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行政管理的94个关键细节

        、 与人沟通注视对方时,应将视线集中在堆放两只眼睛和鼻尖构成的三角形位置,眼神亲切温和;

        、 西装面料最好选择纯毛面料或者含毛比例较高的混纺面料,这样比较悬垂有档次;

        、 衬衫最好为白色,面料选择为全棉或者棉纤维较多的混纺面料; 

        、 洗衣服时可以滴入几滴香水,晾干后一样的清新; 打电话应由打电话一方提出结束通话,挂电话要让领导先挂电话;

        、 对于来访者接待要做到诚恳热情、讲究礼仪、按章办事、保守秘密;

        、 要像“北京欢迎你”的敞开大门、开放怀抱、无论陌生还是熟悉都是客人;

        、 奉茶要注意顺序,一般为先客后主、先女后男、先长后幼,茶水以杯子三分之二为宜;

        、 送别客人时一要和对方握手,二要简单说些送别的话;

        、 经警信函发放要严格执行领取人签字制度;

        、 内部发文件要经过拟稿、审核、签发、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁程序;

        、 霍桑效应,人们由于受到关注,所以更乐于奉献、乐于工作;

        、 打印机下可以加垫毛垫减少噪音;

        、 吊篮和非洲菊能够吸收甲醛,分解打印机、复印件放出来的苯;

        、 办公室5S管理整理“要”与“不要”可以根据物品的常用程度和使用频率来判断,整理工作是长期性的;

        、 办公室要制定详细的卫生清扫确认表,并加强宣传、督促、考核;

        、 办公室人员要统一着装、佩戴上岗证;

        、 可以定期开展“寻宝活动”,要求每个员工找出平时注意不到

        的脏乱差和整理不到位的地方;

        、 可以定期开展“洗澡活动”,通过图片对照现场整改效果;

        、 晨会制度要坚持,回顾前一天的工作,介绍当天的工作计划, 表彰先进、批评落后;

        、 上班期间要注意劳动纪律,不得做剪指甲等事宜;

        、 上班后十五分钟未到达及提前十五分钟下班属于迟到、早退,一小时视为旷工半天;

        、 上班外出应填写“外出登记表”;

        、 注意办公室上不要文件成堆、私人物品散落、垃圾随处可见、办公桌上落满灰尘;

        、 桌子上放置一株绿色植物可以为空间增色;

        、 应该更关注工作的潜在价值,而不是工作存在的某些缺陷;

        、 情绪会相互感染,要做情绪的主人;

        、 人与人之间只有很小的差异,就是积极的心态或消极的心态,最终导致成功或失败;

        、 站立时以鼻子为中线,整个身体呈直线;

        、 与人交流时,要尽量用胸腔发音,这样音正腔圆、有感染力;

        、 可以将自己打电话的声音录下来,纠正问题,克服口头禅;

        、 西餐要左手拿叉、右手拿刀,如果不熟悉建议点套餐,请客人先选菜,如果客人谦让,主任不必勉强;鱼刺、肉骨等残渣放在盘碟内不要放在桌子上;

        、 往往总经理看到的只是一个结果,并没有感觉到有什么困难,所以汇报工作时,要带着困难去,同时也带着可行的解决方案去,目的是让总经理明白这其中的困难,带到无头绪时说出自己的可行方案;

        、 与领导沟通,多用“实际情况要求”、“根据公司目前的情况看”等,少用“我认为”、“我觉得”等语句;

        、 让员工明白,批评对方是为了对方考虑,言语中应体现为其利益着想的内容;

        、 对待批评时,要陈述改进、提高的方法,不过多解释,要明白领导针对的是错误而不是本人;

        、 提高时间使用能效,凡事应主动,未雨绸缪;

        、 习惯的束缚平常是感觉不到的,待到发现时又已经变得难以破除;

        、 重要之事决不可受芝麻绿豆小事的牵绊;

        、 不省不成家;节约用水、节约用电、节约用纸标识要做起来;

        、 提升服务意识的一个体现是增加工作的透明度,如入职流程、离职流程,不要让员工认为在“暗箱操作”;

        、 知不足而后改,一定要做到最好;

        、 印下有性命关天、印下有财产百万;

        、 会而议、议而决、决而行、行而彻;

        、 除了领导指示的工作以外,还应做好补位工作,并有职责提醒上司;

        、 听到了不等于听懂了,有问题及时问,不要不懂装懂;

