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如何让管理游刃有余 关注合肥OA系统控制职能
来源:名易软件控制职能与计划职能相结合

控制是管理的一项重要职能,是管理的灵魂,反馈是控制的基础,在合肥中,控制职能的运用也可以做到游刃有余。

一、合肥OA系统中控制职能与计划职能相结合

计划为依据,用计划来约束、控制,发现偏差进行反馈,再进行人工修正,然后是执行,执行过程中要采取措施,措施要有效,最后是结果,结果是上一轮计划产生的结果,又是下一轮计划制定的基础,周而复始。制订计划的部门有监督检查控制的权力,执行计划的部门有反馈的义务。按照计划的层次,从上到下逐级落实,从下到上逐级反馈。主生产计划是中心,其它生产计划是保证,计划的制订不能越级,是金字塔结构的,要一级对一级负责,一级对一级考核。计划的跟踪、检查、反馈是纠正计划的最好时机,计划的执行情况又是下一轮制订计划的基础。因此制订一个高质量的、科学的、切实可行的计划并不是计划人员闭门造车就能够实现的,必须靠集体的力量,必须来源于实践并应用于实践。制订一个好的计划不容易但却是必需的,体现了管理的层次和水平问题,也体现了部门之间的协¬作问题,合肥OA系统使大家在一个平台上信息共享,相互提醒,向更高的目标循¬环往复。

二、合肥OA系统的控制灵性和艺术

在整个合肥OA系统里,从另一个视觉观察,通篇都在叙述管理哲学和管理思想,其逻¼¬关系叫人感觉其理论与实践的完美结合,计算机管控艺术的原¬则性与灵活性完美结合。因为注入了管理思想,合肥OA系统也就有了灵性。合肥OA具有严密的计算逻¼¬和超强的控制能力。其中的每一个环节都是环环相扣,分工明确。合肥OA系统的控制是通过“核对”来实现的。下一级单据要核对上一级,以利于上级对下一级的控制,下一级对上一级的追溯。从订单提报到BOM录入,到工单、请购单的形成,每一个操作都有来源;车间领料要核对工单、外购入库要核对采购单、车间入库要核对工单、销售要核对订单,每个动作都有原¬因,下游要核对上游的数据,否则无法归集,形不成闭环,脱离了计划、实施、监督、控制、总结、考核、提高的管理哲学。上游没有源,下游就没有水,合肥OA系统整个供需逻¼¬很清晰,你可以不去核对上游,你将失去追溯的权力;你一方面可以简捷灵活,在另一方面你必受繁杂和僵化的制约。你想最后得到一张喜欢的报表,必需你去维护基础数据做支持,你有所得就有所失,要想使用好合肥OA,都是你自己的问题。

合肥OA是计算机科学、数学、管理学、逻¼¬学等学科的高度集成。这个信息化的代名词,的泊来品有强大的功能解决手工不能解决的问题,特别是重复性的工作,你的管理控制能力有多少,精力有多少,管理成本有多少,管理水平有多高;你就可以把管理的细节定位在那里,管控的额度设置在那里,比如工序的控制,定额的控制等,系统永远会叫你在这种自我矛盾的心理中取设。对细节管理的收放自如,合肥OA能做到,人工做不到,因为计算机程序是通过操作指令合成的,随着知识的渗透,许多合肥功能趋同。如果你是一个聪明的管理专家,一定不会和计算机较劲,会明智的有所为有所不为。合肥OA系统以最大限度的量化来解决定性的问题,它不像企业哲学那样虚无缥缈,是看得见摸得着的操作平台,它告诉你企业管理中哪些是应该做的,哪些是不该做的,两种方案只选其一,绝不会模棱两可提供似是而非的答案,它是具体的,对就是对,错就是错。输入数据时,输入的垃圾,输出的绝对是垃圾,每一个操作都有来源,产生的每一个错误也都有原¬因。它的思路每时每刻都很清醒,真理正确永远在它那边,错误都属于你。合肥OA很耿直,它的分析报告也很公正,汇报时绝不添油加醋,更不会修饰语言的感情色彩,如果论其人品当属上乘。

在长期的生产计划管理、进度控制中,也许人们积累了大量的经¬验,比如“中庸之道”,“经验公式、保险系数、定额”,“以不变应万变”,“学会弹钢琴”,“无远虑,必有近忧”,“做计划要长短结合,进退皆宜,左右逢源,做到不积压又能保证生产”,“做到刹车时软着陆,扩产时启动迅速”等等。有时组织生产真的就像排兵布阵一样,那些先,那些后,那些打穿插,那些作伏兵,那些做机动,粮草、弹药如何保证,才能确保战役的胜利。擅长搞综合平衡的人,决策时总有海纳百川的胸怀,高瞻远瞩,把过去、现在、未来进行精心的策划,坐如石佛,动如脱兔。在某一具体细节上,又总是心细如丝,不漏掉任何一个环节。

