在中工作人员所接触大量信息来自于文档，通常文档信息的增加和访问是以指数形式增长的。每天都有高价值的内容通过企业网络在有交叉联系的小组间产生，对于工作中涉及的文档资料信息进行有效组织与管理变得越来越重要。所以说，建立一个实用、高效、方便的企业文档管理系统，对于提高工作人员的文档管理水平，提高工作效率具有重大的实际意义。

　　无疑，企业级文档管理系统的建设具有重大意义，但也是一项技术与工程实现上相对复杂的系统工程，其中包含了多方面、多层次的工作，例如：作为企业关键的应用系统如何与企业内联网的基础设施相连接、文档管理体系的规划、文档管理服务器设立、与其他应用系统的集成、用户界面的配置以及培训等等。我们认为，选择合适的文档管理产品、以及预先进行尽可能细致周到的系统规划是整个系统得以成功建立和顺利运行的关键。

　　目前，用户进行文档处理工作的主要特点是：

　　文档数量与格式类型众多，其中主要包括：各种公文与内部请示报告等工作文档、企业规章制度、受管、市场信息与分析、与上下级单位以及客户之间的往来文电、合同与财务报表、档案文件、业务知识等等，文档形式主要有电子文件、电子邮件、纸质文件、传真或扫描文件等等;

　　个人文档处理的主要手段是桌面文档处理软件MSOffice，特别是MSWord与MSExcel;

　　既有标准规格样式的文档，又有各种难以规定统一格式的文档，而且后者数量更多;

　　电子文档主要保存在个人PC工作站的硬盘或软盘中，或者保存在网络文件服务器中;纸质文档主要保存在各种部门文件柜、档案室中或由个人保管;

　　文档的共享、传递范围较为狭窄，特别是以能够大大提高文档处理效率的电子文档的形式进行的文档共享与传递，仍然主要集中在本部门内部或是在本地域。

　　文档在企业内部个人、部门之间的传递手段主要有：文件共享与拷贝、通过电子邮件传递，或通过打印成纸质文件，通过投递或传真发送的传统手段;

　　通过文件共享与拷贝、电子邮件进行的电子文档传递受制于网络带宽，不仅传递速度慢，而且重复传送、不能有效利用带宽;

　　文档处理工作重复性劳动太多，不能有效利用文档的内容;

　　缺乏文档一致性和版本控制的规范和技术手段，由于文档没有统一的管理，出现多种拷贝和版本的现象，不仅存储效率较低，而且容易出现混淆;

　　缺乏有效的手段，实现文档在部门和企业级的检索，以发现要用的文档;

　　文档安全性控制主要是通过企业规章制度约束的手段。

　　建设企业级文档管理系统，其主要功能目标是：

　　借助各种桌面处理工具和手段，实现个人电子化处理各种文档，主要是利用MSOffice或Lotus1-2-3Office进行文字处理和报表制作;另外逐步实现对各种纸质文件、传真等的电子化扫描和管理;

　　除加强个人办公工具的配备与培训、使用外，建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递;

　　层次化管理各种文档，如参考的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，以及进行主题词或全文索引，方便员工检索和查阅文档;

　　实现对文档处理周期的全过程管理，包括文档的创作、批阅、审核、发布、归档等各个环节;

　　实现文档处理过程的工作流自动化，如自动转发、自动催办、自动归档等;

　　对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新或有效的文档，定期删除或归档已失效或旧版本文档;

　　更有效地进行安全性控制，在加强制定和实施企业文档保密制度的同时，也同时以信息技术的手段对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理;

　　与企业关键业务处理信息系统集成，如与邮件系统、办公的集成，从业务处理信息系统中抽取数据或信息形成各种文档或报告等等。

　　从文档管理升华到:

　　文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量的和本企业特有的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。文档管理的职责就是有效地组织和规划文档，使文档的获得、归类、查找和提取更容易。