1、项目背景

            顺丰速运（集团）有限公司（以下简称顺丰）1993年诞生于广东顺德。经过十几年的发展，顺丰已经拥有6万多名员工和4000多台自有营运车辆，30多家一级分公司，2000多个自建的营业网点，服务网络覆盖20多个省、直辖市和香港、台湾地区，100多个地级市。2016年2月24日电，顺丰控股在深交所举行重组更名暨上市。

            随着全国速递物流业务的高速发展，顺丰速运每年都有不少于100个处理场地和仓储中心项目的建设，但是，顺丰速运网络全部采用自建、自营的方式；因此，在推进这些项目的建设和工程管理中，顺丰工程建设管理部门遇到了一些急需解决的问题：

            一是集团公司现有的固定资产投资管理为纸张卡片式管理方式，查询较为繁琐，很多数据由于长时间无人更新，无法动态掌握现实情况，给项目管理带来很多不便。

            二是目前固定资产投资管理都是在省公司和集团公司的层面，速递物流以前作为专业部门，仅仅是被动提一些业务需求和建议，并没有实质性的参与项目全过程的管理，对建设项目的掌控能力不强。

            三是在工程项目建设中，很多文件没有电子版，各省公司也只留存复印版本，而集团公司对此类批文大多都不掌握，这给今后的股份制公司的管理也将带来很多不便。

            四是由于各省暂无专业部门和人员，因此有关工程项目上报的资料标准不统一，数据不规范，亟待公司总部有一个标准规范的综合管理系统，对工程项目进行规范管理。

            2、需求分析

            随着顺丰速递物流专业化改革逐步到位，速递物流专业固定资产和工程项目的自主管理不断加强，顺丰工建部建议开发一套速递物流工程建设综合管理系统。该系统的功能主要实现：全国速递物流专业工程项目的电子化闭环管理，固定资产的信息化档案管理，投资计划的网上申报等等，旨在通过信息化手段，加强专业的管理力度。

            长期以来，多数工程，由于战线长，项目驻地分散、交通不便等原因，造成信息上传下达不畅、不及时，严重影响管理行为的落实，业主、总监办对现场情况的掌握受到了限制，从而制约了决策的及时性和正确性；随着信息技术的发展，计算机作为一种新的工具，已经对社会产生了巨大的影响。新的工具产生新的方法，计算机辅助工程项目管理已经成为一种先进、可行的新方法。利用计算机网络系统，可以大大提高信息沟通和数据采集的效率，可以把大量纷杂的信息进行有序的组织。新的工具也带来了新的思想。建立在计算机网络世界基础上的过程重建、学习型组织、知识管理等新思想纷纷被应用到实践中。

            3、 设计思路

            工建管理系统的目标是彻底解决顺丰全网络的项目繁多、驻地分散信息收集困难的问题，使全网的工建管理走向规范化。

            目前，顺丰工建的流程目前通过OA处理，无法对项目进行进度、成本、质量的监控、无法分类查询、汇总、数据分析等，目前在OA中各工程的数据是杂乱的，分散的。我们将通过与OA的结合，将这些信息分门别类的管理起来，并具备领导查询的功能，系统将各数据汇总、归类、分析、预警，使领导能及时、真实地了解项目的执行情况；对于顺丰工建综合系统具体的设计思路是：

            1、通过工作平台，将各部门领导、各岗位（角色）关心的内容按照权限提取到平台上，如：进度、成本、质量、安全的预警信息；各类汇总报表与图表信息，及时动态的展现在工作平台上，使各位领导已登录，就能看到自己权限内所关心的问题，这也叫做推式信息服务，把各类业务情况推送到您的面前；

            2、数据的采集，以任务驱动、流程导航，分散在各地的业务人员只需在系统内按照要求填空即可，系统的流程为自动将这些信息编排、汇总、对比分析、形成各类预警信息与分析数据。也就是说，将顺丰分散在各地的项目管理行为抽象提炼成“任务（指标）、角色、流程、结果”4个要素，建立以“角色”为中心的任务驱动机制，以表单为信息载体，以工作流为导航的数据传输、加工过程。

            对于任务的分类上，也叫做业务的分类上，我们初步设计是：

            1）通过立项管理、报建管理来完成项目的前期工作；

            2）通过设计管理完成各个项目设计图纸的审批、会审、设计任务安排这个过程，来完成图纸分门别类的管理；

            3）通过概预算，合同款的结算、支付来实现对成本的控制，建立结算不能大于支付、支付不能大于合同额、合同不能大约概预算额这么一条环环相扣的资金控制体系。任何环节如果出现异常，系统将在相应领导的工作评上发出预警信息。

            4）通过对招投标的比质比价、合同与预算的对比、合格供应商的评审、建立材料品牌等手段，实现商务管理的一体化，做到由项目查供应商、承包商，由承包商、供应商查品牌与资质，由品牌与资质确定是否邀标或者签订合同的依据。完善顺丰整个商务生态链。

            5）通过施工现场的管理，将工程进度、各节点的报审验收通过互联网控制起来，各管理人员通过互联网可随时监察各工地目前的进度、施工现场图片、视频等形象信息。

            6）通过以上五大方面，以流程为导航，系统将自动收集项目过程的各类文档与资料，汇总形成企业的工程档案。

            完成各个工建项目对管控的需求。

            4、 解决方案

            4.1.项目鱼骨图总览法

            顺丰工程建设指挥的决策中心，采用的是鱼骨图法，或者叫做 “因果图”法。其特点是简捷实用，深入直观。它看上去有些像鱼骨，问题或缺陷（即后果）标在“鱼头”外。在鱼骨上长出鱼刺，上面按出现机会多寡列出产生问题的可能原因，有助于说明各个原因之间是如何相互影响的。

            工程项目鱼骨图从不同角度和维度全面、快速、及时、正确的反映工程项目情况，以报表图表和直观图形界面展示，为项目管理人员和领导决策提供分析决策的第一手资料，辅助各级预警提示功能，将延期的项目、超概算的项目、合同价超付的项目等异常情况均进行分级预警。

            4.2.项目立项

            为了便于项目的管理，顺丰速运工建管理系统按照不同的性质把项目类型分为总部办公、区部办公、综合服务中心、培训基地、一级中转场等类型等；每个类型又有不同的获取方式如：自建、租赁、代建回购、BTO等。每个类型的获取方式下的设计阶段又不同，这个由管理员统一设置。

            （1）在投资计划内的项目或需要纳入项目管理信息系统进行统一管理的项目，需进行项目立项登记，建立项目的基本信息库。

            （2）项目立项有三个来源：年度投资计划表中列入计划的项目、“投标管理”模块中中标的项目、没有经过招投标的项目。

            （3）项目立项模块记录当前项目的基本信息，包括项目名称、项目类型、建设性质、建设起止年限、计划总投资、合同造价、工程地点、合同开工日期、合同竣工日期、实际开工日期、实际竣工日期、项目负责人等，由项目负责人录入。

            （4）项目负责人和相关成员必须经集团公司审批才生效，审批通过的项目小组成员可以由系统授权操作、查阅、管理该项目及其相关信息。

            4.3.前期管理

            （1）实现对项目建议书、可行性研究报告、项目立项批文等项目立项文件和信息的集中管理，相关批复的项目概况、批复投资、建设内容、建设标准和各类建设指标、批复机构、日期等信息通过表单录入，建立项目立项信息库，进行分类管理，实现多维度查询；可研报告与批文等资料文件通过附件上传方式纳入工程电子档案分类管理和查询利用。

            （2）按上述项目立项的信息管理方式，对土地招拍挂、环评、能评、地灾、压覆矿、水土保持许可、选址意见、规划条件、红线图、方案和初步设计施工图审查、消防人防及防雷审查、“四证一书”、质监安监备案、开工报告、验收申请、各专项验收报告、交竣工验收证书、预售许可证、产权证等等所有前期工作主要环节的各种项目报批报建与审查验收文件、证书等，按立项的项目进行分类管理，包括建立每个环节的关键数据信息供汇总查询利用、建立批件电子档案等，并与项目综合信息数据库、土地信息数据库等建立关联和数据共享、主动推送和更新。

            （3）根据项目类型，建立项目报批程序的模板计划，能够在模板计划的基础上进行节点的维护和删选，以及维护节点任务的开始、完成时间、责任人，形成完整的列表式工作任务计划，支持工作任务计划推送给责任人，责任人随时上报报批完成情况并录入报批信息、上传批件附件，要求上传批件的同时必须填写批复信息表单，或填写表单后必须同步上传批件，做到项目报批过程可监控、可预警、可查询、可追溯。

            （4）系统能自动汇总形成项目报建信息一览表，展示项目各环节的批复完成情况，在各环节点击链接或右键实时显示或调取相关批复信息和批件，供各管理层级及时了解、查询项目报建情况。

            4.4.设计管理

            （1）建立设计单位管理信息库（包括专业资质、设计力量投入、服务态度、履约情况、考核评价等信息），能关联设计单位参与设计项目的概况信息，为设计单位选择决策提供依据；

            （2）实现项目设计管理功能，记录项目设计的主要内容，以项目为单位集中管理相关设计计划、任务书、设计合同、设计文件、设计单位信息、设计负责人、主要设计参数、设计概算预算、图纸审查意见（会审、防雷消防人防等专项审查、专家审查等）、设计往来文件、设计交底记录纪要、设计变更、图纸分发记录、电子图纸等文件。

            （3）管理设计进度和设计质量，对完成时间节点和概算限额提出要求，提供设计进度一览，自动统计和分析计划与完成时间、滞后天数、原因等。

            （4）与项目综合信息库相结合，设计部门录入和管理规划设计方面相关的基本信息，如道路规划长度、红线宽度、房建设计参数信息等。

            （5）各类设计请示和任务书的线上送审送签、与设计单位和业主代表相互间的实时沟通并自动记录沟通信息，实现在线审查、会审并记录和生成审查意见，审查合格的设计文件自动归档、分发，提供查询和利用。

            4.5.投资管理

            投资控制是建设项目管理信息系统要实现的主要目标之一，系统通过建立从项目的投资估算、设计概算、项目预算、合同清单、计量金额、实际支付金额、审计确认额直至项目结算决算等涵盖工程建设投资全过程的投资控制关键数据点，对投资进行严格的控制与管理。

            （1）能够按照投资费用类别进行设置，费用类别能够按照层级关系展开及汇总。

            （2）投资概算管理中，能够按照项目投资估算要求，录入各项费用，并形成项目投资概算表。并能根据年度进行分解，形成年度计划投资表。

            （3）施工图预算管理中，系统能够记录预算详细信息和数据，与投资概算生成对应关系，既可导入已编制的施工图预算，又可手工填写预算数据，且能够将投资概算与各级进度计划实现动态关联，建立与费用科目体系的分摊对应关系。

            （4）项目投资分析方面，系统能够将项目投资概算、年度计划投资、施工图预算、招投标控制价（标底）、合同价、变更价、决算价、实际支付、结算及相关记录关联起来进行合同执行过程查询和数据分析，实现按照投资由大到小层层控制的原则自动提示和预警。

            （5）涉及费用控制的投资估算、设计概算等支持分解为工程量清单，收支计划关联资金流入、支出合同，动态生成项目各期资金收支计划，包括年度、季度、月度等。

            （6）提供各阶段各类型的单位工程造价指标的统计分析，提供四算分析表，为投资测算、施工图设计的经济合理性、投资决策分析等提供参考。

            4.6.招标（采购）管理

            （1）系统对招投标过程实行流程化和标准化管理，规范整个招标的业务流程和审批流程，实现网上招标功能，支持公开招标、竞争性谈判（磋商）、询价比价、直接采购等各种采购方式的线上和手工操作，支持招标计划、项目招标申请表及招标相关的内部审批流程实现线上审批。

            （2）系统招标管理功能包括招标计划、招标准备、招标请示审批、评标方法及组织、招标文件和任务书审批、投标供应商信息管理及分配用户账号、发布招标公告、投标人发送投标意向或报名、资格预审或后审、投标、开标、评标、定标、发布中标公告、发中标通知、查询各招标项目招标工作进展情况、监控投标人行为、监察监督等。

