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物业系统实施
  物业管里作为房地产业在消费领或的延续,已经成为社会各界和老百姓关注的焦点。由于物业管理在我国尚处于起步阶段,在制度的健全、运作的规范、专业人才的储备以及管理经验、服务水平等方面都非常欠缺,所以,如何为客户提供安全舒适的环境和高效率的服务、提高客户满意度、实现高效率的管理和协作、充分节约人力物力和能源、不断开发新的服务项目以拓展市场从而获得更大的经济效益和社会效益,成为了物业管理行业长其期需要面的课题。

  同其他行业相比,物业管理工作千头万绪,涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常管理工作量大,非常需要计算机的辅助管理和ERP系统的应用。目前市场上已有的物业管理软件大多是些记录型的管理系统,一般只能提供对单个物业类型如写字楼、社区的单项业务管理,虽然价格低廉,却无法满足物业公司对企业全面管里和多种物业类型、多个项目集中管理的要求。因此大多数物业管理公司包括一些有外资背景的大型物业管理公司,都还没有采用计算机进行管理。建设部已于去年把计算机管理纳入了物业管理级别评定的项目当中,物业公司对计算机管理的需求正在逐渐增强,这也为ERP系统在物业管理行业的应用创造了条件。

  一、通过对国外大型物业管理公司的研究,我们发现,通过实施ERP系统的物业公司,统共有以下几方面的优势

  1.物业信息化管理水平高。基层员工的角度大多能因此提高了工作效率,而且对客户服务能力增强,客户满意度高;管层在下达业务指标,及监控流程作业时,有分析清晰的思路;决策者对公司整体运营状兄的把握能力,明显增强。

  2.物业管理公司各个层面人员,同小区入住用户的信息互通良好。物业公司人员可及时把握小区住户反馈问题,对待问题能够集中分配,快速解决。

  3.在能够帮助小区住户解决问题的同时,国外物业管理公司甚至可以分出余力,来对客户推广更多的服务。比如向客户发布服务信息,当节假日时,系统会自动拨打住户电话,播放公司祝福语音。提供更多的服务途径,提高物业服务水平,提升客户满意度。

  ERP为物业公司实现了集中管理的最大优势。它解决了以往管理中出现的散乱及权限问题,优化了企业的内部流程,同时也可降低管理成本,加快服务响应速度。那么,在可实施的情况下,它可以为企业实现哪些功能呢?

  1、日常事务管里

  这个主要包括行政及人事方面的协调。在行政管理方面,物业公司可取消手工记账、报表、审计等工作,可以完全实现办公自动化模式;网络化进程也可以实现异地快速操作

  功能;而在人事方面,则可以实现岗位设置、业务划分、职责描述、作业指导、技能培训、业绩考核等等工作的量化考核,支持对多个项目的员工出勤以及工作安排的动态管理。

  2、客户服务方面。

  客户服务工作的集中管理;客户服务需求的动态响应和质量监督;提高客户满意度。

  3、管理流程上

  保证物业管理在前期入住、竣工验收、变更交接等工作过程中房产信息的完整性,并支持不同物业公司对不同类型物业以及多个项目的集中管理;在质量管理体系上,落实在每一个细节,每一个人;实现各项作业过程的专业化和标准化,建立支援管理数据库,用最少的人来实现庞大的管理体系。

  4、供应链管理

  在采购供应链条上,对预算、采购商品质量管里、基础耗资上面,有一个集成系统,可完成多项目跨区域管里模式;在财务管理程上,对收费项目、付款方式、能耗监控上进行管里,可实现远程调控。

  5、企业规划及发展战略上

  由于各项管理逻辑条理分明,管理者对于公司最新动态,及对数据考核的时候有成体系的数据库可供参考,便于高层人员的决策支持;实现与客户服务、财务管理、采购供应等子系充的衔接,支持物业公司开展多种经营,增加利润增长点。

  二、当ERP系统进入物业管理

  ERP作为先进的企业管理思想和手段,它能将分散在各部门的系统完整地集成到一起,实现完善的项目管理,改善对客户的服务,提供体现知识管理的数据库,为物业管理行业提供全面的解决方案。实施ERP系统将对物业管理行业的发展起至口下的作用。

  1.ERP系统需要在企业开展标准化工作的基础上实施,从而可以在企业内部建立统一的管理标准,实现人、财、物的集中管理,大幅降低物业公司的管理成本;

  2.实施ERP系统需要对每个项目的管理进行初始化工作,这样能够把管理人员、技术人员在每个项目中多年的工作经验总结到系统中,建立起一套专家型的作业指南,从而实现企业的知识管理;

  3.ERP系统需要在网络化的基础上运行,这使得物业管里企业各个部门、各个专业、各个项目之间的协作得到最大程度的加强,减少中间环节,提高工作效率;

  4.ERP系统帮助企业实现的过程化管理,真正落实了IS09000质量管里体系的要求,极大地成少了手工记录,实现了管理的精细化;

  5.ERP系统可以为企业决策层提供最实时的管理、服务信息,通过统计、查询、比较等综合分析,为企业决策提供科学依据;

  6.ERP系统不仅能缩短客户服务的响应时间,还能帮助期业公司整合更多的社会资源,为客户提供更多更好的服务。

三、物业系统的实施

  1.如何保证物业系统的成功实施

  项目的成功实施离不开管理层的支持,配套推行相应的管理制度,如公司规定:业务人员每天要将信息及时录入系统,作为公司、集团层面分析的依据,公司根据系统中的业务资料,作为主要分析的依据,同时每月对业务员做量化考评。通过管理考评体系配合管理软件在基层的实施取得很好的效果,有效的提高出租率和收费数据分析精密度。强调将配套的制度和软件有机结合起来。一方面作为一套好的管理软件中应该带有完整的管理考核体系配套,另一方面管理制度的执行同样也需要管理软件的支撑和实现。管理思想的培训,不能只进行到中、高层,针对基层要进行相应内容的培训,使每个员工都从企业的高度来理解和支持系统的实施。基层信息化的阻力,有相当一部分,来自由于对计算机系统的不熟悉造成的畏难心理。因此,充分的重视培训,特别是基础知识的培训,对解决基层心理,同时提高基层操作熟练度都有很大好处。

  2.物业管理系统的实施原则

  以总体规划、分步实施作为公司物业系统的整体实施策略,从业务管理的角度看,企业要建立一套业务流为中心完整的业务支持系统,实现业务信息化,加强对基层业务的支持和管理,促进各部门间的业务协作和信息共享。信息化管理的本质实际上是借助IT技术实现信息管理的工程,因此,从IT技术角度看,企业信息化实际上也是一个数据库建立和管理的过程。在企业内部通过成立信息化建设项目组,明确相关工作的责权利,借助外界的IT管理咨询公司配合,结合企业实际业务和管理需求,进行整体信息化规划,作为企业信息化的整体指导目标,然后根据企业阶段性重点,进行有计划的分步实施。


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