(1)领导参与建立健全企业档案管理机构,档案信息化是一个长期系统复杂的工程,需要企业领导参与协调,建立一个强有力的组织机构,包括前期的筹备工作,软硬件的安装调试、技术人才的引进与培训、系统的维护等进行全面考虑,人员、资金、技术到软硬件的引进开发都需要进行可行性研究,进而落实资金到位,人员合理引进,配备,保证下一步工作的顺利实施。
(2)加强对档案管理人员的技术培训,为保证档案在信息收集、整理、校对,存档及使用工程中的准确、真实、完整。不仅需要档案管理人员具备过硬的计算机、网络应用技术,同时对企业本身生产流程、安全生产、环保技术,市场营销、售后服务、党政方针、国家的法律法规与企业相关的方方面面都要有所了解,准确把握社会经济发展的脉搏,及时收集准确判断市场信息,为企业领导决策提供有价值的资料信息,真正发挥档案信息的导航功能。同时提升自身思想政治水平尤其是职业道德的修养,以保证使用机密档案的安全性。
(3)做好基础管理工作逐步推进信息化管理进程。由传统的纸质文档、图片、胶卷向现代信息化管理过渡需要一个过程。档案管理的目的都是为企业生产、经营提供服务的,企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归纳进行指导、监督、检查,并积极与其他部门或单位予以协调,在档案信息转换、传输、储存过程保证其真实性、准确性、完整性,尤其在电子文件归档和管理过程中,需要注意做好著录和标引工作,按照国家规定的数据标准,统一著录项目,统一检索语言,规范制作数据,规范检索标识,以保证档案数据检索的准确与完整,对于过渡时期的传统文档不能及时处理的不能随便堆放,必须进行整理、分类、编号,原有的纸质文档、照片、胶卷等注意妥善保存,防止损坏丢失。
(4)注意档案信息化软件的应用开发,加快档案信息资源数据库建设。企业档案管理以前沿的应用软件为技术依托以网站作为基础平台,实现电子文件全文数据化,在网站上进行实时管理与应用,使档案信息资源数字化、数据库化,信息服务刚络化。信息管理自动化、信息建设法制化,使企业档案信息化建设始终在健康,有序的轨道上向前发展,为企业可持续发展提供有力保障。
(5)加强企业档案的网络安全性与文档保密性,保证档案信息化建设的顺利实施与健康发展。档案信息化的发展给企业档案工作带来了极大便利与快捷的同时,档案信息的安全性与保密性因其涉及企业的生存,发展与企业安危,也必须予以高度重视。随着档案信息建设步伐的推进,应进一步强化对档案办公用的计算机及其他信息设备的使用与管理,涉密档案的电子设备,自动化必须满足保密要求,涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离,用于处理企业涉密信息的计算机严禁上互联网,更不允许通过巨联网传递企业的涉密信息,为保证档案管理人员为个人私利透露商业机密,在对档案管理人员进行档案安全性教育与职业道德培训的同时,主管部门必须通过严格的奖惩制度给予约束。
(6)为了进一步推动企业档案信息化建设,尤其是发展缓慢的中小型企业.地方政府可以给予资金、技术、政策等方面的扶持和保障,进一步加快中小企业档案信息化建设进程,政府给企业以政策上的倾斜与保障,从长远来看受益的不仅是企业本身,企业的发展壮大可以推动地方经济的发展,缓解地方政府的就业压力,增加地方政府的财政收入。
总之,企业档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分,是档案管理工作中前所未有的一场技术革新,是知识经济时代的必然产物,档案信息化在企业管理中的应用与发展必将推动企业信息化管理的进程,更好地服务于企业的生产、经营及其他各项管理工作,在企业可持续发展过程中发挥不可替代的重要作用。
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