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功能需求描述 系统主要功能包括：门户管理、文档、、、、信息发布、OA综合办公管理等管理功能。 1门户管理 1.1多级门户支持 支持按照企业的组织架构，灵活地为不同层次的部门和团队建立不同层次的信息门户，为其提供个性化的服务;而且这些不同层次的门户又应该有机地连接在一起，从整体上组织成一个多级的结构。每个门户的布局，包含左侧功能键，要求可以自由定义，以适合企业风格。 u公司级门户 公司级门户即整个江苏奥赛康药业股份有限公司一级的门户框架，为整个公司一级提供信息显示的OA平台和功能入口。 u职能部门门户 公司部门门户主要为公司的部门提供信息和功能，包括部门制度、部门职责描述、人员职责描述、部门团队建设、部门共享文档等部门相关信息、文档的展示。 u企业门户 企业OA门户即为江苏奥赛康药业股份有限公司所属公司一级提供的信息和功能平台。 u其他临时团队门户(主要为临时机构类门户) 这一级的门户为临时机构提供一个小的门户平台，让其内部的协作更为畅顺。 u个人门户 个人业务集中和个人信息发布。个人业务集中就是指通过面向员工个人的门户，把针对员工个人的任务、信息和功能集中在里面，方便员工利用OA协同办公协同平台系统的功能和内容，从而提高其工作效率。 1.2灵活调整门户的风格和布局 能够通过图形化的工具，灵活地调整门户的层次结构、门户网站整体的风格，以及信息和服务在界面上的布局。 1.3门户分级授权管理 可以将二级门户管理的权限下发给各企业、各部门，甚至各工作组相应人员，下级门户管理员可以根据本部门情况自定义门户风格、展示内容等。 1.4下级门户维护管理功能 公司系统管理员授权下级门户管理员门户维护权限，系统提供下级门户管理员维护本级门户功能，自定义门户模板，信息文档发布、展示等功能。 2信息发布平台 2.1新闻中心 新闻中心是用户快速了解企业内部信息的一个首要途径，也是让用户更好的获取的窗口。在新闻中心模块中，包括公告通知、公司新闻、媒体、图片新闻，支持动态图片，flash动画，声音图片，多媒体文件等格式。可实现图文混排，支持插入图片和网页代码。 2.1.1公告通知 通过系统门户网站发布江苏奥赛康药业股份有限公司公告通知，可以迅速将集团通知要求下达到事业部及下属企业，是下属企业快速了解集团最新动态。 2.2规章制度 规章制度页面是集团及所属各部所发布的规章制度集中展现页面，是集团对全体员工的政策制度宣传门户。 2.3企业文化 企业文化页面是公司企业文化宣传窗口。主要展现奥赛康理念、年度大事、电子报刊等三方面内容。 2.4公共服务区 公共服务区是汇集公共信息的一个平台，供大家浏览和查看。公共信息包括：行政支持、技术支持、常用文档三个模块。 2.5后台发布 信息栏目管理是对于前台展示栏目的维护。通过后台新增、删除栏目，前台展示菜单可动态显示、隐藏相应列表。信息分栏目维护，信息可在各栏目之间相互转换，并且可以多栏目展示。 信息发布管理是管理员对新闻、公示公告、通知、招聘信息、企业文化等新建和发布，包含新建信息、信息修改、发布信息三个基本功能。 新建信息是分不同的类型来对这些信息分类存储的。 信息修改是对已经发布的信息进行修改，然后重新发布。 发布信息是管理员信息发布到系统上。 OA办公软件系统提供后台信息发布功能，添加、删除。 可以为信息创建关键字，用于信息检索，快速定位。 2.6站内信息检索 n多种复合查询条件 能够非常迅速的根据用户输入的多个关键字和条件类型，定位信息的位置，而且支持从文件的正文、附件和附加属性中进行检索定位，使用户即时得到需要的信息内容。 n逐步定位检索 能够在原有检索条件的基础上，增加新的条件，逐步缩小检索的范围，帮助用户快速定位文件。 n信息检索权限控制 用户只能检索到自己有权限查看的信息。 3公文管理 3.1收文管理 收文处理包括外来文件的登记、拟办、批办、批示、传阅、归档等步骤的自动化流程处理。收文主要是来自内部及其他外部企业来文。 3.2签收登记与录入 收文处理的文档包括所有分红头文件(有文件号)和白头文件(无文件号)两大类。按类型(红头文件，白头文件)系统自动编制流水号。 对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供WORD编辑工具供选用、在编辑过程中能应用WORD参考相关文档并剪辑。 