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人力资源管理系统的开发与应用

        随着国际化竞争的日益剧烈,XXX公司面临着更加复杂的市场环境和经营环境。企业的竞争已经由原来的资本竞争逐步转化成人才的竞争,一个企业中人力资源部门工作的有效性,已经成为促进企业发展的战略性因素。实施HRP(人力资源信息管理系统)也就成为企业适应人力资源信息需求增长、完善人力资源管理体系的重要而有效的途径。

        计算机用于人力资源管理在国外已有三十年的历史,其发展也从早期的单机电子表格管理为主到现在成熟的大型信息管理系统。现在,多渠道的信息源、网络化的数据分布、快捷易用的交互操作、智能化的分析决策等特点越来越成为衡量一个优秀人力资源管理系统的关键。

        一、人力资源信息管理系统的开发背景

        一直以来,XXX公司劳动人事部以及信息管理部门都非常重视信息技术在人力资源管理中的应用。不少部门都有相应的软件在应用,有自己开发的、有购买商品化软件的、有用Excel进行管理的。由于数据分散,人力资源信息不能充分共享,公司无法准确了解人力资源现状,无法对整个公司的人员基本状况、层次、分布、发展等进行有效管理、调配和监控。

        综合分析公司内部的人力资源管理现状,可概况总结为以下几点:

        、管理分散。人力资源信息不能充分共享,公司无法准确了解人力资源现状,无法对整个公司的人员基本状况、层次、分布、发展等进行有效管理、调配和监控。

        、整个公司的动态管理和信息交流较弱。培训管理、日常考核、人事异动

        等信息难以累积和分析,很难形成强有力的人力资源规范和规划。

        、由于没有有效的人力资源管理信息系统辅助管理,薪资、福利、保险等每月的核算须耗尽大量的人力成本,难以赢取更多的时间和精力去从事更深层次的战略性问题。

        为了解决人事管理工作中现存问题,我们设计了一套基于ORACEL数据库、功能强大的人力资源管理系统。功能应用的重点在:组织机构管理(含职位、岗位管理)、员工信息管理(含合同管理、培训的静态管理、绩效的静态管理、后备人才库)、报表管理等,以达到以下管理目标:

        1、领导层能够获得准确、详实的员工各类信息,及时了解、掌握本单位的人力资源状况,提高领导决策的效率和水平。

        、人事工作者从繁忙的事务性工作中解脱出来,释放出更多的时间从事人员的激励、培训开发等高层次的人力资源管理工作。

        、非人事部门人员(后勤部门、财务部门、审计部门等)能够自行查询一些权限许可范围内的人员信息,提高数据使用效率。

        、实现人员数据的分工授权、分头维护、数据共享,保证人员数据的有序更新、责任分明;避免由于数据维护不及时而造成的“死库”现象。

        二、XXX公司人力资源管理模式分析

        公司有限责任公司对下属机构的管理有多种形式。不同的组织架构,会产生不同的管理模式,公司的人力资源管理可概括为以下三种管理模式:

        集中式:在这种模式下,整个公司各级部门的人力资源管理需要协调统一的执行,公司总部拥有绝对权限,各级下属部门的人力资源管理严格受总部约束,是总部人力资源管理制度、政策的忠实执行者。

        分布式:在这种模式下,公司总部一是负责公司机关人力资源管理政策、制度与监督执行;二是对下属部门人力资源管理制度、政策的审核;三是宏观调控整个公司人力资源。各下属部门具有具体的人力资源管理权限,可以在集团统一政策允许的范围内根据自身特点制定并实施自己的政策与制度,管理相对独立。

        混合式:在这种模式下,公司总部对下属部门的管理既有集中管理(如分公司、办事处),又有分布管理(如控股、参股企业),公司根据与下属企业关系的紧密程度不同,而采取不同的人力资源政策和制度。

        三、人力资源管理信息化解决方案

        在上述三种人力资源管理模式下,信息化解决方案也有三种模式相对应:

        (一)、集中应用

        对于集中管理的集团型企业,集团总部集中存储分支机构的人员数据库,在分支机构本地没有人员数据库。集中式应用是一种基本应用模式,其特点是企业所有的数据集中存储,保证各分支机构数据及时更新。主要对象是管理绝对集中的集团型企业,分支机构人员较少的集团型企业。(集中式应用模式的系统配置图如下:)

