1引言

现代办公方式正在不断改造着我们的办公室，先进的信息化手段、数字化工具和强大的网络支持系统，使我们能够容易地获取信息、处理信息、发布信息和共享信息。的内涵也从以提高个人工作效率为目的，发展为通过提高组织内部的协同工作能力，从而提高办公室整体工作效率。能否及时、准确、全面地为管理者提供决策所必需的信息和服务，是现代办公室所面临的重要问题。

2办公自动化概述

2.1内涵和外延

办公自动化简称OA（OfficeAutomation），在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

2.2办公的关键技术

办公自动化是多种设备和先进技术的综合，也是人机一体的有机整体。办公自动化系统的关键技术有计算机技术、通信技术、自动化技术、数据库技术和中间件技术等。从物化的角度看，技术就是办公自动化系统的硬件和软件。

办公自动化系统的软件包括系统支撑软件、办公自动化系统通用软件和专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件，如Win98,Win2000，WinXP,Unix操作系统和中间件服务器，如Web服务器、邮件服务器等[2]。通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如wordExcel等。专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如文件处理、会议安排等。建设中，主要是对系统支撑软件的部署。专用软件的开发和通用软件的。

这些关键技术表现在：

1）PHP的Cookie技术

PHP（PersonalHomePage）是目前最流行服务器脚本语言之一。它运行在Web服务端，根据用户请求或服务器端的数据产生动态网页。Cookie是在HTTP协议下，服务器或脚本可以维护客户工作站上信息的一种方式。Cookie是由Web服务器保存在用户浏览器上的小关系文件，它可以包含有关用户的信息（如身份识别号码、密码、用户在Web站点购物的方式或用户访问该站点的次数）。无论何时用户链接到服务器，Web站点都可以访问Cookie信息。

一般来说，Cookie通过HTTPHeaders从服务器端返回到浏览器上[3]。首先，服务器端在响应中利用Set-Cookieheader来创建一个Cookie，然后，浏览器在它的请求中通过Cookieheader包含这个已经创建的Cookie，并且反它返回至服务器，从而完成浏览器的论证。

浏览器创建了一个Cookie后，对于每一个针对该网站的请求，都会在Header中带着这个Cookie；不过，对于其他网站的请求Cookie是绝对不会跟着发送的。而且浏览器会这样一直发送，直到Cookie过期为止。使用Cookie的限制是，首先是必须在HTML文件的内容输出之前设置；其次不同的浏览器对Cookie的处理不一致的，且有时会出现错误的结果；第三个限制是在客户端的。一个浏览器能创建的Cookie数量最多为30个，并且每个不能超过4KB，每个Web站点能设置的Cookie总数不能超过20个。

2）PHP的SESSION技术

Session也称为会话，其工作原理和Cookie类似，PHP为建立Session的用户产生一个独一无二的字符串，用来标志这个用户的session。一般将这个字符串称作SessionId。然后“sess”＋SessionId为文件名（例如一个SessionID为123，那么文件名为sess_123）在服务器的文件系统中建立一个文件，在文件中保存用户在Session所定义的全局变量的变量名和值。然后再将SessionId作为一个名为PHPSession的Cookie保存在用户端的文件系统中。

Session利用Cookie的身份标志功能，将用户在浏览网站时需要保存的信息保存在服务器上。这样Session既克服了HTTP协议的缺陷，又防止了信息的泄漏，而且方便了编程者的使用，是一个非常好的解决方案。

3）先进的群件平台和分布式组件技术

做离不开群件平台，群件平台的技术趋势直接影响着OA软件的发展方向。LotusNotes是一种所谓的“群组工作软件”（简称群件），它主要用于辅助一群人（可能位于不同地点）协同工作，因此它也被称为开放式信息共享平台[4]。利用Notes，所有群组中的工作人员可以跨越地理界线，在不同平台上，不同组织机构中和不同的国家间共享信息，从而快速完成日常工作，进行决策和开发管理。

4）网络安全技术以及防火墙技术

计算机网络技术的发展促使计算机应用日益广泛和深入，同时也使网络的安全问题日益复杂和突出。网络安全在办公自动化系统中占有很重要的地位。如果没有安全策略和相应的技术措施来确保系统安全，将对办公自动化系统造成重大破坏和不可弥补的损失。

由于每个办公自动化应用系统都不相同，系统需要保护的信息资源也不完全相同，所以并没有一个通用的安全策略，必须根据具体的系统来确定自己的安全策略。

网络安全性可以大致分为四个相互交织的部分：保密、鉴别、抗抵赖性和完整性控制。保密是指保护信息不被未授权者访问。鉴别是指在传输敏感信息或进行事物处理之前先确认对方的身份。抗抵赖性主要与数字签名有关。完整性是指保护信息不能被他人访问修改。

防火墙技术是内部网和外部网之间的一种安全防范系统，用来限制外部非法（未经许可）用户访问内部网络资源和内部非法向外部传递信息，而允许那些授权的数据通过。它在内部与外部网络之是构筑一个屏障，防止偷窃或起破坏作用的恶意攻击。就防火墙采用的基本技术而言，可以分为包过滤技术（PacketFilter）和应用网关技术（ApplicationGateway）。

3BS模式技术分析

在分部范围内，由于信息点分布的特征和编制、体制情况，实现工作流与WWW技术结合的办公自动化会给分部实际办公带来真正的方便。下面将针对实际需要分析一下实现BS模式办公自动化的一些问题：1）集成的客户服务器网络系统；2）交互系统；3）分布式系统；4）动态系统；5）跨平台系统；6）图形化的超媒体信息系统。

基本的办公自动化系统模块如图1所示：

4结论和展望

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。因此基于Web的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。（万方数据）