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OA软件选型误区

            如今,国内企业信息化建设迅速发展,OA办公系统不可否认地成为中国管理软件行业中一颗最耀眼的明星。但OA厂商的多样化和0A办公系统产品种类也琳琅满目,让人眼花缭乱。对很多最终用户来说,在纷繁复杂的OA系统选型过程中,如何排除干扰,博采众长,找到“合体合身”的OA办公系统成为一个难题。的确,当前国内企业对OA办公系统的认识普遍不够准确深入,所以在选型时会有很多疑惑,很容易走进OA办公系统选型的误区。针对这一现象,名易软件结合自己在OA行业多年来的经验提醒广大用户在OA选型过程中不可走近的误区,现将下述的一些依据作为一种过滤器,通过多层次的比较,可以得出综合效果比较满意的结果。 

            oa2.jpg

            一、OA软件选型误区:

            1、自己开发

            OA系统已经涉及到越来越多的学科技术,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好。单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,不能够真正实现提升管理水平的目的。

            2、功能越全越好

            这样的OA系统容易造成功能闲置,系统空洞; 而且功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦。再者,功能多一点,价格也多一点,一次性投入太大。最后,服务成本直线上升,隐形风险增大。不少用户从长远考虑,认为OA办公自动化系统功能越多越好。结果一方面增加了额外支出;另一方面系统功能太多,培训和推广都是问题。事实上,可扩展、可集成的OA产品就能满足企业成长需求,第一阶段,还是应该以满足关键需求的功能为主。

            事实上,有很多企业在选择OA系统时是比较盲目的,在并不明确自己到底“需要什么”的情况下,更加倾向于选择那些所谓的功能可以“面面俱到”的OA产品。但是物极必反,面面俱到往往代表着繁琐冗杂,因为对于企业来说可用、常用的功能本就寥寥无几,过多无用的功能被永远地丢弃在角落,甚至会在其他可用功能的运作使用中带来阻碍。所以,企业在选型时最好不要关注功能,而应调研自身,关注整体方案。

            建议企业在的选型OA系统时,首先要确定自己的核心需求,包括当前要解决的主要问题和未来几年要解决的主要问题,主要问题不宜太多,5条即可。然后根据核心需求确定核心功能,选择合适的OA办公系统,这是最为重要的一步。在确定核心功能之后,用户可以根据自身情况再选择次要功能,舍弃一些冗杂的功能,才能让 OA变得真正适用。

            3、价格越贵越好 

            判断一个OA办公系统好坏的根本原则是看它是否适合企业自身情况。价格贵不是用户选择OA办公系统的理由,而名易软件将打造一个高性价比扩展性强的OA办公系统作为自己的发展目标。如今名易软件OA在扩展性和可变性方面远远领先与其它OA厂商。

            从用户的角度看,往往OA的价格和企业的规模呈正相关。往往越大的企业在OA系统上线过程中的花费则越高,一方面因为用户多,一方面因为功能需求高,开发要求多。所以一些OA厂商在定价上存在“因企而异”,即使是价值含量不高的产品也往往在投标大客户时定高价、以次充好。难道说大企业选择价格低的OA产品层次就低?其实不然。OA软件讲究 “性价比”。OA市场上不乏价格低廉甚至号称免费的OA办公系统,但企业在引入这些OA系统之后才发现产品并不完善,以致造成更大的损失。因此OA选型,同样的性能看价格,同样的价格看性能,这就是性价比。在很多时候,OA办公系统的价格并不跟其性能成正比,特别是对于中、大型项目来说,OA价格更是差好几万甚至十几万,所以OA成本是要仔细考察的。 

            5、价格越低越好 

            其实这样的软件让人担心质量问题,还有可能隐性成本太高,这是因为有用户数限制,用户数量增加就需要增加费用。同时,价格太低的软件一般无法提供可靠的服务,例如售后服务,即使提供服务也要付出高昂服务费。

            6、越透明、开放、自由越好 

            系统软件的开放是相对的,如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。为解决开放和保密的矛盾,好的OA办公系统可以让用户很方便地进行权限设置。名易OA对权限不但做到精细管理,更是做到了权限便于设置,便于使用,让企业轻松做好权限管理。

            7、认为OA软件就是行政办公,就是收发文

            针对政府机关来说,这有一定的价值,但是对企业来说价值不是很大。

            在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。所以某业内人士认为OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。