        企业集中式应用模式按照复杂程度可以细分为如下两种形式:

        、局域网模式

        适用于单一组织企业,人力资源部多用户操作人员信息库,但数据量较小的应用模式。这种模式下,人力资源部的多个用户同时使用,用户只需安装HRP的

        客户端,根据不同的业务分配不同的权限。整个系统内部只有一台服务器,所有的要使用的服务组件都安装在这一台服务器上。

        这种模式下,只有人力资源部用户使用HRP系统,其他部门及员工无法操作人员数据库。

        、Web网络模式

        对于单一组织企业和管理绝对集中的集团企业,除人力资源部多用户操作人员信息库外,其他用户如财务部、行政部及每位员工(包含异地员工)均需要查看人员数据库信息。这种模式下,非人力资源部用户和异地用户的计算机无需安装任何程序即可完成操作。此时我们需要一台Web服务器。

        (二)、分布式应用

        适用于大型集团企业,下属企业自身有相对独立的人力资源管理权限。在企业各自独立的局域网内部署并运行人力资源管理系统,并定期将必要数据传递到上级企业的数据库中。分布式应用模式的特点在各下属企业的数据分开存储,各自在本地维护部门数据,公司总部可以根据对下属企业的管理力度的不同,采取每天报送(数据同步)或每月、季报送一次数据,供集团领导分析决策,以达到集团管理的目标。其系统配置的结构形式是:

        分布式应用的物理模式如下:

        (三)、混合模式

        适用于大型、管理复杂或多元化运营的集团公司。对于集团企业中管理力度强、人员少、网络条件具备的分支机构采用集中式管理,数据集中存储在集团总部。对于集团企业中管理力度较弱、人员多、网络条件不具备的下属企业采用分布式管理,定期将分布存储的数据与集团总部集中管理的数据进行汇总,供集团领导进行人力资源调配和决策分析。

        四、人力资源管理系统具体设计方案

        (一)、软件具体功能需求

        、灵活开放的体系架构

        系统开放的体系结构,保证各单位能够按照自己的实际管理自行设计、修改管理内容、编制各类报表、定义流程和模板、设置提醒条件等,真正满足用户复杂多变的管理需求,保证用户在组织机构、工资结构、绩效体系等发生很大变化的情况下,仍能够很好地满足使用。

        、强大的决策支持能力

        提供完善的图形统计分析功能,强大的报表制作和管理工具,利用该工具自动生成和汇总分析工作。用户可随意定制各种分析图表,并可与其它MS OFFICE文档结合形成各种HR工作报告,帮助企业领导进行准确、科学的决策,提升组织的核心竞争力,推进组织可持续性的健康发展。

        、分级授权管理

        系统提供的自定义分级授权,将人力资源管理过程中不同的角色联系起来,为普通员工、部门经理、企业领导提供了一个资源共享的工作平台,组织中的每一个角色都可以通过系统授予的权限完成相应的管理工作,可极大的缓解人力资源部门日常事务性工作压力,赢取更多的时间和精力去思考和解决深层次的战略性问题,全面提升组织中各个角色的满意度。

        、安全成熟的网络应用以及负载均衡

        支持XXX公司复杂的网络环境,满足集中式、分布式、混合式等多种数据存放和管理的需求;基于大型企业级应用设计,支持超过10万员工的数据管理维护;提供强大的安全控制功能,具有强大的系统承受能力和稳定性。

        (二)、系统架构的选择

        、设计工具的选型

        基于以上的综合分析,考虑到XXX公司具体的网络结构,以及软件的适应性、可维护性以及开发工具的特点等因素,系统确定软件模型如下:

        、数据库:ORACEL9i

        由于系统涉及的数据量相当的大,对数据的安全性以及稳定性,还有数据库本身的要求较高。可选用成熟的主流数据库产品SQL SERVER 2000或ORACEL9i;考虑到与公司其他系统的数据一致性,经研究确定采用ORACEL9i作为后台数据库。

