当前位置:首页>软件介绍>高校档案综合管理系统分析与设计 查询:
     
高校档案综合管理系统分析与设计
摘要:信息技术的发展和应用,为档案的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段,教育部、国家档案局都把档案信息化建设确定为一项重要的战略任务。本文围绕数字化档案室的建设,依据软件工程的相关理论、方法,重点研究系统的需求分析与系统设计。

  一、高校档案信息化建设的情况  高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是高校的一笔宝贵财富。[1]  信息技术的迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此,教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出,要促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展,组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。  国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如,哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中,资料内容丰富,更新及时;为了满足不同层次用户的需求,同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料,[2]网站还提供了强大的检索功能,并且与Google等互联网检索工具相融合;为社会提供更好的服务,采用了RSS为用户提供定制管理。  二、高校档案信息化建设中的问题  我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题:  (1)档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中,校园网的建设是基础,教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑,并很受重视。而档案的开发建设由于受众面相对较小,在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。  (2)档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件,尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络;软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前,高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐,影响了信息资源的开发利用。  (3)档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设,其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容,也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索,服务大众功能较弱,资源利用不足。  三、档案信息管理系统分析  1.系统的需求  档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面,有以下几点主要需求。  (1)整理编目  编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一,档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统,可以自动产生档案目录,并打印规范统一的编目。  (2)数据查询利用  为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录,浏览电子版卷内档案文件,查询档案文件的借阅情况,系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式,进行档案的查看、订阅,同时实现文件的远程查询功能。  (3)档案整理组卷  根据档案管理的若干标准,完成档案的整理组卷,最终实现档案有条理的分类整理存放。  (4)文件归档管理  档案记录着有价值的信息,如果档案丢失、损毁,将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术,使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档,解决档案丢失问题。  (5)电子文件管理  电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案,同时可以扫描原纸质档案,形成电子文件,并对这些文件进行全文检索。  2.业务流程分析  档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。  (1)档案归档业务流程  归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员,经初步整理和检查,合格的送交档案室,档案管理员审核并提出修改建议,修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求,文件资料来源分为两部分,一部分为实时提交电子文件,由兼职档案管理人员负责录入,提交审核;另一部分为大量的纸质文件档案,档案整理后,提交档案室,同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。                       图1 档案归档工作业务流程  (2)档案利用业务流程  档案归档后,由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中,利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案,部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料,并登记;兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出,经由相关领导批准,借阅。


物业档案管理系统的优势以及功能有哪些?对小区进行智能化管理,有合适的物业软件吗
停车场管理系统在停车场建设的条件及规定门禁系统36个基础知识
停车场管理系统市场的发展现状与未来趋势公众物业管理软件所包含的收费系统有哪些内容?
如何对工厂使用的物业管理软件的设计与实现物业维修资金管理系统是从哪些方面对收费业务进行管理的?
几大物业管理软件排名、对比分析表智能的物业系统用户需求分析的管理方案
深圳配备价值1亿软件 服务教育云平台银行金库门禁系统优势特点
高校办公自动化系统建设实践高校招生综合信息管理系统设计研究
基于方法论的高校ERP信息系统实施项目管理研究与实践全国中小学生学籍信息管理系统截至2014年3月底建设进展情况的通报
信息发布:广州名易软件有限公司 http://www.myidp.net
  • 名易软件销售服务
  • 名易软件销售服务
  • 名易软件技术服务

  • 高校档案综合管理系统分析与设计