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　　公文管理是办公系统的最主要部分，该功能模块应能对三类公文进行管理，即发文起草类、收文处理类、发文处理类，满足政府机构和各类企事业单位日常办公中公文处理的复杂要求。

　　1、发文起草是指公文的起草、校核和领导审批签发。一般发文流转程序为：首先由拟稿部门(人)负责起草;起草完毕，送相关领导进行校核，如果需要相关单位会签时，送相关单位会签;校核完毕，转呈本机关领导人审批签发。对于已经被本单位领导人审批过的文稿，再印发前可再作校核，经校核如需做涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。如果送印，将进入发文办理程序。

　　2、收文处理主要包括公文的签收登记、拟办、分发、传阅、批示、承办和催办等程序。签收是指将发文(或者分发文件)单位通过网络发来的电子文件，收下来并自动登录到本单位(或人)的收文数据库中，形成属于本单位(或人)的收文电子文件数据及其登录表。登记是指在公文办理过程中，就公文的特征(公文条目、正文、附件等)进行记载。登记应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等逐项填写清楚。拟办是指办公室对需要办理的公文提出办理意见，通过网络将电子公文信息传给有关领导人批示，也可以打印公文处理单供领导批示。分发是指办公室根据有关规定或者领导人的批示精神，通过网络将电子公文信息传给有关单位、领导、或者部门(人)。对于需要利用计算机完成的纸质文件自动清退的单位，电子公文运转依据纸质公文运转。

　　传阅处理是公文分发处理的一种特殊形式，一般是指办公室根据领导人的批示或者授权，按照一定的程序将公文(或一些公文)以文件夹方式，确定一定的阅知或者批示顺序，分送有关领导人或部门。批示是指有关领导人根据授权或者规定对于文件阅办情况进行批示。承办是指办公室根据领导对文件的承办有关批示精神的要求，在定义有关催办意见后，将文件分发给承办单位，业务部门经签收得到文件的有关信息，包括文件内容、领导对公文的承办的批示意见等。催办是对于需要办理的文件，办公室登记主办单位、协办单位、办理期限等催办信息，同时对公文的承办情况进行督促检查。

　　3、发文处理是指公文起草、校核和领导审批签发后转入发文处理，发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。核发是指办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。核发工作完成后，将把发文数据自动同时记录到本单位的发文数据库中，同时，传送公文电子数据给打字室，供印制时使用。登记是指经核发的公文自动登录到发文数据库中，包括编制新的发文流水号等。印制是指公文印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。由于公文经核发后直接传送到打字室，能够减轻打字室工作的劳动量和强度，满足其使用要求。分发是指在公文印制完毕，办公室可以开始公文的分发工作，根据各单位不同的使用要求，也可以在完成核发工作的同时开展公文分发工作，以进一步提高公文的时效性。对于秘密级以上的公文，公文运转应当登记文件的份号，因此，办公室应当在接收到纸质文件以后，按照正确的份号进行分发工作。

　　4、公文处理是指发文起草、收文处理、发文处理。

　　5、公文查询是指对各类公文及其处理结果与状态进行条件查询。

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　　档案管理是系统的重要组成部分。通常具有将处理完毕的文档，进行归档保存的功能。将零散、杂乱的文件经过系统整理归档，既能真实地反映机关职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用，为档案移交进馆后更好地为历史研究、科学研究服务奠定基础。

　　在我国，传统上采用案卷作为文书档案的基本保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。

　　立卷准备：立卷要做的第一项准备工作，就是确定立卷范围。立卷范围在一般意义上就是归档范围，通常情况下，是依据事先编好的立卷类目来进行的。案卷组合：案卷组合一般是在平时归卷的基础上，选择适宜的立卷方法，将单份文件进行整理，最终组成案卷。这一过程通过包括：调整立卷类目内的文件、卷内文件的排列、卷内文件的编号、卷内文件目录和卷内备考表的编制、案卷的装订、案卷的排列、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制。

　　归档：广义上的归档文件是一个泛指性的概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。狭义上的指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。