        、开发工具:DELPHI7.0

        是一个功能强大而且高效的快速应用程序开发工具,也是企业级可视化面向对象快速开发工具。主要运用于数据库应用程序的开发方面,具有开发

        周期短,代码效率高等特点;其特有的MIDAS(三层)架构体系,能方便的把两层结构升级到三层。因此,开发工具选用DELPHI7。

        .软件功能层次模型图

        、MIDAS技术简介

        随着计算机的软、硬件及网络技术的发展,企业的需求也在不断地增长与变化。基于多层架构的分布式应用正在作为一种解决方案逐渐流行,MIDAS正是作为一种构造这种多层架构分布式应用系统而被推出的快速开发工具。

        三层是最简单的多层应用,它把应用程序分为:瘦客户端应用程序、应用程序服务器和远端数据库服务器。其中,客户端主要负责用户界面的处理;服务器端主要负责商业逻辑的处理,为客户端提供公共的数据服务,处理客户端与数据库间的数据流;远端数据库服务器提供关系数据库的存取与维护。

        是多层分布式应用服务包(Multi-tier Distributed Application Services Suite)的缩写,是由Inprise公司开发的Windows平台的中间件产品,它能够有效地利用DCOM、TCP/IP、OLE Enterprise和CORBA技术。MIDAS提供了一套高级组件、服务和核心技术,可以简化跨平台(Windows、UNIX、Linux)、跨产品(Delphi、C++Builder、VC、VB等开发系统可以协调工作)的多级分布式应用系统的开发。使用MIDAS可以建立“瘦客户端+应用程序服务器+数据

        库系统”的多层分布应用程序,它所实现的应用系统具有下列特性:

        ■跨平台、跨产品的分布式应用程序(通过支持CORBA标准的VisiBroker)。 ■为高效可用的服务器提供失败恢复(fail-over)的安全措施。

        ■公文包模式(非连接)的数据操作。

        ■智能缓冲更新。

        ■负载平衡。

        ■分布式数据库和事务处理。

        ■跨平台的瘦客户端应用程序或Applets。

        ■自动的数据库约束条件的传播。

        ■高速数据库连接。

        ■降低网络流量。

        ■高级冲突的解决方案。

        ■数据库连接Pooling或资源管理。

        五、软件功能简介

        (一)机构管理:

        、可完成机构的规划和设计,同时还能完成机构的撤消、合并和划转,满足机构改革的需要。

        、可灵活定义机构信息指标项,满足不同类型用户不同时期的管理需要。

        、可自动生成种类机构花名册、组织机构图、台帐和登记表、辅助人力资源预算和规划。

        、根据人员情况,自动生成单位、部门的汇总数据,直接反映企业发展动态。

        、提供强大的统计分析功能,能够从不同侧面对机构信息进行分析,以图表的方式显示和输出。

        (二)人员管理:

        、可根据企业需要增加、修改员工信息管理指标项,实现对人员信息全面、准确的管理。

        、提供对在职员工、解聘员工、离职员工等的档案管理功能,并可根据企业的实际情况增加、修改人员类别,如临时工、下岗人员等。

        、可保存、查询、浏览人员的多媒体信息,如照片、录像、声音、考核材料、证书复印件等,实现人员信息的立体化管理。

        、跟踪记录员工从入职到离职全过程的历史记录,包括职位变动、奖惩情况、学习经历、工作经历、培训经历等。

        、强大的查询分析和统计功能,为人力资源优化配置提供依据。

        、灵活定义各种员工登记表和花名册,实现输出形式的个性化和多样化。

        、提供对员工调配、晋升、考核、奖惩、培训、辞职、辞退等日常工作的流程化业务处理。

        (三)培训管理:

        、提供对培训机构、培训老师、培训教材、培训课程等培训资源管理。

        、部门、员工可以通过网络提交培训需求。

        、根据企业规划和需求制定培训计划。

        、提供培训活动安排,通过网络报请领导审批,提供培训信息发布功能。

        、员工可以通过网络浏览培训信息。

        、提供培训归档功能。

        、提供网上培训评估工具。

        (四)合同管理:

