采购管理信息系统

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采购管理信息系统

　　2005年，伴随名易各模块的成功上线，彻底改变了以往传统的管理模式。它通过各模块的协调运作，基本实现了人、财、物、产、供、销的统一，达到效率化经营的目标，从而大大提高了整体管理水平和科学决策水平。

　　ERP对物资工作的提升和改革创新起到了很大的作用。本文仅针对物装模块(MRO)与大家探讨一下在物资采购供应管理工作中与实际相结合还有待解决的问题和需要优化的流程。

　　目前胜利油田物资供应部门使用了多个系统、平台进行不同的业务操作,主要有ERP系统、三流合一系统、中国石化物资管理综合信息平台、中国石化信息标准化代码系统、动态考核系统、胜利油田物资供应物流管理系统，能否将这些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外挂系统，建立一个基于ERP的数据管理中心，这是今后工作中应该考虑的一个重点问题。

　　1.实现三流合一系统与ERP系统的整合。三流合一系统是ERP系统上线前物资系统自主开发的一套将信息流、资金流、物流统一的系统。2007年我们已成功地将其中的检验系统完全整合到了ERP系统中，在ERP系统中新增了质检模块。但是目前胜利油田非上市单位需求计划仍需要通过三流合一系统和ERP系统之间的接口进行转换，由三流合一系统的需求计划转换为ERP系统的销售订单，供应商二级网络入网范围的维护仍需要在三流合一系统中操作。有了前面质检模块整合的成功经验，我们有理由相信可以将非上市单位的需求计划提报及供应商主数据维护整合到ERP系统中。

　　2.实现物流管理系统与ERP系统的整合。近几年，胜利油田加强了物资配送工作的开展，并自主开发了胜利油田物资供应物流管理系统，该系统中实现了物资配送节点的可视化，有利于业务人员掌握配送物资的配送进度。在ERP系统中也有相应的配送模块，建议开发ERP的配送模块，以取代现有的胜利油田物资供应物流管理系统，实现系统整合。

　　(二)优化ERP系统采购业务操作流程

　　实施ERP后，从采购供应上已经明显感受到了其强大的综合管理功能，下面结合实际操作，针对某些具体问题进行探讨，便于进一步深化ERP系统的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。

　　1.质保金管理

　　随着胜利油田对安全生产的进一步要求和管理，作为物资采购部门，对涉及安全生产的物资要进一步加强管理，实施质保金管理制度。

　　目前质保金管理流程如下：

　　1)签订合同，在合同条款中对质保金给予明确注明;

　　2)对发票进行业务处理时输入质保金比率;

　　3)对后期质保金管理采取手工记账。

　　建议对该流程进行相应改进以增强管理：

　　1)建议在系统中合同签订环节就增加质保金比率及归还期限的字段，以便在系统中留有痕迹，便于对其进行控制管理。

　　2)开发质保金查询功能，建立完整的质保金操作管理台账(包括采购订单、物料、质保金比率、质保金起始日期、支付期限等参数)，以便准确、有效地进行质保金管理，提高业务效率。

　　2.库存管理控制

　　库存的管理重心是账实相符。而物资入库前必须进行相应的检验，合格品入账。因为检验等多种原因造成一些物资暂时无法入账，造成了暂时性账实不符，使业务人员无法通过ERP系统实时掌握库存情况，建议在系统中建立虚库存的概念，这里的虚库存是由质检中的库存和实际已经入账的库存两部分合计得出，通过虚库存的建立，可以使业务人员准确掌握物资入库的动态过程，以便更好地合理分配使用库存物资，为准确实施采购提供有力的数据支持。

　　3.客户化开发事务代码的清理合并

　　随着ERP系统在胜利油田的深化应用，系统中的客户化开发的事务代码越来越多，在客户化事务代码的使用过程中发现有许多代码功能类似，有的客户化事务代码统计数据不准确，过多的客户化事务代码也造成了ERP系统服务器的压力，降低了系统运行效率，应该针对客户化开发的事务代码进行清理优化，对于类似的客户化事物代码进行合并，对于统计数据错误的客户化事务代码进行优化，减少客户化事务代码的数量，增加其质量，减少ERP系统运行负担。

