发送至指定FTP服务器中并存为xml文件。
£接收交换公文
公文的接收也可以由手动接收与系统自动检测接收,接收的状态分为:未签收、已签收、被拒收、被退回四种。
Ø未签收:已接收交换的公文,但未做任何动作,相应的操作可以是拒收、退回与创建流程。
Ø已签收:当使用交换公文创建流程后,状态由未签收变更为已签收。
Ø被拒收:当交换公文被拒收后,状态变更为被拒收。
Ø被退回:当交换公文被退回后,状态变更为被退回。
此时FTP中的xml文件消失,当将接收到的公文签收后,FTP会返回一个处理状态xml
对于签收后的公文,可以再次创建流程:
图5.5
£公文交换后台配置
名易软件提供OA办公平台公文交换后台设置,满足用户灵活的交换需求
说明:
1、公文交换的自动发送功能,是将已启动交换配置的流程,到达归档后自动发送到指定交换地址。将启动自动发送功能打钩,并且设置每次检测发送的时间间隔。
公文交换可设置自动接收来自外部单位的公文,将启动自动接收功能打钩,并且设置每次接收的时间间隔。
2、设置公文交换的FTP,公文交换时只能使用一台FTP服务器做为中间交换服务器。
l公文交换流程设置
选择工作流程-公文交换流程设置:
需要使用公文交换的工作流程必须先添加到公文交换流程设置的列表中,右键添加。
选择需要公文交换的流程,添加至公文交换列表,选中后点击保存设定交换工作流。
交换的公文流程选择后,需要指定流程中字段作为收(发)文单位,点击记录后面的图标,对当前流程进行设置,选择流程中的收(发)文单位字段,并在是否交换单处勾选后,点击保存设定为交换时使用的收(发)文单位。
l设置收(发)文单位
通过文档管理下的-收文发文-收(发)文单位
此次将收(发)文单位分为内部单位与外部单位二种类型。
内部单位:公文流程在内部流转,到达节点后会随流程会流转到收(发)文单位指定的收(发)文员处。【即收(发)文单位原有功能,这里重点说明外部单位。】
外部单位:当公文流程中使用了外部单位,则达到归档结点后,可将此公文与附件发送到指定的外部单位FTP服务器目录,实现公文交换。
公文交换目录:是进行两个个系统间公文交换的唯一标识,即FTP上的文件夹名称,后台交换时使用此标识做为文件前辍,只能输入A-Z英文、0~9数字以及-字符组成。
设置收(发)文单位的公文交换目录以及是否主送方: