随着人类社会的不断发展，科学技术已经进入了社会的各个领域，并以不同的形式改变着人们的工作和生活方式，使整个社会发生了翻天覆地的变化。在这种形势下，使计算机技术、通信技术、网络技术等技术应用到企业的日常工作过程中以迎合企业的实际需要是一种必然趋势，而(0fficeAutomation，0A)系统的应用正好能满足其办公网络化、自动化的管理需求，进而提高企业内部的管理水平，全面提升其办公效率。名易实现了行政办公管理、电子邮件管理、、人力资源管理、即时通讯与网络会议管理、合同与诉讼管理、个人信息与公共信息管理和系统管理等八大模块，并采用模块化进行处理，使其更加简便、快捷的投入使用。

　　一、协同OA系统的特点

　　基于工作流的第三代OA才能称得上是协同OA系统，真正的协同软件应该能够突破传统OA系统的限制，不仅能有效地解决传统的在上的难题，更需要能够以高度的协同性、集成性、可扩展性、可定制性来满足企业全方位的办公管理需求。具体地说，协同OA系统具有以下特点：

　　协同性、知识性、应用深化、可定制性、个性化

　　二、设计目标：

　　1.为用户提供一致的有效沟通和协同办公的环境，统一标准化平台建设，满足业务扩展需要，在统一规范下建立集团级及各二、三级单位门户应用，以及专业水平门户、行政办公门户、财物管理门户、人力资源门户等的建设;

　　2.实现集团级电子邮件、公文流转模块、合同及诉讼审批模块、信息共享与发布模块、知识管理模块、流程审批模块、项目管理和管理支撑等主要功能模块，实现办公无纸化、自动化、信息化管理，有效提升办公效率和资源共享程度。

　　3.对用户信息进行统一管理，能在各业务系统中的用户信息准备无误。同时，用户帐户要求统一，为实现不同业务系统之间的统一登录作为基础，并为以后新建系统提供良好的访问权限标准，根据员工所处机构、级别、岗位的不同在系统中被赋予不同的角色，每个角色赋予相应的权限，最终将人员的基本信息、登录信息和角色信息等综合并添加到系统中。

　　4.由于各业务的审批流程存在一定的差异，即使是类似的业务，在集团公司不同部门之间办理过程中也存在差异，而且随着公司不断的发展，有些业务的审批流程也会发生改变。为了适应各业务审批流程的变化，系统应具有功能强大的流程定制等功能。

　　5.为了保护用户原有系统资源，设计中要以对原有系统改造少、整体代价尽可能最低的方式来整合原有系统资源，降低项目实施成本。

　　三、设计架构

　　协同OA系统平台应该采用多层结构，包括表现层、应用层、应用支撑层和网络层四层。

　　1.表现层

　　表现层主要负责将与办公业务相关的所有应用和数据集成到一个管理平台之上，并以统一的用户界面提供给内部员工的信息系统，具有信息发布、信息查询及信息定制功能。

　　2.应用层

　　应用层可以实现自动化的协同工作，提升了工作流的设备及功能控制，实现安全有效的公文流转和工作流程，建立简明、快捷的工作平台，实现可个性化定制的工作流程及多样式的内容发布系统。

　　3.应用支撑层

　　应用支撑层为应用系统提供了众多的基本组件，用以组合、搭配形成各种应用系统，并且作为组件，还可以加入到现有的业务系统中，加强现有业务系统的功能。

　　4.网络层

　　网络层负责本项目中应用系统运行而配备的服务器设备及操作系统，将是某集团公司的基础设施。

　　四、功能概述

　　协同OA在功能上要求包括行政办公管理、电子邮件管理、知识管理、人力资源管理、即时通讯与网络会议管理、合同及诉讼管理、个人信息与公共信息管理、系统管理与监控八个功能子系统，各功能子系统由多个功能模块组成。

　　1、行政办公管理

　　会议、接待及值班管理模块，工作总结管理模块，领导日程管理模块，工作计划日报月报管理模块

　　2、电子邮件管理

　　邮箱容量管理模块，.统一认证管理模块，目录树形式多级地址薄管理模块，监控、统计、分析

　　3、知识管理

　　文档管理，文档内容标记与分类索引，开放性的数据存储，工作流定义脚本，多功能编辑

　　4、人力资源

　　人员信息管理部门，统计报表管理

　　5、合同及诉讼管理

　　合同录入上报、合同接收、合同审查处理、合同审核、合同查阅、诉讼管理

　　6、个人信息与公共信息管理

　　邮件系统、个人日程管理、个人文档、电子期刊、电子论坛