        、可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作。

        、可灵活设置合同管理中的报警条件,如合同到期、试用到期等。

        、系统可自动列出符合条件的人员,批量打印合同续签(或解除)通知书。

        、灵活设计和打印种类合同花名册、台帐。

        六、人力资源信息管理系统在我公司人力资源管理工作中的实施及应用

        (一)统一集团的数据结构,导入了原有Foxbase数据库中人员数据

        由公司劳动人事部机关人事科牵头,企业管理部信息管理科辅助搜集整理了人事部各科室具体的业务需求,设计基础数据库的子集划分和指标项目;根据国家标准,结合单位组织机构情况设计并建立单位的指标代码体系。数据库结构建立好后,总部将数据结构体系下发,各基层单位使用同一数据结构,保证了数据源的一致。统一好结构之后,技术人员把原有Foxbase等异种数据库中一万余人的人员信息全部导入HRP软件数据库中,充分利用了原有的信息资源。然后将人员数据按单位发送给基层单位进行维护,基层单位对原有数据只需进行简单的维护,就可将维护后的数据报送到总部,保证了总部数据的准确性。这样总部很快就建立了全部人员的数据库,为下一步的工作奠定了基础。

        (二)利用人力资源信息管理系统软件的报表功能完成年报工作及日常报表统计

        自2003年以来,由于集团主管单位较多,每年来自各个主管单位的报表任务非常繁重,这些报表每年还经常有一些变化,以前需要专业编程人员提前花费大量的时间进行程序更改,使用HRP软件以后,只需定义相应的条件就可轻松实现。报表数据汇总后,使用HRP软件提供的自定义报表功能,直接可以生成人事信息报表,大大减少了年报的工作量,极大的提高了工作效率。

        过去我们对整个集团的人员信息要做个统计,要把工作要求发到各个下属单位,各个单位根据要求清点人数上报总部,耗时费力,有些单位上报数据根本不准,而且等上级单位加总之后,下属单位的真实数据可能已经发生了变化。现在我们的统计人员在经过年报工作后,几乎不需要其他的培训,就已经能够较为迅速的使用HRP软件制作一张复杂报表,实现自动取数。

        七、人力资源信息管理系统在XXX公司公司应用后产生的效果

        人力资源信息管理系统软件在实际工作中的使用,从多方面改善了我公司人力资源管理工作的效率和水平,促进了人事管理基础工作的建设。

        (一)实现了人事信息数据的共享,解决了信息孤岛问题。

        过去,我们的一些统计调查往往建立在人工填写的登记表与汇总表的基础上,使用基于Foxbase的数据库后,即使各单位用软盘上报数据,仍然费时费力,数据不能共享。HRP系统建立后,充分发挥了网络技术的优势,各类数据信息全部进入公司服务器,各用户均可进行远程访问,并根据相应的授权范围,进行数据维护。

        (二)实现了办公业务的自动化,提高了办公效率与质量。

        人力资源信息管理系统在公司总部的使用中,实现了数据的按权限多点录入、分级共享、一方录入多方使用,充分实现了数据使用的高效和共享。同时HRP软件在功能设计上追求实用,满足急需,很多功能都是正好解决我们当前最困惑的效率低下问题。例如制作统计报表,极大的提高了工作效率。通过对人员库的检索、查询、制作各种名册和报表,能够方便的实现整个集团人力资源状况的统计和分析。规范了人事业务管理模式。

        (三)统一规范了公司人事管理工作中使用的各种报表。

        人力资源信息管理系统的建立,规范了公司人力资源业务管理模式、人力资源管理的日常业务。查询、统计、制作花名册、统计报表、领导审批等过程也可以在网络上实现。提高了整个管理系统和软件应用系统的集成度,彻底解决了“信息孤岛”,使企业内外信息资源得到充分共享。

        (四)提高了人事工作人员的基本素质与业务水平。

        系统业务流程的建立,对每个人力资源专业管理者提出了更高的要求,通过软件的使用,不断的提高人事工作人员的基本素质与业务水平,实现了决策科学化,决策靠数据,调研论证有依据,减少了决策的简单化、盲目化和失误。

        (五)具有巨大的推广应用价值

        企业人力资源管理系统从人力资源纵深管理的角度出发,结合特钢企业的特点,有效地运用企业内部计算机网络、互联网及计算机技术,将人事管理、数据分析有机结合,形成一套分析功能强大的分析决策系统。

        该系统能适用于国有大、中型企业,可在其它公司进行推广应用。与国内外同类软件系统相比,该系统具备了先进性、适用性和实用性,达到了国内外先进水平。在同行业中具有非常大的推广使用价值。

         


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