|
名易软件OA协同办公系统项目交付实施交付之上线阶段
|
一、项目启动阶段1.1、交接①核心工作②项目文档③问题、风险、对策核心目的成果交付文档要求模版样例1此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。方向和目标不清晰，思路没有，关键干系人未分析，风险未预估，项目怎么能做的好？！1、了解客户核心需求，项目目标和项目范围，初步形成项目推进思路和推进策略；《A.1-名易软件名易项目标准实施体系_项目立项内部交接会议_模板2013V1.0》★2立项时的合同付款条件不是最终条件。与销售沟通并确认潜在更改的可能。2、了解客户关键人信息，以及关键人的关注点，形成关键干系人关系图；3合同中对实施功能范围表述不清。与客户方项目经理进行沟通明确实施范围及实施功能范围。3、分析项目总体风险，并给出应对策略。4合同中对客户组织的实施范围表述不清。5合同中有系统集成要求，但是对于集成的内容表述不清。引导客户为主，尽量往标准功能或实现成本的较低的方向引导。准备工作归档PMO文档要求模版样例6合同中明显有系统无法实现的功能要求。1、项目启动前必须有立项流程和内部交接；7口头承诺的内容实现成本较高。2、提前邀约相关人员。会议前1天，至少再和相关人员确认一次时间；8无法得户关键人的关键诉求。与客户高层进行沟通，抓住高层及老板的关注点，合理利用客户的内部资源。3、如无法安排面对面的会议，电话沟通亦可，后期需要销售和项目同事确认。4、参与人员：销售经理、项目经理，必要时售前顾问共同参与。建议项目经理上级参加项目交接会，共同探讨项目策略工作要点管理工具文件要求模版样例1、查看项目立项交接流程并仔细阅读合同A.查看合同的金额、付款节点与对应任务交付物B.查看合同规定的实施工作内容和范围C.合同约定的上线标准和交付物D.合同约定的验收标准和交付物E.分析实施的总体风险并给出应对策略在系统项目卡片中明确：1，总体风险和应对策略；2，客户方关键人信息；2、协调交接会议，并提交项目交接会议纪要A.明确并评估合同外的其他口头承诺B.了解客户方关键人信息和其关注点C.听取销售同事关于甲方项目背景的介绍D.听取销售同事关于实施及沟通注意点的建议3，上传《项目立项内部交接会议纪要》。1.2、邮件发送项目准备通知单①核心工作②项目文档③问题、风险、对策核心目的成果交付文档要求模版样例1此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。进行1.4、项目启动前现场沟通阶段时，客户无准备，达成的效果有限。在项目实施人员进场前，将前期能沟通、准备的内容都准备充分。要让客户方清楚了解需要事先做哪些工作、并做了准备，才能保证启动前沟通的质量。《发送项目实施准备通知单的邮件内容》★2客户方项目负责人及成员客户方无法明确。需要和客户沟通并让其认识到项目成员对项目实施的重要性。《附件1、名易软件项目实施准备通知单》★3初次沟通并且是电话或邮件沟通非见面沟通，比较生疏，不容易给客户留下深刻印象。需要表现得特别专业，已增加客户对我们的信任。《附件2、名易软件项目实施计划书模版文档》★4实施计划拟定与实际情况将有差异。我们提供的实施计划只是供客户了解和参考，具体的计划还有待和客户的商榷。《附件3、各模块调研模板》★5软件，硬件环境准备；对环境的要求，需要和客户充分沟通：客户有小、中、大型客户的区别，有时候小型客户连管理员都没有，外网IP也没有等等情况都会发生，中大客户可能会出现采购周期较长情况。针对不同客户采取不同的沟通内容和方式。准备工作归档PMO文档要求模版样例明确客户方项目负责人，并拿到以下有效的联系方式：1、办公室电话；4调研模板的发放。内容较专业，各个模块资料需要整理内容较多，客户难理解。根据客户情况分别对待。2、手机号码；3、常用邮箱地址。工作要点管理工具文件要求模版样例邮件或者书面告知对方项目启动的工作重点：1、邮件发送客户、抄送直接上级；1、组建项目组；2、联系结果反馈到PMI对应的项目卡片上。2、准备软硬件环境；3、项目实施计划的制定；4、调研模板的发放。1.3、电话沟通项目准备通知单①核心工作②项目文档③问题、风险、对策核心目的成果交付文档要求模版样例1此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。进行1.4、项目启动前现场沟通阶段时，客户无准备，达成的效果有限。1、邮件发送后，若无电话确认，对能没有收或没有看邮件；2客户高层不参与，不重视。多次与客户项目负责人电话沟通，明确项目启动前现场沟通和高层参与的重要性。2、对方查看邮件后，可能会有疑问，解答疑问。若疑问没有答案，对方的工作可能不会推进；3会议时间不断变。必要时请销售经理协调客户方的安排。3、约现场沟通的时间。4会议议程不明确。我方的项目经理首先要清楚要到达的目的，以及必要的议程，然后和对方项目经理沟通。准备工作归档PMO文档要求模版样例完成上个步骤的工作。工作要点管理工具文件要求模版样例电话与项目负责人沟通：1、将电话沟通的结果反馈到PMI门户的项目卡片上；1、确认对方收到并查看邮件，根据邮件的内容，逐一电话沟通并讲解启动阶段的工作要点；2、将项目启动前现场沟通的时间、地点、参与人反馈到PM门户的项目卡片上。