随着我国社会主义市场经济的持续发展,建筑电力设计院文档资料的管理在社会中起着重要的作用。文档管理工作是一项长期的基础工作,它既是建筑电力工程建设的依据,又是工程建设成果的真实记录,文档管理工作的好坏,将影响到整个工程的进度和质量。因此,我们应运用现代化手段提高工程图文档管理水平,使工程文档更加科学、合理、标准。

　　作为一个将现代化办公与网络相结合而产生的办公方式，名易建筑电力设计院协同OA一直活跃在新技术应用领域革命的前端，系统本着实用、易用、好用的设计原则，为国内建筑电力设计院等各行各业的文档管理和办公管理而服务。

　　一、系统总体设计原则

　　1、平台化设计

　　把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建，在产品中部署了大量的开发与自定义工具，包括信息文档平台、工作流程平台、项目管理平台、自定义模块平台等，最大程度的满足用户个性应用，帮助用户随需应变。

　　2、易用性设计

　　在易用性设计方面的指导思想是让用户少记东西、少操作、简洁、容易理解，同时遵循要求，帮助用户对事情进行分类处理等，面向前台用户，做不需要培训的软件是我们一贯的追求。

　　3、整体性设计

　　系统不仅仅在建筑电力设计院企业的日常办公中满足企业的基本需求，而且在项目管理功能上亦能体现其强大的管理能力，从而更好的让企业更好的发展。

　　二、系统文档管理的设计目的

　　1、实现对文档的集中存储和管理，方便查询使用。

　　2、保证文档的存储安全，提高文档的安全访问级别。

　　3、实现文档的上传、分发、查询和共享，提高办公效率，保证文档的高效率的使用。

　　三、系统文档管理的设计功能

　　1、文档分类统计

　　文档软件能够对各种文档资料文件进行分类管理，便于对文档进行整理归类，实现文档集中管理，以便查询使用。

　　2、文档发布

　　文档可以记录权限、发布、推荐、阅读信息、下载信息、附件打印、编辑信息、文档效期等功能。支持文档技术多种文件格式，提供了基于浏览器的word编辑器，可以在线发表文章，如工作总结、组织机构新闻、刊物等，并可调整文章内容的字体大小、颜色、设置超链接。

　　3、文档展示

　　建筑设计文档协同管理在首页的工作区中自动展示各类别的文档资料，可以快捷方便的点击进去查看最新的文档，也可以通过更多按钮点击链接到文档模块中进行查看，提高了员工对新知识的快速掌握能力。

　　4、文档权限

　　根据部门角色人员设置相应权限，可以控制文档的下载、打印、编辑、查看等权限，文档查阅时可进行转发、转邮件等操作。

　　5、文档检索

　　系统支持大容量主题词文档检索功能，支持模糊查询、组合条件查询等，提高查找速度。

　　6、文档预览

　　支持PC端在线预览及APP端在线预览功能，即不下载文档的情况下可在线查阅文档的详细内容保持OFFICEWPS的原有格式展示。

　　四、实行名易建筑电力设计院协同文档管理的好处

　　1、提高工作效率

　　电子文档的可检索性可以加快资料查询的速度，同时通过电子文档的管理，员工不用拿着各种文档资料分部门依次发放给大家查阅，大大的提高了办公效率。

　　2、节省运营成本

　　系统最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表单印刷费用，完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

　　3、消除信息孤岛

　　文档管理使得文档知识传播更加便利，可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个信息孤岛。

　　4、实现知识传播

　　系统能实现企业对知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

　　5、保障文档安全

　　克服传统的纸质文档或者传统电子文档容易被修改、文件外传导致泄密等弊端，对应权限控制和安全机制保证了文档资料的安全性。

　　6、实现知识的及时更新同步

　　公司的协同OA办公系统都是同的同一服务器，每个员工进行文档修改、发布等操作之后，其他员工的电脑上同事更新，保证文档数据的及时性和先进性。

　　7、提高企业竞争力、凝聚力

　　员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

　　名易建筑电力设计院OA文档协同管理系统满足文档信息的产生、处理、存储、使用、保管、互动等过程的管理，易用、适用、好用性强，在多个行业中实施推广，经验丰富，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境。