            （3）系统可以发布招标公告，招标公告可在集团网站、信息化平台网站、管委会管网和其它指定的外部招标网站同步发布。投标方可在线报名并上传资格审查资料（保密），支持网上投标和商务报价（保密）。

            （4）集团对投标单位实行准入制度，系统统一管理项目供方评估标准、统一审核承包商供应商资质，投标方必须先通过相关信息审查，并纳入系统供应商名单管理，方可授权分配其账户，通知其登陆本系统，查看相关招标信息、报名、下载招标文件和投标。

            （5）建立代理公司和评委专家信息库，记录相关基础信息，通过系统抽取代理公司、评委等，实现网上资格审查、网上评标工作，记录和保留相关评审意见和评分表、推荐表。

            （6）报名和投标截止时间到点，系统自动停止接受报名和接收投标文件，开标截止时间到点系统自动开标，保证公平公正公开，支持投标保证金、履约保证金的统计、查询、转换及退还等管理。

            （7）建立资审、招标文件、采购文件、合同等文件的范本，以供编制时引用。

            （8）支持自动推送或手工录入上传登记相关招标信息、投标文件、报价信息和中标结果等，记录并反映从招标计划到定标、中标通知整个招标实际发生的每个过程详细情况，可按权限查询项目招标申请表审批情况、报名情况、招标进展情况、中标候选人情况、中标公示、中标通知书下发等相关信息，对正在招标的项目进展和招标信息提供一览式快速查询。

            （9）建立承包商（供应商）信息库与合格供方名单，对承包商和供应商实行动态评估、分级认证，能够查询供应商的历史投标、中标或交易记录、考察评价记录、在建或已完工项目、相关履约评价等，为招标和供应商评级提供信息支持，方便采购方根据采购项目的实际情况找到最佳供应商。

            （10）提供招标监督功能，透视全集团的招标项目进程。

            （11）建立投标价格和清单价格信息库，为类似项目提供参考。

            4.7.合同与计量支付管理

            通过系统应用能进行有效的合同管理，建立合同的分类标准、编号规则，实行分类管理，提供全面的合同范本，具备电子合同水印、条码、加密等功能。支持日常合同履行相关事项的开展、支持各类型文档的上传下载功能，并能关联业务过程相关记录，便于检索与追溯，实现对各类合同模板的管理、合同基本信息登记、合同支付及扣款、合同变更、合同结算等的管理。建立将概算、合同、支付、变更、结算等全面记录和关联管理的系统，使管理层能利用多种分析报表，实时掌握合同履行情况，便于投资、合同预算、工程、财务等各方管理人员查询合同内容，处理变更、计量、支付、结算等合同管理方面的工作。能够对打包合同金额进行拆分、合并、自动归集等，对合同实现多维度统计分析和直观图表展示。

            4.8.进度管理

            （1）根据年度投资计划表，系统可实现对项目总体目标计划、年度目标计划、项目阶段进度计划（节点目标或季度月度计划）、分部分项进度计划（施工计划）的多级进度计划的编制和管理。

            （2）提供计划编制、计划审批、计划反馈、计划与实际对比分析、计划变更等功能。各级单位在系统中能根据项目建设各个责任主体进行目标分解并编制出针对各个责任主体的详细进度计划，在系统中定期反馈实际进度。

            （3）提供便捷的进度计划编制或导入方式，在基准计划编制审批完成后，工作周期内能自动提醒进度更新，能设置进度控制指标进行实际进度反馈。反馈方式多样，包括百分比、实物工程量、里程碑状态等，并可以通过手机端和电脑上传形象进度照片、记录未完成原因、需协调的问题等。根据进度层级由下向上自动汇总更新各级节点乃至整个项目的实际完成进度，支持进度计划对比分色显示，同时支持直接填报本层级计划实际开始时间、完成时间、完成百分比等。

