优化的业务流程

1.问题的提出

在企业的实际管理和运营过程中，采用手工处理工作任务经常会遇到这些问题：为了签发一份合同而在各个部门奔波，并且经常因为负责人不在而造成工作的延误；工作流相关资料不能有效和统一的管理；工作流的审批意见不能完整地保存并归档；工作流牵涉到的相关数据更新必须人工二次录入，甚而引发更多的待处理任务。

2.解决方案

传媒OA的解决方案： l各种简单到复杂的流程都可进行定义，如合同审批、订单流转、采购申请、任务安排等； l从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，快速设置符合企业规范的流程； l强大的自定义，便捷的设置，无需即可迅速适应业务调整； l电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。

3.模块架构

传媒OA强大的自定义功能可以让企业很方便的定制与业务规则一致的工作流程，流程将按照业务规则进行流转；传媒OA打通系统的各个模块，贯穿企业的内外资源，无论是员工，还是客户或合作伙伴，都可体验它带来的高效和便捷，共同参与企业的商务过程。任意模块都可调用传媒OA来完成相关的业务过程，并实现关联数据的更新，这样当传媒OA运作的时候就能带动其它的六个模块协同运转，并为工作服务。

传媒模块总体结构图

4.模块综述

由于工作流预先定义的特性，已设定的请求可以很容易的遵守相应的规则和实际操作情况。企业可以确信所有的请求都是根据规则和手续来输入和批准的，从而保证企业运作的规范化和透明化。

传媒OA可以对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作。工作流管理是提高组织效率的有效工具。 由于采用了电子化的方式处理工作流，与传统的纸张操作相比，每个请求都被可靠地保存而不会丢失。请求一旦被创建，就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人，无论是请求的处理还是信息的反馈都得以高效地进行，即便是相关负责人出差也不会延误工作的进展。同时，完全电子化的工作流保证了企业运作的规范化和透明化。

传媒OA提供强大的自定义功能，支持企业复杂的工作流设置。企业可对工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件，直至相对底层的表单和字段进行自定义，使得工作流的定义完全与企业的政策和实际运营相符合，而不必进行复杂的二次开发。

传媒OA同时也提供了可定制的浏览和报告的功能，用户可以对工作流的关键信息进行任意的定义以获得特定的报表。传媒OA的特性可以使用户获得非常灵活和丰富的统计报告以对相关的决策作出支持。

5.主要功能

■基础功能

定义任意形式的工作流程 协同OA软件强大的自定义功能可以满足企业对复杂工作流程的定义。在此基础上所有的请求都将根据定义的规则流转。

基于人员组织和角色设计的工作流 传媒OA与OA软件结合，对于人员在组织结构中的地位和角色将是工作流设计的基础。在此基础上定义的相互工作汇报关系将保证电子化的工作流程流转与企业实际操作相一致。

字段定义 传媒可对组成工作流信息表单的基本元素字段进行定义，包括字段名称、表现形式、字段类型和文本长度等。

表单定义 以字段为基础，可以编辑任意形式的信息表单，这些表单将组成工作流的基本要素。传媒OA提供多样化电子表单的定义功能。

目录定义 以目录形式存放工作流，对工作流进行规范化的管理。

动态定义群组 对工作流程的每个节点，可动态定义操作群组：

1、单独的操作者 2、多个操作者组成的单个操作组 3、多个操作组

对群组的条件定义可以是： 1、以部门、角色、安全级别、职位等条件定义 2、具体的人力资源 3、以表单相关字段即时所选的信息定义

多节点定义 工作流程从创建到归档，中间需要经历一个或多个步骤。传媒OA可定义无限的节点，满足企业复杂和多步骤工作流程流转的需求。

多路由定义 传媒OA支持多重复杂的路由定义。在每个节点上都会对工作流程的相关表单信息进行条件判断，自动选择路由和目标节点。例如对于不同的请假天数，需要报送不同的部门批准。

智能路由判断 传媒OA可以预先设置固定的判断条件选择路由，也可以设置根据流转过程中的信息变量值而确定路由方向，传媒OA可定义多重和复杂的判断条件。例如资产使用报后勤申批，如需采购，后勤填写的采购价格总额将影响到采购单的流转路由。

工作流执行 可设定的对工作流的执行包括提交、批准、拒绝、重新打开、归档。传媒OA会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点。

工作流批注 除了影响工作流流转的执行性操作，传媒OA允许在工作流流转的过程中实时添加额外的批注者以保证实际操作者能够获得这些批注者的意见。

并行执行 支持工作流程的并行执行，即操作群组中的任何操作组对工作流执行了操作，工作流都会流转到下一目标节点。例如对于某些公文的审批，当某一执行者缺席时，他的另一满足操作条件的执行者可代替他进行操作，从而不会因为人员缺席而影响工作流流转的速度。