3.3催办督办 公文可以设定紧急程度，根据紧急要求的不同，可以设定提醒功能，提醒公文处理人员，各公文呈报人员可以通过系统手动发送提醒催办。 3.4批示 根据拟办结果，公司领导批示原文，填批办意见栏后返还收发员处理。收发员收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。 3.5归档 对原文和处理过程进行存档，记录原文历次修改痕迹(意见、结果等等)的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文包括附件等信息共同保存于文档库中。 3.6查询和统计 收文处理不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。 3.7发文管理 发文处理包括公司内部文件的起草、核稿、会签、审核、签发、校对、登记、打印、下发、归档等步骤的自动化流程处理，支持公司发文、部室发文等多种发文格式。 3.8拟稿 拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。发文处理流程主要有以下内容：拟稿部门，拟稿人，拟稿日期，核稿人，核稿日期，核稿意见，会签部门，会签意见，会签日期，复核人，复核意见，复核日期，签发人，签发意见，签发日期，成文日期，盖章人，盖章日期，分发人，分发日期，发文完成标志等。对文件字号，由系统按照一定的规则来自动生成。 3.9会签 支持会签操作，呈报部门负责人选择会签部门，各会签部门给予修改意见后，流程继续流转。 3.10归档 发文处理完成后，发文过程以及产生一切文稿，连同发文的实际文件可以根据需要的设置进行归档。 3.11发送 发文审批通过后，系统自动给发文时选择的主送部门、抄送部门发送邮件，文档权限也自动分配，收文单位人员可以在统一的文档分类目录下查看所有收文。 3.12查询和统计 系统提供多维度检索功能，按照发文时间、发文部门、发文编号、文档内容等条件检索。提供分析功能，形成报表输出或图表显示。 4考勤 形成每月考勤报表，有员工签字、部门负责人审核、人事部审核。 OA办公软件系统统计本月的考勤情况，以表格形式呈现，包括：迟到、早退、请假信息等，以及缺勤情况。 4.1请假查询 用于人事部门查询员工请假情况。 5综合办公 综合办公管理中要求包含会议安排、固定等模块。 5.1会议安排 会议安排是的重要功能模块，用户使用频率很高。包括4个页面：会议新增、查询、管理、参会人员反馈情况列表。 在新建会议时，工作人员录入会议名称，选择参会人员，选择通知方式。系统在会议召开前半个小时，自动向相关参会人员发送会议提醒。 5.2固定资产管理 具有相应权限的用户对公司固定资产的申购、审批、登记、固定资产各种统计。 实现固定资产的采购申请的流程化管理，根据预设的审批流程进行领导的审批。 实现固定资产报废申请审批流程化管理。 对公司资产进行折旧登记处理。 记录所有固定资产名称、规格、图片、购置等等信息。可对固定资产进行各种统计查询操作。 6个人事务中心 6.1待办事宜 用户需要处理的各种工作流向用户集中进行提示，点击流程标题即可进入相应的流程中进行处理。 待办事宜需要提供以下的功能帮助用户有效处理大量的流程审批工作： n不同类型流程集中提示：不同工作流，不同业务中需要处理的公文都可以统一提示; n紧急程度排序：系统按照流程的紧急程度、距离需要完成时间限制的长短进行自动排序，使用户更好地优先处理紧急的公文; n集成催办和督办信息：如果用户逾期没有完成任务，系统自动产生催办和督办信息，督促用户完成工作。 6.2申请事务 将个人日常经常要用到的功能在本模块中集中展现，如请假、异常申报等流程。 6.3工作汇报 集团员工通过此模块制定本年、本月、本周的工作计划，定时记录工作进展情况。员工通过此模块可以编辑和查看自己的及工作计划，上级领导可被相应的管理员授权查看下属员工的工作计划。 6.4用户设置 用户可以自行维护系统的一些个性化的设置，如：界面的设置，布局的排版，以及其他的一些个性化的设置。 6.5用户资料修改 允许系统用户修改本人基本信息，修改后自动更新系统中的用户信息，系统可以设置允许用户修改信息项。 7文档管理 在安全、科学的文件存储体系下，为员工提供方便、灵活的文件创建、管理、搜索和使用服务。