            （4）形成丰富直观的实时进度分析报表、偏差分析报告、进度柱状图、分部分项柱状图，提供进度月报、总体进度报告等，及时对项目各级进度异常情况进行预警和滞后分析。

            （5）对不同的进度管理权限进行划分和设置，实现不同角色查询不同的WBS与进度计划。

            （6）可支持连接现场视频监控和移动端照片上传功能，便于实时动态了解现场整体进展进度情况。

            4.9.质量安全管理

            （1）按项目集中分类管理相关质量安全管理文件、检查整改记录、现场照片、会议纪要、会议台账、安全日志、检查通报、事故台账和处理报告、安全考核、特殊过程、隐蔽工程、关键部位、主要材料质量、主要设备安装、合格证书、质量安全检查记录和通报、整改反馈、第三方检测结果等文件，对应到项目，实现质量安全记录数字化、质量安全档案信息化，做到“整齐全面、分类归档、查找方便、真实可靠”，方便各管理层随时了解各项目质量和安全管理情况。

            （2）系统支持在线执行质量、安全事故的处理程序，保留处理记录并提供查询，纳入年度和履约考核，对相关处罚进行分类汇总，转入合同计量支付扣款。

            （3）系统提供质量检查和检验评定的相关规范规程，对相关分部分项进行质量检查时自动调出相应检查标准，系统提供第三方检查检测结果的上传、录入等，可对检查点数和合格情况进行统计，生成质量检查报告。

            （4）建立危险源点控制和责任台账、“三违”台账、安全隐患整改台账等，下发安全隐患整改通知单，提出整改措施限期整改；重大安全隐患部位和危险源实现照片或视频上传、动态监控、定期跟踪反馈现场预防措施和整改、处置情况；

            （5）提供“安全检查”和“安全教育培训”子功能，记录和管理检查时间、地点、检查内容、存在问题和处理意见、要求整改时间、实际整改时间等，记录和管理安全教育培训时间、教育培训内容、相关人员信息、持证信息、以及相关考试考核数据进行电子化录入、统计、存档。

            （6）集中管理施工方特种作业人员和特种设备的相关证书，检验情况、进出场情况、教育记录情况，证书到期提醒，实现证书动态管理。

            （7）建立安全事故报告功能，支持短信、提示方式等告知相关人。

            （8）相关联系单、处罚通知、安全教育、检查整改、安全会议纪要等建立标准模版，实行在线填报和签批、分发。

            （9）系统支持对施工现场的视频监控、照片拍摄现场上传等功能，实现对现场安全隐患或质量问题照片的实时实地拍摄上传，及时发现和纠正违规违章行为，防治重大事故发生。

            4.10.档案管理

            对日常办公形成的文书档案和项目建设实施过程中的文件资料按照《档案法》的有关规定进行收集积累、加工整理和检索利用，资料管理实现对项目档案的分类、收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作，工程资料以项目为单位，根据项目的特点和归档资料要求清单，有计划的组织文档。系统支持通过项目化的方法对项目相关文档进行半结构化的文档全生命周期的管理，集中管理电子文档。主要功能如下：

            （1）建立文档资料库，实现工程建设前、中、后期的资料管理，从项目建议书、可研、立项、招投标、勘察、设计、施工等直到竣工验收投入使用等全过程中项目内外部往来形成的文件，包括规则性文件、信息类文件、书函类文件、计划类文件、要约和承诺类文件、纪要性文件、审批文件、技术资料等，集中存储，并分权限共享、接收、传递、检索查询、归档、借阅。

            （2）文档管理包括基础设置、文档编制、记录、收发、流转、归档、借阅、查询、追踪等功能，系统严格按照权限进行管理，不能传阅的文件不能被借阅，能够借阅的文档，对其借阅和归还要有严格的审批和登记。

            （3）建立企业统一的文档模板，保证企业内文档格式的统一性，提高文档管理的规范性。

            （4）制定统一的编号规则，建立统一的企业文档框架体系，实现企业和项目文档的集中分类管理。

            （5）按照项目化管理方式，实现多单位、跨部门、多项目有权限控制的文档记录集中共享。

            （6）进行文档在线流转审批，并能够查阅历史审批记录，实现文档流程跟踪和追溯。

            （7）文档查询具备文档综合查询功能，能实现多条件文档检索功能。

            （8）系统能登记文档基本信息，定义文档目录、文件夹设置、文档存放位置、文

            （9）文档管理体现模板的重要性，包括制度标准，模板管理，档案查询。制度标准定义企业中相关管理的制度体系，进行分类管理。模板管理分为文档模板、文档目录模板。其中文档模板、文档目录模板建立企业文档管理体系目录，便于各个模块中文档的挂接。