串行执行 支持工作流程的串行执行，即只有每一操作组都对请求执行了操作，工作流才会流转到下一目标节点。例如合同审批，设定各相关部门都审批通过后流转到总经理处审批。

串并行混合执行 传媒OA可以设置适应复杂工作流程的混合执行方式，串并行执行在工作流程设计中交替使用以满足企业复杂业务处理的需求。

超时自动跳转 传媒OA支持节点超时工作流自动流转功能。这样可以确保工作流在处理的过程中不会因为过长时间的等候而被延误。

表单数据自动生成 表单的有些数据，不希望由人工输入获得，传媒OA可以根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据，并可以此作为下一路由选择的判断条件。表单信息格式定义 工作流流转的每个节点，操作组所见的表单的信息可能会有所不同。传媒OA对表单的信息显示格式和可编辑性等属性都可以进行自由的定义。

工作流信息全面归集 由于传媒OA与其他模块的协同，工作流程在流转的过程中可对所有相关的数据进行链接。例如合同的流转，除了合同本身，还可以将相关的客户帐户、涉及的项目等与其进行链接。一旦数据间建立了链接关系，通过任意一个数据点都可获得其他的相关数据。例如合同的流转被自动加入客户帐户和项目的数据库中，并作为客户和项目信息的组成部分。

跟踪和回溯 传媒OA保留工作流流转过程中的所有信息，包括： 1、原有即定义的表单信息 2、流转过程中由系统或人工方式添加的表单信息 3、各操作者、操作时间、操作类型 4、审批和批注意见 5、电子签名 6、其他与工作流相链接的信息，如相关的文档或项目。

自动提醒 对于请求的不同状况，例如新的请求到达、待处理请求、超时未处理请求、客户联系计划、请求递交被处理状况等，系统都设定了多种提醒功能以确保请求的处理不致延误。

流程自动激活 传媒OA的一个强大之处就是在于它可以让系统在运作的过程中自动触发请求，并且还可以根据前一个请求的实际状况对下一个触发的请求进行智能选择。

流程自动激活的方式可以是一些特定操作，例如会议安排中，参会者填写了订票和订房的申请，即自动触发相关流程。也可以是某个工作流流转过程中满足特定条件而触发另一工作流。例如员工递交了资产使用请求，流转过程中当判断资产库存不满足使用请求，会根据审批者意见自动触发资产申购流程，并生成相关的申购单，申购流程结束后会自动触发入库流程并生成入库单。

自动更新数据库 传媒OA在信息流转的过程中，会自动更新系统原有的相关数据库，这是传媒OA另一个重要的特性体现，通过数据自动更新，避免了二次手工录入带来的工作效率低下和失误的情况，真正实现和运营的电子化。例如交易、借款、报销、预算等请求会自动对财务数据进行更新，资产入库流程会自动更新资产库存量。

流程门户定义 通过与门户的结合，传媒OA实现流程定义的门户化，根据不同的信息门户设定不同的流程。

图形化工作流程 请求流转的过程中，可以利用图形化工具快速获取请求流转的情况。包括当前所在节点、节点操作者、所流经的路由和即将流经的路由。

流程动态维护 企业的组织机构和业务模式可能会经常发生变化，系统可以根据企业的实际需求灵活的定制相关的工作流程，方便企业进行各种工作流程的动态维护管理。 当工作流程按企业实际情况的变化而被重新定义后，基于原来工作流程规则创建的所有请求都将按照新定义的工作流程来流转。而这一切只需对系统进行简单便捷的操作就可以实现。

强大的搜索功能 可以设定多种条件对请求进行搜索，传媒OA与其他模块的协同可以使用户根据相关的、文档或项目等条件搜索请求。

■分析功能

固定报表 传媒OA提供强大的视图和报告。从这些报告中，可以对请求的内容、处理时间、处理质量等进行分析，为企业制定相应的措施提供决策支持。

自定义报表 企业所需的报表是多种多样的，传媒OA不仅提供固定报表，还提供报表的自定义。这些自定义报表的数据基于系统中的工作流程，由于工作流程本身也可自定义，所以自定义报表可以满足企业对数据提取和分析的全面需求。 ■协同功能

如果把企业比作生命体，诸如客户关系管理、人力资源管理、等是这个生命体的器官，工作流程就是连通所有器官并支持其运作的血脉。企业的相关数据通过传媒OA与各模块的协同工作被承载并被带向各个目标点，实现信息流、资金流和物流在企业内外部的无阻碍流动，并且在这过程中实现相关数据库的更新，从而完成OA协同商务系统对企业的管理和运营过程。