本次项目针对要求包含以下内容： 7.1共享文档 用户个人所提交的知识文档，可以通过共享设置，将文档共享给某个个人、某团队，或者共享给部门用户甚至所有的用户。只有被赋予共享权限的用户才能查看到该用户共享的文档。对于在协同办公流程中所产生的文档，系统定义默认的共享属性，按照既定的规则归档后进行共享。 7.2文档管理 7.2.1文件目录树管理 系统能够按照企业内的部门结构、以及文件的分类结构等依据，以树形的目录结构对信息进行存储管理。 7.2.2文件分权管理 应该提供分权管理的功能，让各级部门能够有权限管理自己管辖的知识分类和知识领域，并且按照自己的业务需求管理分类、角色管理和权限分配。 7.3OA办公软件系统与Office集成 与Office能紧密集成，通过系统可以直接打开Word，Excel进行查看、编辑、修改等操作。 7.4签入签出管理 当一个用户签出文件进行修改时，其他用户就不能对该文件进行任何修改，直到文件被重新签入为止，这样就可以保证文件版本的唯一性。 7.5文档日志 对于文档的被使用情况进行统计，如：谁查看了该文档，什么时候查看的等相关属性进行记录。系统把用户在系统中的所有操作都记录在日志信息中，作为用户操作的跟踪、审计的基础数据。并且提供对这些日志的统计分析功能，方便系统管理人员进行分析和处理。 7.6文档评价 在其他用户查阅、使用该共享文档的过程中，可以附上自己的意见，对该文档的利用效果或者说该文档给自身的有用性做出个人的一个评价或者评分。 7.7版本控制 OA办公软件系统提供信息文件的版本控制功能，在文件审批和修改的过程中，系统自动保存文件各个历史版本和修改痕迹，以及用户添加的附加信息内容。除了方便信息的历史记录检索以外，还可以把文件回滚到某一个指定的版本，为防止误操作和恶意篡改提供强有力的保证。 7.8文档归档 公文、流程审批通过后，根据定义自动归档到相应文档分类下，流程发起者以及流程过程审批人均有浏览该文档权限。 文档通过专家的审核后，可以归档到知识文档库中。 已经归档的文档将限制其再编辑的权限。只有文档创建者才可以对归档文档进行签出再编辑。已经归档后的文档再编辑后必须重新审批重新归档。 8流程管理 8.1流程定义 通过流程设计器，能够快捷地实现各种复杂的业务流程。具体流程处理功能如下： n基于人员组织和角色设计的工作流 工作流中的参与者(流程的组织或角色定义)直接采用用户定义(人员，组，OU)方式，并可以在流转过程中充分体现客户的组织架构(比如用户所属部门、上下级关系等)。 n图形化流程模板设计 通过图形化工作流定制直观地描绘出用户的业务流程，实现了诸如顺序流程、分支流程、条件流程、循环流程、子流程等等多种流程方式。同时采用拖拉的方式使得定制流程更为简单，用户只需了解业务流程就可以轻松的定制出复杂的工作流程。 8.2表单定义 作为一个能够通用的工作流引擎所配套的表单设计工具，为支持目前可能需要支持的各种流转实例，表单工具需要根据不同的应用要求而非常的灵活。 8.3流程分类 集团工作流分类管理，按照部门职能、流程类型等多维度分类。 8.4流程监控 提供图像化工作流监控功能，以不同颜色或标志显示流程已审批和待审批的各环状态节、显示各环节处理人、等待处理时间等信息。 8.5流程提醒 n邮件提醒：实现对指定的工作流程处理任务发送邮件提醒的功能。 n短消息提醒：系统自动将重要性高、紧急性高的邮件、待办事宜通过短消息网关或短信群发器发给相关用户。 n即时消息提醒：通过安装在每台客户机上的客户端完成新邮件到达、待办事宜提醒。 n其它提醒方式：表单头标注为急件的，需闪烁或有特色地突出显示，可自动发送邮件提醒，并提醒文件名称、报送单位。 n个性化提醒：可为流程节点设置提醒，如2天为审批，自动发送提醒信息。并可定制的提醒方式包括：短信、邮件等相关方式。 8.6流程执行 n工作流执行 可设定的对工作流的执行包括提交、批准、拒绝、转发等。会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点，可以增加工作流执行动作。 n工作流审批 u通过邮件提醒直接进入审批页面审批流程 u系统待办事宜列表中选择要审批的流程进行审批 u支持智能手机安装客户端程序审批流程 u支持企业即时通讯提醒，点击提醒链接审批流程 n工作流批注 允许在工作流流转的过程中实时添加额外的批注者以保证实际操作者能够获得这些批注者的意见。 