            对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

            8、忽视系统的关键性能 

            很多人只重视OA办公系统的功能是否满足需要,却对系统的性能非常忽略,导致系统使用后才发现很多问题,但为时已晚。 

            什么是性能呢?主要包括安全性、易用性、开放性、智能性等。市场上有一些低端的OA办公系统系统,看起来功能齐全,但实际上性能很差,根本不能长期使用。

            9、认为OA只是文件的审批和管理

            市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库,主要是基于lotus平台,该平台是封闭式的平台,是文档型数据库,在技术上存在很多先天性缺陷,一般应用于早期政府的收发文,政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。某业内人士认为OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。

            而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分,作为审批层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走,凭证只需要财务审核就可以,管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在凭证上审批,这样可以支持领导远程报销审批,当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批,这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题,很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。

            10、单纯迷信行业方案

            企业在选购OA办公系统时,会向厂商索取产品白皮书、解决方案或PPT之类的介绍资料,以便全面的了解产品。这件事本身没有错,但如果你完全相信这些方案,那么就可能犯下大错。这是因为,方案书是厂商精心编辑、润色出来的,它只是一种“广告”,描述的是一种“完美”的系统和应用,性能强大,无所不能。但实际上,这些方案书中的很多内容都是理想化的,要么无法实现,要么需要极高的成本才能实现。

            因此,看方案需要理性,别被表面的漂亮所迷惑,而要认清其中的浮夸、牵强和务虚。如果一个方案通篇大谈什么管理理念或理论,却对自己的产品简要略过,那就更要小心。

            11、认为OA是ERP的一部分,认为OA很简单,是从属于其他系统

            OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制),以工作流为血脉的核心平台,在该平台上再搭建其他的应用功能模块,同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,所以OA需要门户,不同用户,不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息,没有权限的信息都看不到。

            作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持,以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

            12、认为OA的终极目标就是手工转为电子化

            业内认为协同OA作为一个管理软件,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面:

            第一:提升企业办公效率同时,重在执行力的提升

            手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展,更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立,到底员工是否关心,执行没有,执行花费多长时间并没有得到有效反馈,也就没有办法改进和提升,所以造成管理层的政令很难有效执行。

            第二:OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务

            OA的整个管理思想是以人为核心,以管控企业运营过程为目的,通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP,以资金为核心的财务,以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向,精细化管理为主,对过程的管控比较缺乏。而OA,更进一步说协同OA,面对的是组织行为,强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢?最终把OA作为一个不同部门,不同岗位员工日常业务办公的平台,员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表,我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

            第三:规范公司的管理,避免人为的因素:

            手工审批受人为因素影响较大,所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行,中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业,前期需要一个过渡期进行缓冲,但是最终公司的管理是需要规范的,当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。

            当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素,经过不断规范,最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力,又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙,不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断,比较现实的是员工提交流程,系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批,以此来规范整体的管理过程。

            第四:部门与部门,员工与员工之间信息的沟通和共享

            在手工时代,部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递,所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作,员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具,借助这一平台,将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

            第五:知识的沉淀和痕迹的保留

            对任何企业来说,都会有员工流失,都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说,等同于资源的流失,特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源,以方便后续员工快速交接和跟进,避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工,企业需要花费很大的代价,如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,这会大大缩短新员工的培训时间,并节省公司的培训费用。

            第六:加强对员工日常行为的考核:

            很多企业对员工的考核都停留在印象打分上,这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统,可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性,使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

            所以OA软件不是一个无纸化的软件,而是一个管理工具,通过它来贯彻企业管理制度的执行,传播企业文化,通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

            13、应完全符合单位的办公模式 

            软件必须要体现出自身的思想和特点。OA办公系统不是将传统办公搬到网上,而是融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式。优秀OA办公系统可以让用户自定义工作流(如华快OA平台就可以随意定制工作流),化解软件模式化与单位个性化之间的冲突,名易OA的高扩展性与高可变性就是为了更好的满足企业的个性化需求。

            14、OA软件彻底改善管理 

            一个企业的管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程是需要人来制定出来的,然后借助OA办公系统来让流程得到更有效的执行。然而过低或过高地看待OA的作用都是不正确的。

            15、认为OA实施很简单,是信息部门的事情

            OA作为管理软件,最终应用到企业,软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时,建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。

            16、认为OA马上就可以见到效果,认为OA可以一蹴而就

            OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。

            企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

            17、广告效应误区

            记得某位名人说过一句医药广告,大意是“……别看广告,看疗效”放在这里对OA选型用户也有一些劝导意义。

            OA办公自动化系统选型工作难免被各种因素影响,用户必须时刻保持清醒的头脑,将各项选型指标一一罗列出来比较,综合评分是个不错的方法。

            18、大企业开发的产品一定好

            术业有专攻。大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好OA。大企业开发的OA系统价格惊人。而且,大企业开发的OA系统更适合大企业来用。

