然而，如果你曾经有过让很多人向你发送信息的经历，你就会了解，接下来的事情会很浪费时间的。OA办公系统还必须与管理层一起对报告的内容进行界定。有的企业喜欢对项目状况进行单一、直观的描述，利用绿(良好)、黄(注意)和红(问题)三种颜色来从整体上显示项目状况。如果看报告的人想要了解更多的信息，那么他就要到项目经理那里请教。还有一些企业喜欢对项目状况进行全面的描述。如果看报告的人想要了解什么问题，那么他可以直接在报告中找到答案，而不必再去项目经理那里请教。下面让我们来看看很多OA办公系统提供的一般服务：了解项目状况并制成报告。

了解企业的项目状况看上去可能是很简单的一件事。OA办公系统只需要收集和整理信息，然后再制成报告就可以了。然而，同所有依赖于人力进行的活动一样，了解企业的项目状况也是看事容易做事难。OA办公系统在了解项目状况时可能会遇到下面这些挑战。

　　1、时间问题

　　没有哪个项目经理能够在你需要的第一时间向你提供项目状况信息。1990年，我曾经和一名负责Y2K项目的管理员进行了交流，他告诉我说，收集半个月的状况信息要花费他至少八个小时的时间。如果是你要进行这项工作的话，是不是通常要把它安排在几乎所有工作任务的最后来完成呢?

　　2、准确性问题

　　在很多情况下，收集到的信息是不准确的。例如，你可能已经注意到了，项目小组下一个月的工作计划同上一个月的工作计划可能是相同的，这说明报告信息的人只是把以前报告过的信息又重新报告了一遍。同样，你可能也注意到了，项目经理总是会报告说项目按照预计工期进展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。

　　通常，即使信息准确及时，你也会发现问题，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常简要，并不能让你对整个项目的状况有完整的了解。

　　3、克服状况报告会遇到的问题

　　当然，这些问题必须而且能够得到克服。下面这些行动可能会对OA办公系统有所帮助：

　　说明信息的使用者和用途。这一点非常重要。如果一个人感觉不到自己提供的信息的使用价值，他就不愿意花时间去提供信息。如果他知道了信息的使用者是谁，就会对这件事更加重视。清楚自己需要的信息的内容和用途。不要收集那些与报告内容无关的信息。

　提出正当要求。你在获取信息时可能会面临来自各个方面的挑战，但只要你的要求是正当的，就不要让任何人以不知道为借口来拒绝你。

　　明确要进一步了解的问题。让项目经理知道对哪些问题你想有进一步的了解，希望他们能够在报告中明确这些问题，这样就不用再去找他们请教了。

　　在必要的情况下运用管理手段。如果你觉得OA办公系统每月用在信息报告上的时间太多了，那么就可以适当的运用管理手段。

　　4、证明自身价值

在企业内部，OA办公系统是唯一能够对公司正在进行的所有项目有全面了解的部门。OA办公系统如果不能对项目管理的价值进行追踪和量化，就无法证明自身的价值。通常，项目管理价值是OA办公系统价值的间接反映。例如，在一定时期内按照预定目标完成的项目越多，就证明项目管理的价值越大，从而也就体现出了OA办公系统的价值。

　5、确定项目管理的价值