ERP采购系统操作流程

　　供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异，财务链更加注重财务核算的问题，更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主，且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解，如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习，又或单独总账进行学习。而供应链管理系统中如果学习，则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。

　　一、普通采购业务

　　从财务核算上看，普通采购业务一般会涉及到9个流程，分别是：

　　(1)采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核;

　　(2)采购部门根据审核的需求申请，与进行磋商谈判，签订合同;

　　(3)供应商发出商品，并通知到货;

　　(4)仓储部门收到货物，并进行验收入库;

　　(5)收到采购发票送财务部门;

　　(6)财务部门收到发票后确认应付款;

　　(7)财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理;

　　(8)将应付款与已付款进行核销处理;

　　(9)对入库货物进行成本核算

　　体现在ERP财务管理系统中则有10个核算过程：请购à订单à到货à入库à发票à采购结算à确认应付款à支付货款à核销à核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统，如请购à订单à到货à发票à采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款à支付货款à核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行，核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难，尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作3-5分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上10-20分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。

　　下面以一例进行说明具体的操作过程：

　　1月1日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格(95.00元只)，评估后确认价格合理，随即向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。

　　1月2日，上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95.00元，要求到货日期为1月3日。

　　1月3日，收到所订购的键盘300只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本，材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为C1,付清采购货款。

　　[step1]采购请购，填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)

　　以业务员白雪身份登录系统执行[供应链]-[采购管理]-[请购]-[请购单]进入采购请购单界面，单击增加按钮，按要求填入相关内容，单击保存后进行审核，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。

　　[step2]采购订货，填写采购订单。(本步骤可以省略)

　　以业务员白雪身份登录系统执行[供应链]-[采购管理]-[采购订货]-[采购订单]进入采购订单界面，单击增加按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的生单下拉请购单按钮点击界面上保存及审核按钮，完成订单工作。

　　[step3]采购到货，填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)

　　以业务员白雪身份登录系统，执行[供应链]-[采购管理]-[采购到货]-[到货单]进入到货单界面，单击增加按钮到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的生单下拉采购订单按钮，如图3所示，点击过滤。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示，单击界面保存、审核。

　　[step4]验收入库，填写入库并进行审核。

　　以业务员白雪身份登录系统，执行[供应链]-[库存管理]-[入库业务]-[采购入库单]进入采购入库单界面，单击生单按钮选择采购到货单(蓝字)并过滤，选取上步骤生成的采购到货单，同时将仓库原料库填写完整。保存并审核。

　　[step5]完成发票的登记。

　　以业务员白雪身份登录系统，执行[供应链]-[采购管理]-[采购发票]-[专用采购发票]进入专用发票界面，单击增加按钮，单击生单按钮选择入库单并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，同时将发票号修改为8001。保存.

　　[step6]采购结算，将入库单与发票进行对应结算。

　　采购结算有两种形式，手工结算和自动结算形式，只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算，意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。

　　以业务员白雪身份登录系统，[供应链]-[采购管理]-[采购结算]-[手工结算]进入结算界面，单击选单按钮后。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。在结算选单界面上单击过滤按钮，选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图12所示界面，分别在入库单和发票前进行勾选，点击界面上OK确定按钮，将入库单和发票选入结算界面。

　　[step7]确认应付款，并生成采购凭证

　　以业务员马方(会计)身份登录系统，执行[财务会计]-[应付款管理]-[应付单据处理]-[应付单据审核]进入应付单据过滤界面，选择供应商为建昌公司，点击确定按钮。点击确定后，过滤出第5步骤形成的发票，双击进入发票界面，点击审核按钮，提示，是否立即制单，点击是后同时生成会计凭证。

　　[step8]支付货款，并生成采购凭证

　　以业务员马方(会计)身份登录系统，执行[财务会计]-[应付款管理]-[付款单据处理]-[付款单据录入]进入付款单界面，单击增加按钮，按案例资料录入相关内容

　　填写好后点击保存和审核生成付付款凭证

　　[step9]核销

　　以业务员马方(会计)身份登录系统，执行[财务会计]-[应付款管理]-[核销处理]-[手工核销]进入核销条件窗口，选择供应商为建昌公司单击确定进入到核销界面

　　在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击保存按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。

　　[step10]确定存货采购成本并生成凭证

　　以业务员白雪身份登录系统，执行[供应链]-[存货管理]-[业务核算]-[正常单据记账]进入过滤条件选择窗口，单击过滤后进入正常单据记账列表，选择入库单后，点击记账按钮，完成记账

　　执行[供应链]-[存货管理]-[财务核算]-[生成凭证]进入生成凭证窗口，单击选择按钮，选择采购入库单(报销记账)单击确定后，选择入库单后，点击确定按钮，回到生成凭证界面，选择转账凭证类型，点击生成按钮生成转账凭证

　　至此，完成一笔普通采购业务。