        、 拒绝拖延,当上司询问怎么样时,要总是能回复“已经做好了”,行政大忌就是拖延;

        、 不能越位,替领导做决定这种情况应避免;

        、 要友好的与物业部门对接工作;

        、 每天下班前检查当天的工作内容,做好日清工作表,养成自检的习惯;

        、 SWOT分析,内部优势、劣势、外部机会、威胁,利用优势、机会,改进劣势、机会,监控优势、威胁,消除劣势、威胁;

        、 介绍人时,先将自己公司的同事或领导介绍给对方;

        、 组织大型活动,要成立专门的委员会,由企业最高领导人任会长,制定时间计划表,活动日程表;

        、 做好清洁绿化工作不仅可以美化企业环境,还可以体现企业积极的精神面貌;

        、 开展清洁工作要做好区域划分、清洁标准制订、人员管理,重要的是有标准可依;

        、 后勤管理人员要对破坏卫生、绿化行为的人提出考核扣罚;

        、 食堂每周五要制定下周的菜谱,食堂责任重大,为有尽心尽责;

        、 食堂工作人员的个人卫生一定要做到位;

        、 用餐后的残渣由个人倒入指定容器中,将餐具归位;

        、 食堂要按照储藏柜位置绘图,标明放置位置、放入时间并定期清理;

        、 宿舍卫生包括个人卫生和公共卫生,室内不得有异味;

        、 提供并指定位置晾晒衣物,衣服和鞋放入柜内,住宿员工轮流清扫房间;

        、 可以指定宿舍长,开展卫生月度评比工作,优胜的挂锦旗,并给予一定的奖励;

        、 宿舍内不得留宿外人,保证消防通道畅通,逃生路线标识清楚;

        、 不得在宿舍内聚餐、喝酒、赌博;

        、 劳保用品尽可能遵循以旧换新原则领用;

        、 针织、毛绒类物品应放在高处避免受潮;

        、 夏季温度高的岗位,要准备足够的饮用水;

        、 趣味运动会可以增加踢毽子、健身长跑等项目;

        、 要制定详细的活动方案,公司总经理任活动领导小组组长;

        、 车辆尽量定人定车,做好车辆清洗工作;

        、 废料处理要制定相应的举报、奖励措施,杜绝私自处理、贪图小利的行为;

        、 安全无小事、预防第一位;

        、 员工进出企业应佩戴上岗证;

        、 来访的客人应在办理登记后,抵押有效证件,领取来宾识别证并佩戴于胸前;

        、 保安人员应积极回答来访人员的疑问;

        、 保安人员应登记访客或车辆携带的物品;

        、 要明确安保人员的权限,知道什么可以做,什么不能做;

        、 安保人员要树立和保持良好的形象,戴保安帽,帽檐不要盖住眉毛,佩戴统一证章及厂牌、安防器械;

        、 安保人员不是简单的坐着或者站在岗位上,而是要对所有经过的人员、车辆密切观察。不得在值班期间听随身听、睡觉、玩手机,坐姿端正,认真观察监控录像的动态,重点监控消防和安全设施,每晚零点以后巡逻不少于三次;

        、 门卫室必须有消防、报警、救护及内部联系电话;

        、 巡逻的路线要有一定的变化,且不同区域应由不同的巡逻重点;

        、 祸常积于忽微;

        、 建立消防器材和设施台帐,绘制消防器材和设施配置平面图;

        、 任何时候都禁止将安全门口上锁和关闭;

        、 安全检查要企业月查、部门周查、班组日查;

        、 100起安全事故中,有88起完全是人为因素造成的,有10起是由人和物的不安全状态造成的,只有2起是由自然灾害引起的,要控制事故,必须做好人的工作;

        、 工伤事故多发值在18-30岁,而且刚入厂头一两年最容易发生安全事故;

        、 安全教育中二级教育为车间教育,由于是现场接受教育,能够身临其境,接受程度高;

        、 安全教育要常态化,发生重大违章事故的要进行离岗安全教育;

        、 发生安全事故要在5分钟内向总经理报告;

        、 唯有设计一套科学、合理的制度框架,才能保证管理工作秩序化、高效化;

        、 规范的行政工作流程既能节约大量的时间和精力,同时又能提高行政工作效率和工作质量;

        、 标准作业程序,如沃尔玛定义微笑要露出八颗牙齿;

        


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