1.1.1名易软件对的理解

　　n名易软件协同管理思想

　　名易软件的协同oa思想主要体现为三大方面：

　　信息网状思想：建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理;同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的网状关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，极大的方便获取完整的、真实的信息。

　　业务关联思想：提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求，但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新，使得用户无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。

　　随需而应思想：将内部的人、财、物、信息和流程进行充分的整合。在协同管理平台中，这些资源可以实现各种关联，由于某个目的触发一个应用的时候，相关的资源可以随之被调动并被自动加入统一管理和协同工作的环境中，从而进行紧密的协调和运作。

　　总结而言，在协同管理平台中，可以更有效的对各种分散存在或被分隔的资源进行整合，并让它们在统一管理和调配下进行优化，从而发挥这些资源最大的价值。

　　n名易软件协同管理的三大应用特性

　　门户以及协同管理具有信息协同、应用协同、访问统一及个性化的特点：

　　(1).信息协同

　　对于XX财政局来说，人员、流程的数据系统等逐步引入，如果每一个信息系统都是孤立的，这样就使信息协同出现了很多新的问题，例如信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化等。因此，在设计产品的时候需要考虑协同的信息管理。

　　而名易软件的解决方案则解决了上述问题，它采用中央数据库管理各类信息，数据可以通过任何与其相关的应用更新或被提取。从应用层面上来看，它将所有的信息进行全面的整合，信息与信息之间无阻碍链接，用户可以从信息归结的友好界面入口，进行大范围和深度的信息提取，而完全无需在不同的数据库和应用平台之间切换。从管理层面上看，它基于资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的，强相关联的。所以XX财政局所有的知识和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个知识信息点到达与其相关的任意一个知识信息点或提取整张知识信息网，而无论其来源、结构和存储方式。如下图示：协同矩阵模型：

　　(2).应用协同

　　名易软件为XX财政局门户以及协同管理的系统将实现上的协同，从应用的层面看，它以跨部门以及内部与外部的工作流程带动知识信息流、业务数据流等在内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕它工作，共同完成它所要求的相关应用。从管理的层面上看，由于它基于资源协同的思想设计，实现的是以点带面和协同运作，任何一个因素的变化都会在系统中的相关点反应出来，并通过协同平台提供给各部门、以及外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。因而用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。

　　(3).访问统一及个性化

　　名易软件以信息门户的形式，提供给XX财政局一个集成了内、外部的信息、资源和应用的窗口，使内部办公人员、公众能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而实现信息的高度集成和业务的快速响应。

　　它满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。通过信息门户给予其进入网络的权限，内部人员可以查看工作计划和实施情况，跟踪客户和情况、流程处理情况、文件资料传输情况等信息状态;各级领导可以不同视角查看组织，管理人力资源，分析各类工作绩效，及时发现问题所在。

　　1.1.2总体解决方案概述

　　根据XX财政局单位的需求，名易软件提供出的整体解决方案如下图：

　　整个系统以组织用户和工作流程为基础应用模块。组织用户主要是对组织机构、人事结构、角色、权限的维护，从而作为用户在系统中进行信息读取和应用操作，以及整个工作流程定义的基础;工作主要根据用户的实际情况设定各种工作流程，同时作为独立的引擎承载信息到各个功能模块，保证信息的协同性和关联性。组织用户和工作流程的高度可定义性保证了整个协同政务办公平台的灵活性。

　　同时，基于此协同政务办公平台，为XX财政局打造单位内部(包括员工与员工之间、部门内部、部门与部门之间)的应用协同、与外部单位之间的应用协同，便于XX财政局涉及到的价值链的每部分都可以充分享用相应的资源：

　　应用名易软件解决方案，以及功能强大的协同办公系统---名易OA办公系统，总体上为按照XX财政局的实际需求为导向，以应用促进信息化建设，吸收当今先进的管理系统应用经验，进行统一规划，分阶段实施，稳步建设，有效保护并扩展系统的投资。在此解决方案中主要为XX财政局实现以下目标：

　　1.利用名易OA系统OA办公系统进行，实现无纸化办公

　　公文自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误;方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息;根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公，单位中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等;

　　l实现办公流程规范化，包括公文文件流转、报告的审批流程、通知公告、人事任免流程、年(月)度计划报批流程等，通过系统实现自动运转;

　　l内部文件流转自动化，可根据文档的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人;

　　l实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动;实现组织内部的协同工作;

　　l个人工作的有效组织，便于领导有效组织部门计划;

　　l会议全过程管理：会议建立，召集，议程管理，会议结束等;