            （10）文档管理能够支持多种图形、图像、文本和电子表格等文件的显示，实现在浏览实物文件时不再受文件格式的约束。

            （11）归档登记可以手工完成，也可由文件管理流程自动转入，系统记录所有的归档活动并要求归档单位和档案室确认移交凭单。

            （12）对归档文档由其密级决定一般用户是否可见，用户可通过档案号、标题等进行查询，找到所需档案后可向档案管理员发出借阅申请，由档案管理员审批并设定其借阅期限，对已到借阅期限的档案系统将自动收回。

            4.11.项目验收移交

            （1）建立验收移交应用模块，发起人在线填报验收申请和移交申请，上传附件，按流程审批，审核工作电子办公。

            （2）在线填写和生成交工验收证书，上传现场相关照片、验收纪要、问题记录及整改要求、竣工图、档案验收合格证书等，在线会签验收意见和签发验收证书，验收移交的前置条件必须满足，如档案已移交并验收合格。

            （3）可查阅各部门验收评价结果，跟踪问题处理情况。

            5. 实施效果

            1.实现了顺丰速运集团各个层面及时查阅工程进展情况

            物流建设工程，公司领导需要做出的正确、及时的决策，其决策的依据就是基于准确、及时的情报。如果项目的各种数据和信息，既不准确、又不及时，高层领导则无法做出及时的科学决策。在面临这种问题的时候， 高层领导只能要么将问题搁置一下——等待情况更清楚后再决定如何做。要么，高层领导就必须事必躬亲，亲自深入到问题的细节，只有真正掌握问题的实质后，高层领导才能够正确的决策。项目数据做到既正确又及时，是非常困难的。数据来源众多，彼此相互关联。项目的进度数据可能从项目经理得到，项目的成本费用数据需要从财务部门获得，其他的数据也许又有其他来源。更重要的是，如果原始数据采集后，经过多道人工处理加工后，就会出现非常严重的失真。我们必须认识到，到达高层领导的项目信息，未必是真实的，甚至是严重失真的。

            采用信息化手段将工程建设中每个主要环节的电子化，有利于各个层面及时查阅工程进度。

            2.实时动态了解信息

            很显然，各省市、集团公司对于项目的关注角度是不同的，因而对于项目管理软件也有完全不同的需求。下图表示企业不同的管理层次对于项目管理软件的不同需求：

            在作业层，项目管理软件是项目经理和项目团队执行项目的工具。

            在各地方公司，项目管理软件是固化各省项目管理体系的工具。

            在集团公司，项目管理软件是项目执行透明化、掌握数据科学决策的支撑工具。

            3.统一成本效益标准，为工程项目投资控制提供数据支撑

            正如战场指挥官必须随时了解下属部队的状况，高层领导需要掌控项目进展与绩效。但往往很多项目是“一团迷雾” ，项目在如何进展？项目是否完成了某项关键工作？项目是否达到了某个重要里程碑？项目现在存在什么问题？有没有影响巨大的风险？显然， 如果项目实施不能够做到“透明化” ，而是“一团迷雾” ，高层领导将无法掌握项目进展与绩效，无法预见到问题，只能被动接受项目的结果。

            由于各省地市暂无专业部门和人员，因此有关工程项目上报的资料标准不统一，数据不规范，亟待公司总部有一个标准规范的综合管理系统，对工程项目进行规范管理；通过业务、财务指标评判工程项目的效益分析，有利于统一成本效益标准，为工程项目盈亏分析提供数据支撑。

            4.规范档案整理，沉淀历史数据

            没有积累就没有进步，但是项目经验的积累相当困难。PM软件遵循 PMI 的项目级和组织级管理的理论模型，覆盖项目－项目群－项目组合的管理，项目管理不是在真空中进行的，项目级管理需要组织内部环境的支持，即组织级管理的支持。通过综合项目管理系统，最终形成每个速递物流工程项目的电子化档案存档，有利于规范档案整理，沉淀历史数据，为今后的工程项目建设提供基础。