oa办公系统技术方案

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oa办公系统技术方案

OA有很多，它可以简化企业流程，使流程化，规范化，固定化，提高员工工作效率，提升企业的运营效率和效果，所以对于咨询行业来说，一款合适的是必不可少的。　　

一、咨询公司在过程中面临的挑战

　　作为咨询类公司的代表甲公司自创办起一直以高成长率、客户高满意度在快速发展和成长，其重要的成长动因是重视知识管理工作，但是在过去几年，鉴于缺少信息化的支撑工具，因此在知识管理能力的创新和提高上，遇到了各种挑战和困惑。

　　1、信息不对称成为知识创造价值的约束条件。

　　一群猴子和一群炒股专家，分别被封闭在两个会议室里，切断与外界的一切信息通道，包括电话、传真、网络，分配给他们同样的任务，那就是对股票的买卖进行投资，力争最大的投资回报。一个月后，我们惊奇的发现，猴子的投资回报率和炒股专家的投资回报率是接近等同的。上述故事说明对于咨询类公司，信息成为知识的约束条件，在信息不对称的情况下，专家和团队的知识是很难有效发挥，创造价值的。

　　2、隐性知识成为难以积累、复制、分享和管理的焦点。

　　在所有的知识中，人们可以通过口头传授、教科书、参考资料、期刊杂志、专利文献、视听媒体、数据库等方式获取的显性知识在企业中只有50%的数量，而另外50%的知识以难以表达的技能、技巧、经验、诀窍、价值观、文化深藏于个人的内心，是隐性知识。这些隐性知识随着员工的流失而流失，不仅造成了知识的浪费，同时也加大了企业对个人的依赖。

　　3、不能以项目为中心的知识管理，其价值产出率大打折扣。

　　4、知识孤岛分散在各个角落，给及时取用带来困扰。

　　5、知识的过度分享，造成机密文档泄密的隐患。

　　6、缺少指标和数据做支撑的知识管理，无法有效考核和进行激励。

　　7、知识处于动态变化中，如何有效追溯历史版本和更新最新版本成为难点。

　　8、群策群力在多数情况下需要集中会议，这种高成本的知识生产办法给成为知识创新的拦路虎。

　　二、借助名易，甲公司在知识管理能力上实现全面创新提高。

　　经过历时一个月的需求调研、数据初始化和上线推广，最终推动全员范围内，在以项目管理为目标的知识管理层面上实现了大的突破和创新。

　　1、知识电子化解决存储成本和分享效率问题。通过名易OA系统的部署后，甲公司结束了纸质知识存档，进入电子化时代，IS0文档和设计材料的都存入系统中指定的资料库，在电子化的模式下，不管人在何地，随时都可以通过BS的浏览器模式，查询所需要的材料和知识，分享效率提高了90%以上。

　　2、信息多源化给知识创造价值提供了便利条件，名易OA系统知识可按照项目为中心查阅，可以实时的查看与项目相关的所有信息源，包括项目资料，项目进度，项目产生的费用等，同时系统支持用户自定义资料库，模糊搜索，可随时按照知识属性不同归档到不同的资料。

　　3、通过隐形知识显性化、显性知识项目化，成功的实现了个人知识团队化、过程知识透明化，通过名易OA系统所有知识以项目为中心，与项目实现关联，因此方便设计团队，在以项目为中心开展工作同时，以项目为中心查询和应用知识，正是这部分知识的有效沉淀提高了知识的质量和关联度，并且快速复制人才，并形成企业的核心竞争能力。

　　4、知识采集的多通路化，在隐性知识显性化的同时，也提高了知识积累的速度，甲公司在日常协同办公的各个流程中，都可能成为有效的知识沉淀，如论坛讨论、流程审批过程意见、协同工作中的回复、制度表单、项目管理、信息中心、资料库的归档和发布、个人文档共享、外部邮件、要等等，确保重要知识无一遗漏的被采集到，从而大大提高了知识积累的速度。

　　5、知识有效授权和管控，确保有权限的人看到授权的知识，名易OA系统中部署了多维度的权限控制体系，从菜单、项目、模块、资料库、文档等，逐级都进行了权限技术处理;从组织结构、流程表单、协同工作、项目管理、各应用功能也都进行了权限技术的引入，确保对知识的增、删、改、查、阅、等分别授权和控制。

　　6、量化评估知识贡献，有效激励员工参与构建一个在一个个人知识受到重视并获得报酬的环境里，建立一个能识别隐性知识并鼓励雇员共享的文化，对有效的推行知识管理是至关重要的，甲公司通过OA系统中的个人行为记录，可以有效的看到该员工的对资料贡献数量等，从而有效的评估员工为团队创造的隐形价值。

　　7、知识版本可追溯化，从而保证知识的归档和学习清晰有序。

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