　　(三)利用ERP系统开展物流配送工作

　　物流活动，是一个物资采购、物资供应全过程的体现，它贯穿于整个物资采购供应过程。目前物流现状是：各部门只对本部门的物资配送任务负责，缺乏整理规划和协调。如何在ERP系统中实现物流管理模块功能，改善物流运作是今后进一步深化ERP应用时我们应该考虑和解决的问题。目前在ERP系统中已实现了物资采购管理、库存管理这两个物流主要功能。我们只需要思考和探索如何在ERP系统中建立物流网络、实现运输管理、配送管理等其他物流管理功能即可。对于库房发料物资在ERP系统中已基本实现了区域配送功能，但是对于直达物资的配送仍是空白。直达发料仅仅实现了与二级的结算功能，建议将配送的具体内容(如配送时间、地点等)在ERP系统中体现出来，系统根据所属区域配送地点直接传输到各区域配送中心，由相应业务人员进行下一步的配送工作。

　　二、ERP系统实施过程中物资采购供应的管理及控制

　　为了更有效地利用和发挥ERP系统强大的管理功能，提高油田物资管理水平，实现通过管理要效益、通过管理出效益的目标，我认为应在物资采购、供应两个方面加强规范。

　　(一)物资采购方面

　　物资采购全过程主要包括：需求计划的提报、汇总→根据汇总的需求计划充分平衡可用资源生成采购计划→根据采购计划组织采购→采购符合要求的物资→将采购的合格物资发放给使用单位→针对发放的物资进行售后服务。

　　个人认为，ERP系统中的物资采购过程中最突出问题就是审批环节过多问题：

　　框架协议方式签订采购合同需要三个环节：创建框架协议→建立采购申请→签订采购合同。框架协议审批设定为科室长、招标办、处领导三级审批，采购申请审批设定为科室长、管理办公室两级审批，采购合同审批设定为科室长、价格科、合同科三级审批。

　　非框架协议方式签订采购合同需要四个环节：ERP系统上传采购申请→电子商务下达询价方案→电子商务下载询比价结果→ERP系统签订采购合同。采购申请审批设定为科室长、管理办公室两级审批，询价方案审批设定为科室长、处领导两级审批，询比价结果审批设定为科室长、处领导两级审批，采购合同审批设定为科室长、价格科、管理办公室、处领导、合同科五级审批。如此算来，一份采购合同需要八级或十一级审批，如此复杂的审批环节，大大延长了采购合同的签订时间，增加了工作人员的无效劳动，降低了工作效率。

　　鉴于以上实际情况，建议优化当前审批流程，适当减少审批环节，达到既管理有度、又提高效率。

　　对于框架协议方式签订采购合同，框架协议审批设定为科室长、招标办两级审批，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、合同科两级审批。

　　对于非框架协议方式签订采购合同，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、处领导、合同科三级审批。

　　(二)物资供应方面

　　规范的供应过程应包括：物资需求计划及时、有效执行;物资质量监督检验;供应商动态量化考核。

　　1.充分利用ERP系统优势，规范对使用单位成本和投资计划管理

　　鉴于ERP系统已实现计划、物装、财务等各模块之间的信息共享，应该可以实现将某一使用单位实际工作量与实际成本消耗进行比对分析的功能。通过比对分析的结果就可以发现使用单位是否存在用料问题。通过不定期抽查，可以及早发现问题;对于存在的问题，应及时通报;对于相应的单位，应通过适当方式予以处理。并且，这样的分析可否在油田分公司层面进行，系统按照统一的模式调取数据，供油田领导参考决策。

　　2.将供应商动态量化考核与物资质量监督进一步结合

　　目前全局物资质量监督检查每月实地抽检一次，若供应商所供产品质检不合格，ERP系统将暂停该供应商资格，待复检合格后重新开通。而在每一份采购合同进行的供应商动态量化考核评分中，包含质量评分，得分情况是采购员自主确定，两者之间没有必然联系。可否通过系统设定，将两者联系在一起，这样一来，供应商动态量化考核结果将更有说服力和权威性，同时将强有力约束供应商时刻注重自身产品质量，更好维护油田利益。

　　ERP的实施使物资供应管理工作有了质的飞跃，实现了真正意义上的精细化管理，相信在ERP系统这个平台上，我们的物资供应管理工作将会越做越好，我们的物资共管理水平也会越来越高!

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