四、建设原则

OA的核心即为ezOFFICE（easyoffice），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为，就应具备以下特性与原则。实用性：以目前需求为基础，充分考虑发展的需要来确定系统规模；软件功能必须与管理实务紧密结合，并必须能适应发展的要求。安全性：本系统对安全级别要求较高，系统应能提供网络层的安全手段，具有有效防止系统外部成员的非法侵入以及操作人员的越级操作的安全机制，从而保护网络建设者的合法利益。可支持身份认证锁、可以与WINDOWSAD、CA集成使用等；　易用性:管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。扩展性：遵循通用的国际或行业标准，开放的系统平台设计需具有良好的扩展性，允许扩充新的功能模块，能够方便集成不同系统的数据至本系统中，以适应未来发展；成熟和先进性：系统架构设计、系统配置、系统管理方式等方面采用国际上技术先进、结构先进同时又是成熟、实用的技术；健壮性必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。　管理落地必须面向全员，所以支撑落地的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。　开放性能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。　管理落地在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度落地的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。严密性必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现用户、角色和权限上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现用户、角色、权限+数据的四维管控，具备全面的门户功能。

五、目前主流OA功能

门户：按照集团、子公司、各部门、个人、业务类型等形成多维门户:根据单位内部不同岗位、不同部门、不同下属公司的员工本身的工作范畴，建立内部的统一的不同级别的信息门户，信息门户的展现形式、内容都可以根据用户的不同个性化的展现，加强工作信息的利用价值。
1. 流程管理：建立全公司统一的工作流程管理平台，采用电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。系统支持自定义各种简单到复杂的流程，如公文流转、行政审批、费用管控、合同审批、采购申请、任务安排等，从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，可在平台中快速设置符合企业规范的流程。包括日常工作类、行政管理、人力资源类、财务管理等：
2. 协作沟通:自建或与通用沟通平台的融合应用
3. 综合管理：
4. 电子邮件：支持内部邮件发送，支持群发功能，能查看邮件的查阅情况，支持通过账号绑定的方式实现与现有邮箱之间的无缝集成；内部短信：用内部短信实现重要信息的提醒，用户能查看、管理短信；手机短信：支持用手机短信实现重要信息的提醒，支持手机回复至OA；日程计划安排：支持个人日程安排或他人任务指派，实现日程提醒，领导可以查看员工的日程安排,计划的制定、执行、监管、考核；：员工可以撰写个人工作日志，并将日志共享给指定人员；会议管理：实现内部会议申请发起和审核以及决议的执行管理，同时可满足避免时间冲突和会议提醒；以及对会议形成的决议一个追踪，包括对会议决议的任务下达、在执行过程中的监督、反馈处理。；车辆管理：实现车辆的申请、审批与用车登记，私用租用报销记录的申请登记，可以进行车辆维护登记；：实现办公用品的申请、采购、领用登记和列表查看，可查询统计生成报表；：对公司内部的办公用品的采购，领用以及领用记录查询和统计、分析。公司固定资产清单、进出和档案建立等，办公用品、固定资产；人事档案：单位人事档案资料、人员持证的管理、查询、统计和分析；：实现单位人事考勤、请假、出差等日常事务的查询、统计和管理；5、个人办公:为用户提供一个个人办公平台，提供日常管理办公所需的电子工具和文档信息服务
   :按照目前的规定或制定的公文格式，形成标准化的满足日常公文处理要求。公文自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息；根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公，企业中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等；
   1. 移动办公：移动OA，即移动办公自动化，是利用无线网络实现办公自动化的技术。它将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，可以随时随地进行掌上办公，对于突发性事件和紧急性事件有极其高效和出色的支持，极大方便是管理者实时、高效地进行流程等的处理。
   2. 知识管理：通过建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由员工个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。将各种文档分门别类进行层次化的目录及处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。实现文档处理过程的工作流自动化。
   3. 系统集成:与其他信息系统信息集成，使企业员工能有效获取处理信息，提高员工工作效率，提高企业整体反应速度。同时其他信息系统作为底层数据平台，相关数据报表可通过平台报表门户以图形化方式展现。

