企业对工作软件进行过前期的调研分析之后，就开始进入软件提供商的筛选阶段。不过，对软件商的评测过程显然要比对自身需求进行分析来得困难的多。如果了解各个商场所能够提供的服务，以及各自产品的细节特征，我们有必要首先拟定一份需求提案。

虽然许多人觉得拟定RFP，也就是需求提案的过程太过复杂，而且牵连甚广，但是制定这个前提作业，总比注入工作任务管理软件之后又觉得不适合自身需求的状况要好许多。多数业内人士表示，RFP是保障企业挑选到最佳解决方案的关键。

根据多次经验我们可以准确判定，以下就是一份优秀RFP所应具备的五点功能。

（一）集成

一套优秀的工作任务管理软件解决方案应在功能上达到最优，并不给企业造成其他的额外负担。所以就要求它能够与企业中其它关键商业系统无缝连接，能够实现数据库信息的高度集成，以方便公司实现信息的共享。所以，工作任务管理软件厂商必须能够达到将他们的产品集成到现有的应用与数据库中。

举例来讲就是，客户地址信息能否即时在你的账单与中共享?Outlook中的客户信息能否被轻松导入到新的联系人管理应用中?能否从一个独立的订单录入系统中动态创建新的采购订单，并附上相应的联系记录?

这个集成问题，涉及到得技术问题较为复杂。所以企业应组织一批IT团队，能够参与该程序的拟定，并及时测试。

　　（二）移动能力

　　工作任务管理软件软件的功效就是为了提高不同部门(比如销售、市场、支持和现场服务)的工作绩效。鉴于有些职能与任务要求相关人员在现场完成，因此能否让他们通过移动设备来同步访问工作任务管理软件应用中的信息就成为了一大关键。

　　某些工作任务管理软件解决方案提供了离线数据同步功能。用户可在自己笔记本电脑上的本地数据库中添加或更改信息，并在回到办公室后将变更数据导入到主数据库中。此外，也有部分解决方案提供了实时应用访问能力(通过网络、PDA和其它移动设备)。

　　企业可以根据自身的需要进行考量。不过，建议最好了解一下每种系统都能提供哪些远程功能，这样你就能与相关用户进行探讨，共同选择出最合适的方案。

　　（三）行业定制服务

有许多工作任务管理软件提供商鉴于对某一个行业比较了解，所以会在某一或者多个方面有所专长，以方便对该行业的需求有一个全面的把握。因此，他们的产品对身处该行业的公司特别有价值–尤其对那些首次使用工作任务管理系统的公司。

　　那些具备行业专业背景的厂商可以向你提供更具针对性的指导建议，比如怎样实施才能充分发挥解决方案的潜力。同时，他们也能提供一套完整的应用，无需企业为行业的特殊定制而费神。在选择时，你可根据本公司所在的行业及市场状况来评估候选厂商在该领域的专业经验，咨询他们是否有专门针对你这个行业而设计开发的套装应用。同时还可根据自身特殊要求，咨询厂商是否可以完成定制服务，这对后期的延伸有比较深远的考虑意义。

　　（四）培训方案

　　这个培训包括对公司高层、销售人员、IT团队、基础员工等的全面培训。不过大部分公司一般都会选择先在销售团队中作试验性部署。而且销售代表通常都会对新技术持抵触态度。因为他们担心新技术会增加额外的工作负荷，而且从头学习如何使用工作任务管理软件软件会耗费他们宝贵的时间，他们宁愿把这些时间投入到进行销售活动、挖掘潜在客户上。

　　在部署工作任务管理软件前先进行充分的培训是提高用户过渡率的关键。因此，你应当在RFP中要求厂商提供详细的培训计划。一家能够在部署前、部署中，和部署后提供全面培训方案的厂商，可帮助用户更平滑地过渡到新的解决方案，尽快上手，并熟练运用到工作中。

　　（五）预留未来规划空间

　　技术更新是非常迅速的。而且企业也在不断进步中，对系统的要求也会与日俱增。随着目标和市场状况的变化，一年之后，你的工作任务管理软件需求或许已和现在大相径庭。因此，你应事先明确所选的工作任务管理软件解决方案是否具备可升级性与灵活性，以应对今后的变革或新需求的产生。

寻找一家对未来产品有良好规划的厂商十分重要。比如他们会对现有解决方案进行哪些改善和加强?他们如何判别应当添加哪些新功能?他们每隔多久才会发布一次新版本?的能力及服务水平，都会成为你衡量厂商实力的根本因素。

以上五个核心，就是工作任务管理软件解决方案中最为关键的几个元素。虽然事实工作任务管理软件，还有许多的细节问题需要考虑，但是只要牢牢把握住这五个主要框架，则大体上工作任务管理软件的选择都不会有大的偏颇。其他则是细枝末节的修改过程了。企业更希望获得更为完美的解决方案，那么从自身需求出发就不会错了。