OA办公系统还必须与管理层一起对报告的内容进行界定。有的企业喜欢对项目状况进行单一、直观的描述，利用绿(良好)、黄(注意)和红(问题)三种颜色来从整体上显示项目状况。如果看报告的人想要了解更多的信息，那么他就要到项目经理那里请教。

　　还有一些企业喜欢对项目状况进行全面的描述。如果看报告的人想要了解什么问题，那么他可以直接在报告中找到答案，而不必再去项目经理那里请教。下面让我们来看看很多OA办公系统提供的一般服务：了解项目状况并制成报告。

　　1、了解项目状况会遇到的问题

　　了解企业的项目状况看上去可能是很简单的一件事。OA办公系统只需要收集和整理信息，然后再制成报告就可以了。然而，同所有依赖于人力进行的活动一样，了解企业的项目状况也是看事容易做事难。OA办公系统在了解项目状况时可能会遇到下面这些挑战。

　　(1)时间问题

　　没有哪个项目经理能够在你需要的第一时间向你提供项目状况信息。1990年，我曾经和一名负责Y2K项目的管理员进行了交流，他告诉我说，收集半个月的状况信息要花费他至少八个小时的时间。如果是你要进行这项工作的话，是不是通常要把它安排在几乎所有工作任务的最后来完成呢?

　　(2)准确性问题

　　在很多情况下，收集到的信息是不准确的。例如，你可能已经注意到了，项目小组下一个月的工作计划同上一个月的工作计划可能是相同的，这说明报告信息的人只是把以前报告过的信息又重新报告了一遍。同样，你可能也注意到了，项目经理总是会报告说项目按照预计工期进展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。通常，即使信息准确及时，你也会发现问题，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常简要，并不能让你对整个项目的状况有完整的了解。

　　2、确定项目管理的价值

　　OA办公系统面临的最困难的一项工作就是确定项目管理的价值。这个问题是企业所有人和高级管理层最喜欢问的一个基本问题，又是最难圆满回答的一个问题。

　人们总是能够通过直觉感觉到项目管理的价值的存在，但如果要对这种价值进行量化，却不是一件容易的事情。这就好象是你眼前有一样东西，似乎伸手就能够到，但是你离它越近，它就变的越模糊不清。

　　当然，这个问题也并非完全无法解决。首先，可以依靠业内调查，寻找与自己的企业状况相似的公司。如果这些公司有办法确定项目管理的价值的话，自己公司的项目管理价值应该和它们也相似。

　　其次，按照每一个细节来计算项目管理的价值。例如，OA办公系统可以与不同类型的项目的项目经理进行合作，来确定项目管理的价值。可以考虑下面一些事项：合理的项目范围变化带来的价值;风险管理带来的价值;让客户估计一下项目管理为他们节省的时间。

　　第三，寻找项目管理的重复利用价值。这也需要得到项目经理的帮助。

　　我以前就曾经提到过，OA办公系统在很多服务领域还没有足够的经验，确定项目管理价值就是其中之一。对于很多公司来说，寻求有丰富经验的咨询公司的帮助不失为一个好办法。

　　3、证明自身价值

OA办公系统如果不能对项目管理的价值