   4. 六、项目建设方式

      目前OA系统的主流技术，已逐步向.NET、Java迁移，主流的软件公司已经将JAVA作为根本技术路线，而原有Domino、php、.NET路线的产品，在高端用户需求面前，逐步成为明日黄花，此类公司也在悄然转型，沿着JAVA路线开辟新产品。随着业务逐步规范与成熟，技术的不断进步，作为OA系统，所涉及的面及深度较广，OA的通用功能也逐渐相对成熟，但随着业务管理应用的深入，更多的OA和ERP的边缘需求，开始旺盛出来。如何与ERP系统进行数据集成、信息集成、门户集成，与即时消息进行消息集成，甚至如何进行数据拆分和重建等成为项目的核心因素之一。针对当前OA系统实际的使用现状，就如何选择合适的OA系统建设方案，来提升目前的业务及管理效率，信息部对以下三种建设方式进行了初步的探讨，建设方式主要包括：一、自建OA系统（现有方式）优点：信息高度集中，自主可控。缺点：需要专门团队组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。稳定性与实现性比较难保证，存在一定风险。二、与第三方合作开发优点：信息高度集中，自主可控。可以有第三方提供技术支持和服务。缺点：需要专门团队组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。对寻找有经验的合作伙伴也是件艰难的工作。费用较高，有较大风险。三、利用第三方成熟OA系统，做系统集成与开发优点：在较为成熟的基础上能较快实施，风险小。企业级的响应支持和服务，对日常应用能较快启用；日常维护等有成熟支持。对可积极参与。缺点：需要OA系统开放接口，做好与现有业务功能的集成。结合集团公司当前使用情况及现状，从技术层面及系统稳定性来考虑，我们更加倾向于使用第三种方法，来建立集团OA管理平台。目前由于信息部及集团其他部门对OA系统的研究较少，同时社会对OA使用的日常功能也较为成熟。针对前两种方式，都需要信息部门依靠自己的技术力量加以实现，从零开始，工作量较为繁重,最终成果也很难确定；同时后期对OA系统新的功能等更新、维护也更要持续投入人力和财力，且很难达到现有OA系统运行所需的稳定与丰富性。充分利用外力，让专业的机构做专业的事情，达到效益的最大化。在现有时间要求及项目能稳定推进的情况下，建议充分利用专业OA公司，快速高效实现集团OA系统的上线。

      七、项目分期实施建议

      1.建设第一期建议

      1）第一期目标：实现省店及全省门店主要日常工作流程的自动化和无纸化，实现内部协同应用解决。让总部或各店的通知、公告、新闻、任务、安排、文档共享等协同任务灵活高效地运行起来。2）第一期目标重点：常规功能实施先做常规实施，功能模块包括：公告、新闻和图片新闻的发布、报销审批等流程的设计和应用；文档的共享和管理网络化、权限化；固定资产的管理应用；档案中心的应用等综合管理功能等。3）实施时间：常规功能实施速度是很快的，双方配合得力，2-3个月左右可开始应用。培训和部署可以针对内部和分支机构分批分功能逐步铺开培训和使用范围。

      2．OA建设第二期建议

      1）第二期目标：针对目前业务系统，对业务关心的关键常用点的作二次开发，以方便整合业务系统。发挥OA流程管理及平台的优势。另一方面，可以针对业务系统的核心数据定制开发个性化报表，部署到OA上让公司领导层能通过报表实时掌握公司各业务环节的关键指标。为决策和管理提供便利高效的参考。2）实施时间：具体看需求的复杂程度。

      3．OA建设第三期建议

      1）第三期目标：针对一些比较集中的模块需求，或业务的具体需求，通过OA平台提供的系统接口，与现有系统进行深度二次开发，充分发挥OA的流程管理、一体化显现、Internet的优势，结合原有业务系统内部强大的流程管理，形成集团业务信息沟通与整合平台。即通过OA平台来集成其他目前成熟的第三方业务系统的数据，真正让OA成为企业核心业务系统的支撑平台。2）实施时间：具体看需求的复杂程度。

      八、项目费用预算

      九、合作方式

      通过与以上公司的沟通，在常规功能的实现上，各公司应都能实现，不同在于各公司产品在操作习惯、操作方式、界面展示、功能关联性上存在差异，这些与产品开发时间、后续市场用户关注及持续开发投入有关。与现有系统的整合或与第三方系统的对接上，各产品都提供对接方案，实现方式上有所不同。同时对于系统间的对接功能，也是建设OA系统的较为重要的部分。还需进一步深入了解。对以上公司(不限于)的初步沟通，各方对此项目均较为重视，

      十、项目实施计划