真正的生产实践中,人们的经¬验是经¬过无数次的失败得来的,成功与失败各占一半的比例,稍有不慎,就会造成极大的人力和物力的浪费,大家都很忙,收到的结果却很坏。因为有了合肥OA系统,“经¬验”就会固化在系统中,而且是同一的。合肥OA系统的“经¬验”也会随着使用时间的推移积累得越来越多,而且更准确。它是通过长期的数据积累,比如半年或者一年的数据,然后再将基础数据作以调整,重新应用于新一轮的计划管理和指标考核,使管理水平在一个新的起点上再次进行新的循¬环。正是这样,合肥OA系统的持续改进,合肥OA系统的智能化才体现得更为明显,合肥OA系统上线后,数月之内,数据变得越来越准确,管理工作越来越到位。一个生产管理者使用合肥OA系统后将会组建一个信息流、物流高度结合,反应迅速,指挥高效,能够自由应对市场突变的控制系统。

三、合肥OA系统的控制要注意的几点问题

单据或计划的相互核对通过操作权限来设定,这种相互制约而又连续的机制正是管理所需要的,生产组织要严格按制订的计划执行,以计划为标准,你才能发现异常,才能发现是计划还是执行中发生了错误,不按计划(或工单等)执行怎么能区分出那里出现了偏差?比如生产进度控制,就是以计划为指导来确定走向的,什么时候出,什么时候入,多了不行,少了不行,早了不行,晚了不行,时间和数量这对参数永远相伴一起,如有异常情况,必须马上纠正,在过程中解决问题,只有这样才能心中有数,最后达到满意的效果,无论你是做库存控制的、做财务控制的、物流控制的等等,都是如此。如果你不去核对上游数据,你就失去了上游对你的提醒,同时也失去了对上游追诉的权力,在系统里,个人、部门的权力和义务是对等的。有时人们常常埋怨计划的准确性,却很坦然地放纵自己不按计划操作的行为,这都是不对的。计划来源于实践,又去指导实践。计划出现错误和不按计划操作同样不可原¬谅,在企业应用合肥OA系统的时代,数据大部分都是自动算出,所以计划的准确与否,很大程度都是源于人们的错误造成的。

关于计划的作用,还要提醒大家的是计划一旦确定,就是标准,就是规范,计划要先立后破,计划未更改仍按原¬计划执行,出了责任则由计划部门承担,这是执行计划的一个纪律和原¬则。

另外,计划控制中过程和结果的概念是相对的,过程是对一定期间许多结果的描述,结果则是某一时点的过程,小过程有小的结果,小结果同时又是大结果的过程,过程和结果都是沿时间轴进行的,正像“分”是“秒”的结果,“分”又是“时”的过程一样。在实际操作中,注重结果,也要注重过程,量变到质变的哲学大家都清楚,关键以什么标准来判断量和质的区别。合肥OA也理解这些,你想管控到那个细节,你又有那些精力管控到那个细节,那么你就把计划做到那个细节,在权衡利弊后,你会理智地做出选择。合肥OA对生产过程中计划、物流的理论描述是非常清晰的,在做好深入的逻¼¬研究后,你就会在僵化和灵活之间自由把握。合肥OA系统对于企业资源计划的管理也是全方位的,不但能够提供时点查询和报表,也能够提供过程的动态的查询和报表。

在这里还要强调单据审核的及时性,日账日清,日清日毕。物流也罢、信息流、资金流也罢,其时描述的都是同一载体,只是站的角度不同,称呼不同而已,一般情况下,信息流有时效性,它和物流的高度统一,是最理想的状态,是我们永远追求的目标,也是做出正确决策的唯一依据,必须将所发生的单据即时审核。其实,企业实施合肥OA系统后,并不是一劳永逸,仍然有大量的工作要做,仅仅是数据维护就较为复杂,高效的合肥OA系统就随时有坍塌的可能。

这是笔者亲身经过的一个编制计划、执行计划的案例:

某一企业,装配车间实行配料制,由于需要大量的零配件,对于零配件的数据及其成套性管理要求是相当严格的,必须达到适时适量的配送,不能出现任何偏差。但这个问题长期以来都没有得到解决,即使是合肥OA系统实施以来,仓储管理特别是物料配送方面功能仍然没有得到最大程度的发挥,生产组织仍然处于比较被动的状态。许多部门反映仓库数据不准确,出入库单据得不到及时审核,给许多工作带来不便。最后物流部经¬过分析,认为这是企业多年的工作习惯决定的。首先达不到不齐不配,而是在配送过程中,发现缺口数,再进行跟催物料,感觉那个工单可以装配,然后再下达指令。


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