            19、开发技术方面误区

            这一方面的误区主要表现在一般用户都停留在产品层面来做选型,很少从OA办公自动化系统的开发技术层面来做比较。事实上,OA办公系统性能是否稳定、是否安全、是否具备灵活性和开放性、是否可扩展、可集成、是否便于二次开发等等都需要先进的开发技术来支持。

            20、一步到位,一劳永逸

            任何软件都只能满足当前或未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好。所以,在选择软件时,应选择那些易于扩充升级的。

            21、切莫急功近利

            不同的企业不同的发展阶段,对OA系统的需求不尽相同。有的企业管理者希望借助上线OA系统提升办公效率;有的企业管理者需要控制企业成本,解决企业纸张、耗材等问题;有的企业管理者则想监控企业办公中项目、任务的执行进度,无论出于哪种目的,切莫急功近利,因为短时间内找出一家OA系统厂商迅速上线和需求相匹配的协同管理OA系统,马上投入使用是不现实的。

            在协同管理OA系统选型过程中,在进行选型初期,筛选出像华天动力协同OA系统这样品牌形象好、产品技术高、产品扩展性好、性价比高的协同管理OA系统并非一朝一夕的事情。首先,企业内部讨论自身需求及需解决的问题后,筛选出几家OA厂商进行采样、调研,形成应用的概念性设计。约见OA系统厂商人员,提出产品构架,讨论,接收解决方案等……最终筛选出符合要求的OA系统厂商,技术人员驻场调研功能需求点,形成设计应用,涉及到二开的进行开发,实施、性能测试,最后交工。

            所有的一切需要一步步有序进行,千万不要指望快速找到一家廉价的、言听计从的协同管理OA系统厂商迅速完成OA项目,因为企业内部提出的功能点未必真的契合实际需求,需要协同管理OA系统厂商的专业人员进行协助才能最终确认。

            22、免费OA也能用,有无服务不重要

            免费模式的核心是“设计企业隐性的利润空间”,即延长企业的利润链条,通过设计免费的项目,最大限度的吸引客户,而后在下一个阶段实现企业的盈利。买软件就是买服务,OA不是消耗品,是实实在在的时效产品。软件产品注重客户体验,注重人机互动,OA成形并投入市场后,在客户使用过程中由于环境的变化、需求的增加;其实买软件只是第一步,真正的工作、真正的价值在于应用,而且这是一个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的。从长远看,软件商的服务更专业,并且风险和成本会更低。

            23、不充分对比试用

            不要完全相信方案,那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、测试产品,才是了解一个产品最有效、最直接的办法。

            俗话说:不怕不识货,就怕货比货。即使你以前对OA办公系统完全不了解,通过对几个系统的对比试用,也会发现细节上的差别,知道哪个更好用,哪个更适合自己。

            同时,选型者必须带着目的和问题去试用,这样才有针对性,才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错,却并不适合自己。

            24、对后期成本估计不足

            OA办公系统不是一次性投资,而是一个持续的投资过程,除非你采购系统后,对系统不做任何的改动,也不需要任何服务。对某些企业来说,系统使用的后期成本都可能会超过采购成本,这都是正常现象。

            对选型者来说,必须清楚的了解这几项成本的构成,以及收费方式,提前做好预案和准备,否则当后期厂商提出收费的时候,就会非常被动。

            犯错不怕,就怕不知道错在哪里,不知道如何改正。任何人都会犯错,只要做好计划,做好预案,就会把错误控制在可控的范围内,不会给自己、给企业带来不可挽回的损失。

            认真了解各个厂商的优缺点,针对自己的需求,选择合适的厂商,建立良好的沟通问题,让企业更好的选型,从而才能更好的让OA办公系统实施成功,提高企业信息化

            二、OA软件选型六步曲 

            只要你按下面的六步曲来选择就不会出现什么大的失误。 

            1、调研

            在调研阶段,比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天,企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解,并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种最基本的需求,仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求,也就达到了前期功能调研的目的,并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。

            在产品调研方面要"广泛撒网,重点捞鱼"。首先,要尽可能了解目前市面上的所有产品,其产品资料也是越多越好,最好有演示盘,甚至试用版。这样,收集的产品资料才能更直观,也更方便我们了解其功能。其次,应带有一定标准、问题去了解各产品,这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来,也就是你们想通过OA解决些什么问题,试用前心中要有一个标准,不一定要形成书面材料,但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色,数量不菲,只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品,以备详细了解和比较,为下面的选型工作打好基础。 OA选型要看企业的需求。最能满足你的需求、适合你的就是最好的。

