名易OA协同名易系统调研文档 公文流程

作者:名易OA协同办公软件名易OA系统项目组 建立日期:2011-05-18 最后更改: 版本:V1.0

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问卷填写说明

1.本问卷涉及到公文系统，包含：【发文管理】、【收文管理】、【签报管理】、【公文交换】、【公文督办】、【公文查询】、【公文统计】七项功能 2.建议以电子文档的形式填写，连同相应的附件，于2011年6月3日之前完成，经项目组负责人员审核后，反馈给名易OA协同办公软件名易OA系统项目组。 3.请认真填写该调研问卷，被调研人对所填写内容的真实性负责。

组织机构调研文档 一、调研准备 调研准备是调研前的准备工作，其作用是为调研工作正式开始前起到铺垫引导的作用。调研准确分为调研目的、调研意义、调研对象、调研时间、调研人员等。

1、公司公文系统调研此次达到的目的。 确定公司公文的收发过程； 2、调研此次达到的意义。 用于搭建公司公文体系，让公司在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书； 3、调研对象及时间、地点。

被调研人岗位负责内容调研时间调研地点调研人

二、公司公文系统调研内容 1、归档方式 归档方式有：系统导入的、手工扫描的； 档案的形成有可能有系统同导入的和手工扫描的合成一个； 档案需要检索功能：可以根据标题、文号等信息； 所以的文件流转后自动进入档案库； 公司和各部门独立使用； 公司及的可以查看部门及的档案库； 审批未通过的也要进入档案库；

项目组： 专业的档案管理系统、跟名易OA协同办公软件名易OA系统系统结合使用。

2、公文文号： 公文文号的维护在办公室 发文文号： 以公司名义制发，对内和对外发文，均由办公室编排公文字号，统一印发： 公文编号没有零，例如：天安发[2011]23号 天安发[年份]××号 天安函[年份]××号 天安办[年份]××号 …… 凡以部门名义在公司内部发文、并加盖部门印章的文件应由部门按以下形式编制文号： 天安财发[年份]××号 天安人发[年份]××号 …… 签报文号： 总公司办公室的签报字号为： 总办签[年份]X号 总财签[年份]X号 总人签[年份]X号 …… 山东分公司办公室的签报字号为： 鲁办签[2011]X号 鲁财签[2011]X号 …… 收文编号： 两个标准： B Q

项目组： 为了避免公文文号被废弃公文占用，文号的授予可以在行文的下发节点。文号根据规则自动生成，并允许修改。 3、公文流程： 1）发文管理： 特殊情况： 正文内容一样，流程一样，下发公司不一样，附件不一样，公司级文件管理员接收打印编文号时可以编写不同的文号下发。 公文带所有的附件，下发时选择不同的文号和附件。 公文类型：公司级发文、部门级发文、工作通知单，权限：拟稿人、办公室核稿人、公司级文件管理员，区别：部门级发文由部门编号、归档，选择部门级发文默认会到发起人部门文件管理员。 处经理意见只有部门内可见 只有部门内部有取消流程功能、过了部门不能有撤销流程。 封发形式有：封发、不封发、转公告，封发完成，只限分公司可以签收，部门不签收。 出部门后可以终止，终止后的自动进入档案库。 涉及到部门会签，选择部门，直接到部门负责人。

流程： 公司发文： 主办部门拟稿→处经理意见（员工级拟稿）→部门负责人初审→部门文件管理员→会签（手工选择）→部门文件管理员→办公室核稿（核稿人未定，可以会退给拟稿人，拟稿人要必须有部门总确认然后再到办公室）→办公室负责人核批）→公司分管领导或主要领导签发→文件管理员接编文号上报其他领导签发（手工选择）→文件管理员编文号转办选择办理人→排版人员（排版套红）→拟稿人校对→排版人员→文件管理员封发用印（需要转公告和封发并归档）

2）收文管理 收文的定义：外来文件的内部审批 特殊需求： 对于需要收集材料的先进入与归档目录，后续可以继续上传资料。

收文流程： 公司收文： 有关宏观政策、规定或涉及全局的文件：文员登记→办公室负责人拟办→董事长、总裁室阅批→文件管理员 涉及具体业务或急需批办的文件：文员登记→办公室负责人拟办→总裁室相关领导批示→有关部门承办→董事长、其他总裁室传阅→文件管理员 具体承办事项：文员登记→办公室负责人拟办→相关的部门承办→文件管理员 分公司收文： 文员登记→办公室负责人拟办→分公司领导批示→分公司文件管理员

3）签报管理 签报流程： 主办部门拟稿→处经理意见（员工级拟稿）→部门负责人初审→会签（手工选择）→公司级文件管理员→公司级领导→部门文件管理员（编号归档） 分公司签报： 主办部门拟稿→部门负责人初审→会签（手工选择）→拟稿部门负责人→分公司领导→主办部门文件管理员归档（无需上报总公司的）（需上报的）总公司受理部门文件管理员（可以会退到任何节点）→本部门分办（可以回退到拟稿人）→受理部门负责人签署会签意见→部门文件管理员→会签（手工选择）→部门文件管理员→公司领导→总公司受理部门文件管理员→分公司文件管理员（归档）→分办 4、电子签章： 电子签章两种情况，使用系统自带的电子签章方式：支持手写和系统印章调用，使用过程需要密码。 项目组： 支持文档和正文的盖章，而且有安全加密机制。 5、公文交换中心： 需要提供部门者 项目组： 保留公文交换功能，二期分公司的公文系统能用到交换中心，日常发文以群组方式发送。 6、公文字体字号标准： 公文正文公文管理员、文档库管理员可以查看修改痕迹，其他人员无权限查看 项目组： 公文中标题、文号、单位等内容需要按规定使用标准的字体字号，系统可以设置除正文外其他内容的字体字号的默认值，但做不到不允许修改。

分析：OA系统公文管理模块通过发文、交换、收文三步走轻松实现公文的网上流转。发文流程可以系统设置，同时允许手工设置。发文过程可直接修改正文，每一步都有痕迹保留，并可加签电子印章或者手写签名。

7、公文单样式：