n并行，串行，串并行混合执行 支持工作流程的并行执行，即操作群组中的任何操作组对工作流执行了操作，工作流都会流转到下一目标节点。 支持工作流程的串行执行，即只有每一操作组都对请求执行了操作，工作流才会流转到下一目标节点。 可以设置适应复杂工作流程的混合执行方式，串并行执行在工作流程设计中交替使用以满足企业复杂业务处理的需求。 n流程加签 支持流程审批过程中，审批人新增审批节点。 n自动转签 支持当前流程审批人不审批流程，可以将流程审批权转给相关人员，或者跳过该审批节点，跳转到下一个审批节点。 n秘书代签 领导出差无法审批流程，秘书可以看到领导待审批流程列表，咨询领导意见后，代领导审批流程。并且要记录流程是领导自己完成审批还是秘书代审批，在流程审批结果中明确显示。 n超时自动跳转 支持节点超时工作流自动流转功能。这样可以确保工作流在处理的过程中不会因为过长时间的等候而被延误。 n跟踪和回溯 保留工作流流转过程中的所有信息和操作痕迹，供用户查询。 n自动提醒 对于请求的不同状况，设定了多种提醒功能以确保请求的处理不致延误。 n流程自动激活 可以让系统在运作的过程中自动触发请求，并且还可以根据前一个请求的实际状况对下一个触发的请求进行智能选择。流程自动激活的方式可以是一些特定操作，也可以是某个工作流流转过程中满足特定条件而触发另一工作流。 n流程动态维护 系统运行过程中可对全系统的工作流进行实时监控，支持对流程实例的日志记录、查询、挂起、恢复、终止、重起、人员替换等功能。通过配置可定时清除工作流实例历史数据、日志、历史模板。 8.7后续处理 n发文通知：在发文流程、公告通知流程等流程审批通过后，系统自动发通知邮件给相关部门。在发起流程时，申请者勾选发送单位、抄送单位。 n行政核准：将公文正文嵌套到公司标准模板，加盖公司或部门公章。相关工作人员加注公文编号、发文日期等相关文件信息。 n流程存档：在发文分发后或者流程审批通过后，根据系统设定将公文及附件归档入相关类别，存放在知识库中。 n记录单生成：系统自动形成文件记录列表，记载了文件的发送时间、标题、发送单位等信息，便于文书查找，同时支持打印。 n文件查询：文件可根据文件名、关键字、发文号、时间等进行组合查询。 8.8角色管理 流程过程节点审批支持角色管理。 8.9流程关联 针对某一事件发起的一系列流程可作为关联流程进行管理，对这些关联流程可以实现： n控制本流程的发起条件：可控制为某个流程审批结束后才可发起本流程。 n获取之前的流程审批情况：如审批结果、合同总金额、历次付款申请已审批通过的金额等。 n关联流程查询：提供多种查询方式，可方便地查询之前已发起过的关联流程：如条件检索、全文检索或链接方式列表等。 8.10流程委托 领导或工作人员出差时，为避免公文的积压可授权他人代理自己的公文。可对不同的公文类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。 离职人员的待办任务可由管理员通过异常处理工具进行处理，将其未处理的流程分配给拥有相应职权的在职员工或继任者。 8.11流程查询 用户可以按照发起时间、流程类型、标题名称等多维度查询自己发起、审批的工作流。 8.12统计分析 对流程运转的相关情况进行统计分析，包括： n最忙的审批人 n审批人统计 n流程审批完成及时率 n审批时间统计 n申请人统计 n流程启动次数统计 n运行中工作流 n已完成工作流 n关键路径挖掘 8.13流程范围 本期江苏奥赛康药业股份有限公司办公协同系统待开发流程主要包括以下几类： n自定义流程 属于全开放流程，表单内容、审批链可由发起人自行填写、选择。选择审批链时，可以自定义为串行审批、并行审批或串并混合审批。可以把常用的自定义流程保存为流程模板，方便日后使用。 n公共流程、业务流程 属于半开放或封闭性流程，表单内容、审批链均已做了固化处理。发起流程时，只需按要求填写表单中的内容，一般无需额外选择审批链。 日常通用流程： u请示报告批示单 u收发文流程 u请假申请 u用品申请 u印鉴申请 u合同盖章 u物资采购及处置申请 u固定资产申请流程等 投标方案中要有自定义流程设计方案，本期项目具体做哪些固化流程，在招标完成后需求调研阶段最终确定。 