名易软件名易协同免费版解决方案

　　2.1企业办公管理问题

　　u全纸质办公模式

　　存在问题：每年传真、打印和人力费用高昂，大量纸质文件既不好管理，也不便于查找;打印机、纸张浪费惊人;办事人员的日常工作中，大量时间消耗在文件的传递、校对、调整、打印中，人力资源浪费严重，而实际效率较低。

　　u纸质单据手工审批

　　存在问题：规模较大的企业，各项审批流程比较复杂，加之地域分散，导致审批时间过长，且使很多制度的落实无法有效监控，尤其是一旦审批流程中的某个负责人出差，则一个审批可能会拖上很长时间，工作会受到很大影响。

　　u电话、传真、EMAIL实现远程联系

　　存在问题：人员沟通效果无法保证，由于缺乏有效的沟通工具，只能通过电话、email等方式进行联系，沟通效果不好，结果无法有效保证，且成本高昂。

　　u大量的会议，无休止的讨论

　　存在问题：由于公司部门众多，地域分散，会议的召集费时费力，大量人员的来回往返成本高昂，会议决议的落实跟踪不易掌控。

　　基于此，为了提升公司管理，促进企业发展，企业需要利用信息技术，打破各种信息孤岛和资源孤岛，将各种经营主体紧密联结在一起，将多元化的业务过程和各职能过程集成为一个综合的信息管理系统，实现数据间通畅无阻的交换与运算，减少信息流转中间环节，形成企业办公、信息交流、的统一信息化，并给管理者提供一个通畅的了解企业、业务情况、发布管理决策的平台。

　　2.2系统总体方案

　　现代企业中有许多流程工作的执行是创造企业利润的重心，找出并且确认哪些流程是企业获利的主要核心任务，再将这些核心流程最佳化，以取得在市场生存致胜的竞争力，是企业在未来市场中能否持续发展的重要课题。

　　名易软件名易OA系统系统为企业提供办公解决方案，帮助企业在统一的平台上实现了对公文，销售，人员，项目，行政、采购等多方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高水平和运营效率。

　　协同办公可以辅助决策层即企业高层更好的把握企业发展方向、掌控全局、提高整体工作效率;使中间管理层更高效协同工作、资源共享、理清责任;帮助经营层的人员明确任务、督促执行到位。

　　协同办公解决方案的特点包括：

　　超越传统OA：不仅包含传统OA的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成，无需企业重复购置;

　　基于流程：建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新;

　　基于文档的：提供所需的完整的工具、存储库和共享借阅场所;帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理;让所有事件的信息得到存储;让企业信息得到沉淀和积累;让所有人都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共享;传播相关的资料给合作伙伴。

　　基于互通的：建立企业信息网状管理体系，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网;实现了应用的集成化，例如文档管理、邮件管理、协同工作等都是完全结合在一起的整体，跨部门、跨区域、任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。

　　任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、实现企业信息化目标的手段与工具。针对上述项目背景分析与信息化目标，企业协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间，用机制来规范行政管理流程和业务管理流程，用信息门户技术整合企业信息资源，用知识管理机制来进行知识资产的整理利用，打造企业六台合一的综合协同办公管理平台。

　　名易软件名易OA系统协同办公系统功能介绍

　　3.1功能特色

　　一、协同工作，把控全局

　　名易软件名易OA系统协同以人为中心、事件驱动、流程导航、内外互通、应用整合、集中共享的协同工作模式，解决了企事业单位日常工作中80%的事务、事件的处理，通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式，满足不同工作管理需求。协同事件发起、处理、归档一气呵成，满足不同工作管理需求，可显著提高工作效率和执行力。

　　二、，易用完善

　　全面遵循国家公文管理规范，兼顾个性化设置。支持国家13种标准公文种类，功能强大，体系完善，具备完善的成文、审批封发、传阅办理督办、公文交换过程管理功能，支持痕迹保留、手写签名、电子盖章功能，完全以用户实际应用场景和应用方式为导向，界面操作符合公文业务人员办公习惯，学习量小。

　　三、知识管理，集中共享

　　以灵活的文档管理机制把单位、部门、项目及个人等文档、信息一体化集成管理，并通过多级员设置和自由定义分类严密灵活的权限体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理，实现高效的知识传递、转移，是您团队能力提升的新手段。

　　四、信息互通，内外互动

　　首创邮件与协同的互通，实现组织内部系统和外部信息双向互通、互动，弥补了邮件系统流程单一、点对点、非集中共享的工作缺陷，大大丰富了信息的传递手段和处理方式。可将协同转发邮件、转存文档、转发公告，真正实现了信息传递内外互通，张弛有度，让您的信息活起来。

