一、满足商业竞争的需要

早期建立OA办公系统的一个重要原因是失败的项目给企业所带来的痛苦感受。而现代商业社会竞争的残酷性，使得任何企业都有可能因为个别项目的失败而陷入困境。项目的成败在当今社会已经和企业的成败密不可分了，由此产生了对OA办公系统的迫切需求。

一个成功的中大型企业必然有许多的项目在进行，是否有优秀的项目管理技术人才，成为是否能够在有限的时间及成本条件下，完成客户需求的关键。但是，再优秀的人才都不可避免的有各种局限，况且一个企业所能拥有的优秀人才是有限的。大量项目的实施过程中，必然要求企业有一个对项目工作提供强大支持的机构，来协助项目经理和项目团队及时、有效地克服各种困难，高质量、高绩效的完成项目。为了让项目管理技术和经验能够成为企业的组织财富，最终能改善项目团队的整体生产力和提高企业的获利能力，在企业内部建立OA办公系统就有其必然性和紧迫性。

一旦项目开工，OA办公系统就持续地对每一个项目的变化进行监控，提供各种项目经理和项目团队的所需要的支持与服务。这里我要强调的一个关键就是随着企业战略的变化，任何一个项目的状况也要跟着发生变化。OA办公系统通过对项目进行修正，加速，终止或是优先权的排序，实现了项目向适应企业战略变化的方向调整，以满足商业竞争的需要。

二、满足合理配置资源的需要

要想获得OA办公系统所带来的好处，企业的大小首先要达到一定的级别。如果一个企业每年只有一个项目，那就不要在OA办公系统上浪费有限的资源了。对于一个有众多项目的企业来说，你会发现项目经理相当多，每一个都具有不同的技能和经验。这些项目经理经常不会意识到其他项目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出现类似的情况的话，就应该建立OA办公系统了。任何一个OA办公系统的运转都需要资人员的投入。但是投入OA办公系统的时间和资金将会是物有所值的，它让项目经理能够在企业中更好、更快、更节省地执行项目工作。因为OA办公系统是在整个企业运作的高度而不是单个项目的高度将企业有限的资源进行合理分配，同时为项目经理和项目团队提供各种支持，确保符合企业战略的项目成功实施。

集中化的OA办公系统就可以保证所有的项目经理具有核心的项目管理技能，使用共同的方法，处理过程和模板，并得到企业最高层的支持。OA办公系统组织的简单性使得每个人都可以建立这样的办公室。但是OA办公系统人员配置是非常重要而复杂的工作。为了具有在各方面提供支持和配置资源的能力，OA办公系统应该包括企业的高层主管、项目经理、各类专项专家、项目协调人员等角色。OA办公系统通常具有如下的责任与功能：

1．为项目经理和项目团队提供行政支援，如项目各种报表的产生；

2．最大限度的集中项目管理专家，提供项目管理的咨询与顾问服务；

3．将企业的项目管理实践和专家知识整理成适合于本企业的一套方法论，提供在企业内传播和重用；

4．在企业内提供项目管理相关技能的培训；

5．OA办公系统可以配置部分项目经理，有需要时，可以直接参与具体项目，对重点项目给与重点支持。

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