            2、选型

            有了前面的工作,这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了,但并不比之前的工作轻松,因为这些产品在主要功能实现上差别很小,就好比到了企业招聘的最后一关面试,取舍更难。以本人尚不算丰富的经验认为,应从以下几方面多加考虑:

            ①从软件结构方面考虑,应选择与单位条件相适应的,这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。虽然现在的OA系统都是通用软件,可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改,但选择不同的系统,对软件进行修改的幅度肯定是不同的,从而增加的软件成本也就高低不一了。从这一点上说,要选择产品系统组成与企业需要比较起来最接近的。如中小企业选择伟峰OA这种中小型的、易扩展、易维护、易用的OA系统就非常好。但大集团可以去考查一下致远那种复杂流程的大型OA。

            ②从售后服务方面考虑,应选择能及时提供服务支持的开发代理商。要从根本上解决服务的保证问题,应尽可能使服务本地化,这样有利于得到及时服务,而且服务费相对来说也较低,否则越来越高的服务费将成为单位的一个沉重负担。OA系统在企业的覆盖面比较广,其涵盖的业务可多可少,没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线,就会成为企业各部门的日常必需工具,因此,在随后的时间里,只会越来越凸显出售后服务的重要性。中小企业千万不要选择那种大型的OA系统,大型的OA价格贵不说,主要是你没有专业的人员来维护。所以中小企业一定选择像伟峰OA这样易维护的OA系统。

            ③从价格方面考虑,多了解,多比较,尽量选出最高的性价比。

            3、试用

            做出选择后,就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情,尤其是关系到工作流的部分,这也是OA系统的核心应用部分,由于信息部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少,光在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试,是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会,则往往能发现在该部分存在的缺漏。以本公司的实施过程为例,虽然我们在开始公司范围内的试运行之前对系统进行了全面细致的测试,但在随后的一个月试运行中还是出现了很多预料不到的问题。

            4、沟通和实施

            运行中出现了问题要解决,就涉及到了与开发商方面的沟通问题。这就需要注意两点:一是内部问题,如果不是小型企业的话,一般实施项目的基层负责人员至少有两个,这里所说的内部问题,就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见,然后再去与对方进行沟通。否则,就可能在一些关于对按钮的使用习惯、页面的匀称美观等非重要问题上出现分歧,有的主张改进,有的说不改也行。这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改似乎无关紧要,但却无疑会对以后的沟通造成消极影响,使己方处于被动。二是对对方实施人员要有要求,对能够解决的问题,应提醒其在计划时间内实现,对软件不能解决的问题,要拿出相关理由,以方便我们对照查找资料,共同找出其他解决方法。所以一定要选择服务好,有实力的OA厂商,别因为便宜选择那些没有实力的厂商。

            5、培训

            培训有两个方面。一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于用户更快地熟悉系统。

            6、后期维护

            日常运行维护中只要做到一点:用户有问题时系统管理员要及时解决,解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中,逐步提高解决问题的能力,以保证OA系统的实施效果。

            买软件就是买服务,在国外,卖软件就是卖服务的观点已经获得广泛的认同,国外的软件厂商主要以收取服务费的方式获取利润。而在国内,想让协同软件厂商依靠服务费来生存,显然还不现实。但是,卖软件就是卖服务这一核心是协同软件的内在本质却没有变化。当前,服务能力是协同软件木桶中的“短板”。许多企业为了能在激烈的市场竞争中生存下来,往往忽视对自身团队服务素质的培养,忽略企业服务能力的建设。

            OA软件选型一方面要综合考虑自己的需求以及成本,另一方面也要考虑好OA厂商的实力、软件的易扩展性、易维护性、易用性等,能把自己和厂商综合来考虑一定可以选择到适合自己企业的OA。可自由配制,功能强大,性价比高,适合中小企业。平台型OA易扩展,要想什么功能配什么功能,同时能轻松的与其它像HR、CRM的小系统集合在一起形成一个大的协同系统,如果你想快速构建一体化管理体系推荐选用名易这款平台型OA。 

            总之,简而言之,企业选购OA有5大标准:理念先进,功能适用,使用方便,服务到位,价格合理。其中最重要的一点就是“适用”,企业买软件之前一定先问问自己,才决定购买——我为什么要用OA?我用OA主要解决哪方面的问题?我准备用这套协同OA平台解决几年内的问题?我需要的OA主要要有哪些功能?哪些人、多少人要用OA?我能承受什么价格的OA……

            


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