　　五、信息关联，集中呈现

　　通过名易软件名易OA系统协同提供的关联项目、关联人员的功能，实现了对信息组织高度集成和优化，把您工作中高度关注的人或事件的信息有效关联起来，集中呈现和管理，关联是信息组织高效的创新应用模式，极大的提升了信息整合加工的有效性，会是您的好帮手。

　　六、实时通信，移动协同

　　通过集成的实时通讯平台(GKE)，把对您需要的提示信息推送到您的桌面，并可通过信息转移的方式发送到手机、PDA等外设，实现了移动协同管理。同时也可通过在线QQ及时便捷的在线交流，信息传递，随时直达，大大提高您信息处理的及时性。

　　七、整合应用，消除孤岛

　　提供可选择的扩展功能应用插件，无缝安装后集成在标准产品中，系统提供痕迹保留、公章签名、综合办公、腾讯RTX等应用插件，满足个性需求。通过简单的参数配置，门户应用能将如名易软件ERP、NC、eHR系统、您的网站以及其他任何基于BS构架的系统连接在一起，从而有效整合信息孤岛，共享信息。

　　八、技术先进，安全可靠

　　采用BS体系结构，基于J2EE规范开发，同步国际的SOA和WEB2.0技术，跨平台、跨数据库、支持多种应用服务器。采用工作流、知识管理、互联网、无线应用等核心技术，同时采取国际领先的多层安全技术认证和安全管理机制，全面保障信息数据安全可靠。

　　九、快捷部署，易于维护

　　通过强大灵活的系统管理功能可实现组织机构、流程、岗位、职务、人员及权限配置，快速完成客户化设置和动态配置，通过表单模板和流程规则的定义，充分满足用户个性化需求，可融入您的管理思想和管理规范，构建真正属于您的协同工作系统。系统管理维护工具全面，具备远程升级、服务和维护功能，轻松方便，大大降低维护成本。

　　名易软件名易OA系统协同办公系统功能

　　标准配置功能

　　一级功能

　　功能描述

　　协同工作

　　新建事项、待发事项、已发事项、待办已办、超期督办、流程管理、条件分支流程、振荡回复、关联协同、流程节点

　　公文管理

　　收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办

　　电子邮件

　　新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、查找邮件

　　文档管理

　　我的文档、单位文档、项目文档、综合查询

　　日程计划会议

　　计划管理、日程管理、会议管理、我的计划、计划管理、日程事件、会议管理、资源查看

　　公共信息

　　公告、调查、讨论区、新闻、发布查看(公告、调查、讨论、新闻)、公共信息管理

　　人事档案管理

　　档案管理、业务管理、统计查询、自定义信息、日志管理、HR操作员管理

　　双首页

　　单位首页：新闻频道，公告调查，单位知识文档，最新讨论、领导日程

　　个人首页：常用文档、我的日程、关联人员、关联系统、关联项目、我的文档、我的模板、待办事项、跟踪事项、日程事件、待办公文、单位首页配置、个人首页配置

　　辅助工具

　　常用工具：员工通讯录、外部联系人、计算器、万年历、常用连接

　　个人设置：修改密码、个人信息设置、个人模板管理、关联系统设置、关联人员设置、关联项目设置、代理设置、信息转移设置、邮箱设置、关联人员、个人主页设置、个人风格设置

　　OA精灵：切换首页，发送协同、发送公文、切换到我的文档、切换到单位文档、登录设置、Office打通(Office2003和Office2007适用)、文件批量上传

　　系统设置

　　基础设置：组织机构、职务级别、岗位名称、人员及权限设置、自定义组设置、批量导入、首页及风格设置、工作管理权限设置、时间节点设置

　　应用设置：系统模板设置、节点权限定义、格式设置、公共信息设置、公共资源、邮件设置、常用词设置、项目分类设置、公文基础设置

　　管理维护：系统配置开关、消息清理、流程清理、关联系统设置、印章管理、分区管理、日志统计、自定义权限设置

　　泛组织应用：职务级次访问限限制、外部人员访问授权控制、系统组授权访问、自建流程分类岗位选择

　　公文应用：公文文号设置、套红模板、稿纸模板、公文基础设置、公文流程模板

　　3.2电子办公桌

　　名易软件名易OA系统通过双首页满足企业日常办公的基本需求。个人首页以人为中心，通过事找人、人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理。单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。

　　主要特点：

　　ü支持个人和单位双首页，分别展现出个人办公桌面和组织信息平台

　　ü支持栏目布局可定制，信息内容可定制

　　ü提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式，让协同系统的信息有机关联、有序呈现

　　ü提供全面功能入口和多种快捷操作方式。