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企业使用OA办公系统的好处有哪些？
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一、文档说明 本文档编写是为了详细描述XX会议、协作、邮件功能的需求，为后续系统搭建提供依据。也是作为本次XX物联网集团有限公司协同OA项目的验收标准文件。二、需求描述1．会议管理1）会议室设置功能描述：主要用于维护公司现有的会议室信息。2）会议类型设置功能描述：用于在系统中维护公司所有的会议类型。，本项目实施过程中的组织架构如下图所示：功能说明：会议类型可以关联系统中的审批流程，一旦关联了相应的审批流程，将来在名易中建立该类型会议时，会自动触发相应的审批流程，经过审批之后，会议才能变成正式的会议。3）新建会议功能描述：用于在OA系统中新建会议。功能说明：新建会议时可以维护会议的召集人、参会人员、开始结束时间、会议室、会议所需准备工作、会议议程等信息。4）审批会议功能描述：对建立的会议进行审批。功能说明：如果新建的会议类型关联了审批流程（审批流程可自定义），那么新建立的会议需要经过审批才能生效。会议审批流程：申请人-会议召集人。审批流程5）会议提醒及回执功能描述：会议正式发布后，会议管理软件会在参会人员OA日程自动新建一条日程，显示到个人门户中，提醒参会人开会。除此之外，系统也可以通过手机短信通知相关人员开会。参会人员可以在系统中查看会议的信息，并且填写回执，告诉会议的组织人，是否参会，是否需要预定酒店、车票等等信息。6）会议决议功能描述：当会议结束以后，会议的召集人可以在会议信息页面填写会议决议。包括决议的概述、会议上布置的任务、任务的执行人、时间节点等信息，并且可以关联系统中的文档。7）会议室使用情况查看会议管理系统的功能描述：用于显示公司所有会议室被使用的情况，避免多个人重复申请同一会议室或者根据会议室使用情况安排自己会议的时间等。2．协作区管理1）协作区类别设置功能描述：用于按照协作性质对协作区进行分类，如分成行政办公类、项目管理类、员工交流类等。2）新建协作区功能描述：用于新建新的协作区，并将协作区的权限共享给相应的人员、部门，允许成员在其中发表言论。功能说明：新建协作区时可以由创建人选择是否短信提醒协作区成员。3）我的协作功能描述：用于显示用户作为创建者、参与者的所有协作。功能说明：（1）协作成员可以在协作区内发表言论，也可以对别人的言论进行回复。发表的言论可以关联附件、文档、流程、客户、项目等。（2）协作区内的内容如果有更新，会在个人门户上显示，提醒用户及时查看。（3）每个人可以按照自己的情况，将自己觉得比较重要的主题特别标注起来。（4）协作区成员可以看到所有成员的参与情况，如协作去中更新的内容哪些人查看过，哪些人未查看过。4）查询协作功能描述：用于按照协作区分类、创建人、主题等搜索条件查询所有结束、未结束的协作。3．邮件1）内部邮件实现方式：通过流程实现内部邮件的功能。流程实现方式的优点：（1）能够实现普通邮件的所有功能。（2）用流程实现邮件能够跟系统内的文档、流程、项目等信息相关联。（3）接受到的邮件能作为接受人的待办事宜显示在个人门户上。（4）跟踪邮件接受人的处理情况。（5）发错的邮件在接受人未查看之前可以收回…2）外部邮件实现方式：免费会议管理系统提供类似Outlook的功能，通过配置可以将外部邮箱绑定到OA中。功能说明：（1）外部邮箱绑定到OA中可以跟人事模块、客户模块相关联。邮件接受人可以直接选择客户或公司员工。（2）新到邮件可以显示在门户中，提醒接受人及时查看。4．日程管理1）日程类型设置功能描述：用于建立日程的种类，方便按类别管理日程。2）我的日程功能描述：用于按照日、周、月查看自己的日程安排。3）新建日程功能描述：用于新建日程，设置日程的接受人、短信提醒等信息。功能说明：新建日程的接受人可以是多个人，比如新建一个面试招聘的日程，可能招聘需要多个人协助，则建立日程的时候，接受人选择为多个人，则所有的接受人都能在他的日程中看到你建立的日程计划。4）周期日程设置功能描述：用于让系统按照一定的频率自动生成日程来安排计划提醒用户。5）共享日程功能描述：用于查看别人共享给你的日程。6）日程共享设置功能描述：用于设置将自己的日程共享给别的同事、上级查看。
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