9信息交流平台 9.1邮件管理平台 江苏奥赛康药业股份有限公司邮件系统采用拓波邮件系统，本次江苏奥赛康药业股份有限公司办公协同系统需要与邮件系统整合，要求完全满足江苏奥赛康药业股份有限公司的下列邮件系统需求： n可以接收办公协同系统发送的通知、提醒和催办等邮件信息。 9.2短信支持 系统通过调用通短信平台提供的服务进行集成，实现短信通知，短信提醒，短信催办等功能。 9.3企业通讯录 按照江苏奥赛康药业股份有限公司组织架构图展示公司总部职能部门及主要下属企业人员，展示企业通讯录中的用户信息，多维度、多角度查询用户。 9.4内部论坛 公司内部的论坛。提供了一个交流、沟通、讨论的空间。可以根据需要设立不同的专门版块进行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等;也可以设立休闲专区，在工作之余用于活跃机关单位的气氛。每人能注册昵称，选择头像，发表帖子。 9.5调查问卷 可自定义调查问卷模板，通过后台发布调查问卷内容，调查问卷可以设置有效期，调查问卷可实现多种模式填写，单选、复选、文本输入等。调查问卷收集完成后，系统自动进行多维度汇总，得出统计分析报告。 9.6内部博客 员工可以通过内部博客自由发表各种文字、图片、声音、视频信息，以个人的视角，以整个互联网为视野，精选和记录自己互联网上看到的精彩内容，为他人提供帮助，使其具有更高的共享价值，促进企业的信息共享和交流。 10任务管理 任务管理功能重点是实现江苏奥赛康药业股份有限公司内部的任务协作管理，是为江苏奥赛康药业股份有限公司总部职能部门之间以及与下属企业完成企业任务协作或其它以任务化运作管理的企业行为进行团队协作而规划的。主要包括各企业间沟通，任务设立、任务计划、任务执行、任务变更、任务跟踪等整个任务生命周期管理。 10.1任务设立 填写任务详细信息，系统提供自定义申请表单，可以为任务指派小组成员，如负责人、工作成员、协助部门及人员等角色。 10.2任务执行 负责人填报任务执行情况，如：执行进度，完成时间等情况说明等。 10.3任务状态管理 任务状态分为任务未开始、按计划执行、即将延期、延误等状态，系统根据项目情况，给出状态提示。任务过程中各里程碑和各环节也需要状态提醒。 10.4任务统计 统计出某时段(个人、部门)的任务数量，完成情况;统计出某时段超期任务情况。 11个性化功能 11.1个人网络硬盘 为每个员工分配一个网络硬盘，支持资源管理器形式的操作。 11.2文件上传、共享、编辑 将文件上传到网络硬盘上，可设置共享人员，并分配共享人员的权限。 12系统管理 12.1组织机构管理 通过后台树形结构，展示江苏奥赛康药业股份有限公司的所有组织架构，定义企业总部、分支机构和各部门，形成图形化的管理组织架构图。通过拖拉的方式可以很灵活的定义组织单位之间的上下级关系。同时可以灵活的对组织结构、虚拟团队等进行方便的修改、删除、增加操作。并且系统提供组织机构及人员信息的导出功能。 12.2职务管理 集团员工职务管理，流程走向依赖于员工职务。 12.3人员管理 人员信息维护，包括人员基本信息，职务信息等各方面信息。新增、修改、删除人员，删除人员不影响该人员各业务单据，如：个人固定资产情况、领用等。各功能人员后台集中管理模块。 12.4角色管理 用户角色管理是管理员对此系统管理人员角色管理的平台。允许一人多角色，一角色多人。 12.5角色授权 角色授权是为角色授予或更改各个功能的操作权限，其中包括对此系统的权限和本工作流的权限。权限多维度管理，包括功能、操作、流程、数据等。 12.6委托代理 可以将本人的全部或部分角色权限，委托转移给另一个人。其中包括委托授权、撤销委托、被委托工作处理查看等功能。 12.7权限管理 权限设置是指针对系统内置的常用权限进行设置，可以灵活定制系统中例如：超级管理员、一般管理员等。以用户、组、部门为单位对OA系统中各个功能模块的权限进行设置，确保用户只能使用允许的模块。 12.8日志管理 日志管理是系统一个比较重要的模块，详细记录用户使用系统的情况，包括用户的登陆信息、离开时间信息、所进行的例如删除公文、起草公文等详细过程记录，系统管理员可以通过本系统对日志进行查询以及删除的操作。
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