2、约定启动前现场沟通的时间、地点、参与人。1.4、项目启动前现场沟通①核心工作②项目文档③问题、风险、对策核心目的成果交付文档要求模版样例1此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。A：我们内部交接和沟通的内容与实际情况有偏差，但未得到修正。错误或不完整的方向、思路、策略，只会把项目引向深渊。B：双方未达成一致，过程中反反复复，满意度不高，工作无效而返工。C：该明确的未明确，项目迟迟不能验收。D：项目启动会的细节未沟通或准备，导致项目启动会不成功：该参加的未参加，该讲的未讲，会议上双方僵持。。。一个不好的开始，客户怎样才能信任我们？E：项目组未成立、项目计划未确认，这样能开项目启动会吗？1、项目经理修项目的推进思路、实施策略，以及客户方关键干系人关系图。此工作结束后，这三个关键要素最好不要有方向性问题；会议结束后，需提交：1、《项目启动前现场沟通会议纪要_版本_日期》★2、推进思路、实施策略，以及客户方关键干系人关系图要清晰和明确，否则项目就不要开工，知道确认为止！2、《项目实施计划书_V1.0_日期》★3、让双方核心项目组非常清楚要做什么，要怎么做才能达成目标。3、《项目启动会议程_V1.0_日期》★3若为集团公司，项目实施的组织范围不明确。尽量往实施总部+试点公司，剩余部分我们指导的方式引导。准备工作归档PMO文档要求模版样例4客户实际需求的重心和范围和合同功能范围差异较大。若实际需求的实现与合同范围的实现虽然内容不同，但工作量差异不大，可以双方以项目备忘的方式进行置换。若差异较大，则需根据情况应对。1、提前约相关人员：客户方：项目领导、项目负责人、系统管理员我方：签单经理（必须参加）、项目经理、项目经理上级5项目重心不明确、项目目标太大。争取和项目领导或客户高层沟通，确定重心。若目标较大，则整体规划、分步实施。2、会议前1天，至少再确认一次。6客户项目组过于单薄。反复沟通，不同层级的沟通，项目组一定要完整并发挥作用。必要时发风险函。7IT没有系统管理员。最迟系统搭建前一定要到位，否则项目在搭建前暂停，直到管理员到位。工作要点管理工具文件要求模版样例8双方工作职责不明确。先明确共同点，差异点视情况分析，但此问题一定要妥善处理并达成共识。沟通要点：1、项目实施的核心关注点；2、项目实施的组织架构范围和功能范围；3、明确项目实施的方向和思路；4、明确项目组构成和成员；5、明确项目实施计划的阶段时间节点；6、沟通项目启动会的细节。1、会议纪要不需客户签字，但需上传项目门户、直接上级确认；2、计划书和议程的初稿先上传到项目门户，直接上级确认后，再需发送客户、抄送直接上级。1.5、项目启动会①核心工作②项目文档③问题、风险、对策核心目的成果交付文档要求模版样例1此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。A：未通过启动会的方式统一认识和方法，过程中需大量的沟通和协调；B：业务部门在过程中不重视；说明：快速实施型项目可以不进行，可以放在系统上线前带着处理。启动会的重点是会议前的准备工作。我们要达到的目的是：1、双方就项目目标、范围、组织保障和推进工作方法达成共识；2、通过客户领导的重视，客户方项目组每个人都能清楚自己的角色，及在项目中需发挥的作用和承担的责任；3、特别是，一般情况下项目实施的风险和误区，提前在会议上告诉大家，在项目过程中省去很多力气1、《项目实施计划书_版本_日期》；★2、《项目启动会议程_确认稿_日期》；★2高层不重视，未参加会议；或只有IT和用户部门参加务必能请到领导参加，否则可以不开启动会议；启动会议本身就是希望能得到很多领导的资源。3、《项目启动会PPT_日期》★3参与会议的人和具体做事情人是两拨人。问题等于没开，让这两拨人同时参加会议。准备工作归档PMO文档要求模版样例启动会前需确定的文件：1、《项目实施计划书_版本_日期》需签字确认；2、《项目启动会议程_确认稿_日期》；3、《项目启动会PPT_日期》。《项目启动开工确认单》启动会后，电子文档上传项目门户，直接上级确认，发客户签字。签字后纸质文档快递上海。★工作要点管理工具文件要求模版样例启动会主要议程：1、双方与会人员介绍主持人2、项目背景、目标、实施范围、组织保障甲方项目经理3、项目实施方法论、项目主体计划、工作模板、项目风险提示、下一步工作安排、理念导入培训（根据客户会议情况安排，可选）；名易软件方项目经理4、名易软件方项目领导讲话；5、客户方项目领导讲话；6、双方合影1、实施计划需启动会前双方确认，确认前先上传项目门户，直接上级确认后，邮件发送客户负责人、抄送直接上级2、会议议程和PPT启动会前，双方确认完毕。
信息发布：广州名易软件有限公司 http://www.myidp.net
|
|
|
|
名易MyOA协同综合办公平台
名易MyCRM客户关系管理平台
名易MyHR人力资源管理平台
名易MyIDP智能开发平台
名易MyIBP保险业务管理平台
名易MyHMS酒店综合管理系统
名易MyPM项目管理平台
名易MyTMS物流运输管理平台
名易MyVMS汽车综合管理系统
名易MyIMS贷款管理系统
名易MyEDU教育管理平台
名易MyPCS生产事务协调系统
名易MyWIDP微信智能开发平台