　　2.构建统一的内外协同的政务信息门户：

　　构建一个内部部信息门户网站，建立统一的信息入口，为用户提供一个服务平台。

　　l构建个性化的政务门户、公文门户、部门门户、个人门户、领导门户、关联单位门户、党工会门户等，实现相关信息快速主动推送到所需要的人员上。

　　l通过不同门户的管理，外部资源可以在信息门户中查看最新的资料，并与单位内部人员即时沟通。通过不同门户，针对不同服务对象将信息进行分门户个性化管理：对普通员工来说，可以及时为他们提供与工作相关的信息，为其日常办公提供一个高效协同的工作平台;对部门领导来说，可以提供部门的相关信息，并可实时收集客户的意见和建议，及时反馈。

　　3.有效地组织和管理职员及其工作

　　在系统中为每个职员建立信息档案，需要时可快速地了解相关职员的信息;您可以确切地知道您的每一个职员的特点、专长、工作业绩等;深入了解到每个职员所进行的工作，所完成的工作以及完成情况;根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责，增强组织的柔性;根据业务需要以及职员的工作安排情况，将他们组织到不同的任务中;总之，实现领导与职员、职员之间的互动。建立XX财政局的组织架构，方便管理层对整个单位的掌控并提供一定的决策支持;

　　l人事公告、通知和发文的发布平台;

　　l建立职员卡片，职员资料集中管理，查询方便;

　　l任务的下达、执行自动化，提高工作效率;

　　l劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化;

　　l工会、妇女、员工关怀的建设和运行;

　　4.建立流程审批管理平台

　　自定义工作流引擎：通过IT技术，基于先进的工作流引擎，实现管理的规范化、标准化和高效化，通过流程的建立和规范，通过系统的流程数据分析，最终达到优化流程。通过流程优化，减少XX财政局办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值;基于今后全局工作流应用推广的需要，需要从安全和部署方面能满足XX财政局今后需求扩展的要求，做到行业领先。

　　5.建立文档管理和共享体系

　　有关的所有内部资料信息需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象;实时地了解到单位内外所发生的任何事情;知识、经验记录在系统中，避免单位的知识流失;方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率。将现有电子邮件系统整合到系统当中。

　　实现对单位范围内的文档进行统一管理、按照权限共享的同时，促进文档在单位范围内的利用、创新和信息发布，从而促进单位范围内资源的整合。

　　l将单位的所有文档进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能;

　　l建立统一的文档库，并且将管理权限细化到不同类别的资料文档;

　　l分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档;

　　l建立内部信息发布体系，使得新闻公告、人事任免、重大规章制度调整等做到及时有效的传达给单位所有相关职员;

　　6.综合事务办公平台

　　实现单位范围内的行政办公流程(如：公文管理平台、行政审批类通知公告、信息、文件审批发布)、代办事宜的动态管理等。

　　7.系统权限管理基础架构

　　系统权限管理：作为一个集团，不同的级别的领导需要有不同的系统信息进行相关权限文档的支撑和信息数据管理，实现个性化的信息需求。XX财政局的一般员工可以通过权限控制只能了解与自己相关的信息,部门领导通过权限控制了解到的是整个部门所有员工的信息,单位决策层通过权限的控制了解到的不仅是整体业务的信息,还包括研发,人事行政,财务等.系统通过一般用户输入的信息源,按照系统的权限,自动统计相关的信息,将数据进行汇总以报表的形式分别呈现给不同权限和角色的人,从而使单位不同权限的管理层对单位当前的现状快速作出基于客观事实的反应,满足不同权限的人对信息个性化的需求.同时作为系统维护而言，系统管理员可以通过授权给相应的子系统管理员和相应的模块管理管理员，由他们来维护各自组织架构里面的功能需求，系统管理员只要维护单位与下属机构的流程就可以。

　　系统分级管理：

　　针对单位多级、多层、多地办公的特征，系统今后扩展要求能做到分级系统管理员、流程分权、知识文档分权、门户分权、岗位角色分权、报表分权管理。