工程设计院企业业务共同具有周期长、业务协同性强、业务范围广等特点,因此当工程设计院具有一定规模之后,就开始对信息化建设有着迫切的需求。 名易工程设计院项目信息化管理系统是经过多年实践而开发出的一款面向设计企业的全新理念的管理系统,系统采用互联网+项目管理模式,实现多个工程设计项目的统一管理。系统将项目从投标阶段一直到竣工的各个环节贯穿起来,并提供多种分析报表,使管理人员可以即时掌握项目的进展情况、发现的问题,并对项目中的各关键节点、流程进行控制,确保进度、成本、质量、安全可控。 下面我们来看下,名易工程设计院管理系统如何应对工程设计院的各种管理需求: 需求一:项目信息的发布、查询 对已经确定的项目进行立项,对项目基本信息进行记录。及时发布项目信息,使项目相关人员快速准确获得项目信息,以便进行工作安排。 系统如何做: 设计项目管理信息化系统通过管理模块,对项目信息进行管理,当项目立项审核完毕后,针对立项形成项目立项信息表,记录整个工程的基本信息。在项目立项信息表中可以新开工程信息的其他表格,比如工程进度表。同时项目信息表也为统计报表提供数据。 需求二:项目资金的计划与控制 在开工之前对所有项目做好资金计划,并对项目运行过程中的相关费用使用情况进行管控,以避免资金风险,提高项目利润。 系统如何做: 系统提供成本管理、资金管理模块,根据项目计划及工程合同,自动生成资金计划和资金支付计划,实现项目资金的计划管理,为整个设计院的资金计划及项目融资管理提供信息支持。并提供财务管理模块,实现项目资金的收付、费用报销、备用金管理等功能,使项目资金管理有计划、高效率,提高资金的利用效益。 需求三:工程项目进度任务下发及执行 项目执行过程必然是根据进度计划将任务细分,然后下发,最后汇总这样一个过程,因此希望通过系统使标准化、规范化的项目任务下发、执行过程得以进一步优化,以提高办事效率。 系统如何做: 系统的进度管理模块能够制定详细的进度计划表,可以多项目同时管理;然后与模块相结合,将进度计划进行细分,将细分任务下派到对应员工的系统中;员工根据任务进行项目相关任务的处理,并通过报告管理模块及时汇报自己的工作情况。同时,相关项目管理员还应该及时根据项目实际进度填写项目进度表,登记完毕后需要提交给本部门领导、综合部和财务部审核通过后归档。 需求四:项目执行过程的监督控制 必须按时按质完成设计任务,有效的监督控制机制是达到这一目标的保证条件之一,项目的各层管理人员可以及时了解设计任务执行状况,针对具体情况提出相应的解决方案。 系统如何做: 系统提供详细的业务列表及汇总报表,可以按照项目名称、项目阶段、项目关键属性进行多维度分析,为项目监管决策提供依据和有力支撑;提供系统预警功能,对一切影响项目正常运行的行为进行预警提醒,以帮助领导及时把控项目风险,并采取措施将其遏制;提供严格的自定义审批流功能,支持按照设计院的具体业务进行审批流程的个性化设置,支持多级审核,更进一步加强了领导的监督力度。 需求五:项目设计信息的确定及归档管理的需要 各个项目设计过程产生的大量信息,需按照一定的规则归类存档、存贮,信息涉及项目完成过程的各个环节,对于各项信息需要具备一定的安全控制能力,并实现项目信息的准确定位查询、利用等。 系统如何做: 系统的资料管理模块,实现了工程设计院内部各阶段的需求,业务单据中的附件也可以根据要求进行归档处理。支持对档案设置不用级别的权限,同时还能进行共享设置,在保证档案安全的同时,提高再使用率。 信息化管理是工程设计院先进管理理念的重要体现,先进的管理理念不仅仅一味追求工作量和效益,对设计院的科学化管理,对项目的科学化控制,对流程规范的管控,对人财物的合理分配,对减少成本和提高效率都有很重要的作用。
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