名易软件CEO胡建：应用OA实行已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。 误区一：自己开发

　　自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢?

　　首先，OA办公系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。

　　其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA办公系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的;

　　再次，频繁调整OA办公系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期;

　　最后，开发OA办公系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

　　因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

　　误区二：功能越全越好

　　只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么?

　　首先，容易造成功能闲置，系统空洞;

　　其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦;

　　再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大

　　最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

　　选购OA办公系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的鸡肋功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易的系统。

　　其实，就OA的功能来说，无论是联想、、名易软件、还是不知名的小公司，80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

　　需要注意的是，为满足中小企业客户小而全的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是看起来很美，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作

　　误区三：价格越贵越好

　　选择的OA办公系统越贵，可能发生的问题就越少?

　　首先，判断一个OA办公系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己;其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高;

　　再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费;

　　最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。

　　我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信一分价钱一分货，小心被奸商砸着

　　对中小型单位而言，我认为万元左右的OA办公系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如名易软件名易的OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为56980元，这些特点很适合中小型单位。

　　误区四：价格越低越好

　　价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻?

　　首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障;

　　其次，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

　　记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。

　　还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

　　误区五：系统越透明、开放、越自由越好

　　就是让一切都变得透明、开放、自由么?

　　开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。

　　为解决开放和保密的矛盾，好的OA办公系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，名易OA系统的OA权限管理就可以满足到这种需求。

　　误区六：系统应该完全符合单位的办公模式

　　如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里?

　　首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现;

　　其次，OA办公系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式;

　　再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理

　　因为OA办公系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。

　　所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

　　为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA办公系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

　　误区七：大企业开发的一定好

　　大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么?

　　首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念

　　其次，大企业开发的OA办公系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍;功能呢是大同小异。

　　再次，OA办公系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的;

　　最后，大企业开发的OA办公系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。

　　误区八：选一个OA软件来彻底改善管理

　　单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么?

　　首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA办公系统来让流程得到有效的执行;

　　其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成;

　　再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

　　所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

　　误区九：一步到位，一劳永逸

　　一步到位就能一劳永逸么?

　　首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中;

　　其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新;

　　再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。

　　任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

　　误区十：好的OA办公系统并不需要太多的服务

　　服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事?

　　首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的;

　　其次，OA办公系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会;

　　再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

　　其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。

　　总结

　　名易软件OA办公系统营销服务中心教你如何选择OA办公系统

　　选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是适用，买软件之前一定先问问自己，才决定购买

　　我为什么要用OA?

　　我用OA主要解决哪方面的问题?

　　我准备用这套OA解决几年内的问题?

　　我主要用OA的哪些功能?

　　哪些人、多少人要用OA?

　　我能承受什么价格的OA……

　　答案2：OA软件选型六步曲：

　　调研选型试用沟通和实施培训后期维护

　　一、调研

　　在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天，企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解，并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种最基本的需求，仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的，并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。

　　在产品调研方面要广泛撒网，重点捞鱼。首先，要尽可能了解目前市面上的所有产品，其产品资料也是越多越好，最好有演示盘，甚至试用版。这样，收集的产品资料才能更直观，也更方便我们了解其功能。其次，应带有一定标准、问题去了解各产品，这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来，也就是你们想通过OA解决些什么问题，试用前心中要有一个标准，不一定要形成书面材料，但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色，数量不菲，只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品，以备详细了解和比较，为下面的选型工作打好基础。

　　目前，国内知名的OA厂商名易软件OA，如果你想买一个功能比较强大、能实现深度数据交换领先OA平台，如果你想通过OA平台快速构建一体化管理体系推荐选用名易软件的这种平台型OA。名易软件OA是扩展性最强的OA平台,名易软件OA融入了管理思想，让你的OA从简单的工作流转变为真正的协同管理。名易软件OA能快速适应企业的管理变化，帮你构建一体化业务协同管理体系。

　　OA选型要看企业的需求。最能满足你的需求、适合你的就是最好的。

　　二、选型

　　有了前面的工作，这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了，但并不比之前的工作轻松，因为这些产品在主要功能实现上差别很小，就好比到了企业招聘的最后一关面试，取舍更难。以本人尚不算丰富的经验认为，应从以下几方面多加考虑：

　　①从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。虽然现在的OA系统都是通用软件，可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改，但选择不同的系统，对软件进行修改的幅度肯定是不同的，从而增加的软件成本也就高低不一了。从这一点上说，最好选择易扩展、易维护的OA。像名易软件OA就是扩展性最强的OA平台，同时融入了管理思想，让你的OA从简历的工作流变成真正的协同管理。

　　②从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。要从根本上解决服务的保证问题，应尽可能使服务本地化，这样有利于得到及时服务，而且服务费相对来说也较低，否则越来越高的服务费将成为单位的一个沉重负担。OA系统在企业的覆盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。所以OA软件一定要选择实施经验丰富、售后服务好的OA厂商。如名易软件、泛微等。

　　③从价格方面考虑，多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。

　　三、试用

　　做出选择后，就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，这也是OA系统的核心应用部分，由于信息部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少，光在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。以本公司的实施过程为例，虽然我们在开始公司范围内的试运行之前对系统进行了全面细致的测试，但在随后的一个月试运行中还是出现了很多预料不到的问题。

　　四、沟通和实施

　　运行中出现了问题要解决，就涉及到了与开发商方面的沟通问题。这就需要注意两点：一是内部问题，如果不是小型企业的话，一般实施项目的基层负责人员至少有两个，这里所说的内部问题，就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。否则，就可能在一些关于对按钮的使用习惯、页面的匀称美观等非重要问题上出现分歧，有的主张改进，有的说不改也行。这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改似乎无关紧要，但却无疑会对以后的沟通造成消极影响，使己方处于被动。二是对对方实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对软件不能解决的问题，要拿出相关理由，以方便我们对照查找资料，共同找出其他解决方法。所以一定要选择服务好，有实力的OA厂商，别因为便宜选择那些没有实力的厂商。

　　五、培训

　　培训有两个方面。一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。另外，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。

　　六、后期维护

　　日常运行维护中只要做到一点：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证OA系统的实施效果。

　　买软件就是买服务

　　在国外，卖软件就是卖服务的观点已经获得广泛的认同，国外的软件厂商主要以收取服务费的方式获取利润。而在国内，想让协同软件厂商依靠服务费来生存，显然还不现实。但是，卖软件就是卖服务这一核心是协同软件的内在本质却没有变化。当前，服务能力是协同软件木桶中的短板。许多企业为了能在激烈的市场竞争中生存下来，往往忽视对自身团队服务素质的培养，忽略企业服务能力的建设。

　　OA软件选型一方面要综合考虑自己的需求以及成本，另一方面也要考虑好OA厂商的实力、软件的易扩展性、易维护性、易用性等，能把自己和厂商综合来考虑一定可以选择到适合自己企业的OA。

　　目前，国内知名的OA厂商名易软件OA是扩展性最强的OA，易扩展、易维护，功能强大，性价比高。同时能轻松的与其它像HR、的小系统集合在一起形成一个大的协同系统，如果你想买一个功能比较强大、能实现深度数据交换领先OA平台，如果你想通过OA平台快速构建一体化管理体系推荐选用名易软件的这种平台型OA。(名易软件OA是扩展性最强的OA平台,名易软件OA融入了管理思想，让你的OA从简单的工作流转变为真正的协同管理。名易软件OA能快速适应企业的管理变化，帮你构建一体化业务协同管理体系。搜索名易软件OA进入官网)