生活在当今社会，对于电子文件一定不会陌生。时代进步，纸质文件由于存在太多无法解决的缺陷，逐渐被电子文件所代替。相信目前大部分上班族每天打交道最多的就是各种电子文件。

电子文件的定义十分广泛，其中包含：各种报表、多媒体文件、手机数据、账目单等等信息化、电子化的文件。简而言之，就是电脑中一切与工作有关的文件，都包含在内。

根据电子文件的广泛定义，可以肯定的是，每个企业的电子文件一定是多如天上繁星。而且随着每天的工作，还会持续增长。根据调查，电子文件以20%左右的增长率在飞速的增长。企业文档数量不断增加，发展到今时今日，可以用泛滥二字来形容这些电子文件。但是面对这些泛滥成灾的电子文件，很多人手足无措。大多电子文件都对企业有很大的作用，一定要做到良好的保护。但是面对太过分散且数量巨大的文件，着实不易保护。做不到良好的保管与管理，让企业文件时刻存在着风险。对于企业来说是十分不负责任的事情。

再有，文件太过分散、简单的存储，十分容易造成泄密。面对如今恶劣的环境，层出不穷的泄密事件。使企业不得不提防，一旦自己的核心技术等真贵信息泄露，后果不堪设想。

除此之外，大量的文件资料堆积，电子文件数量过多。在日常的使用与查找中难度也会加大，浪费很多时间在查找上，拉低工作效率。浪费企业的资源，在无用之处。

面对这种种难题，企业也在不断的寻找解决方案。很多人将目光锁定到资料管理系统的身上。与此同时，关于资料管理系统的价值问题，浮出水面。很多企业都自问到底有没有必要为自己添设资料管理系统？

关于此问题，我们特意咨询了国内资料管理专家，名易软件的专家团队。让他们为我们进行了专业的讲解。

将所有问题归类，总结。其实只有三点，保管、保密、使用。所有电子文件的烦恼，均可归结入这三点之中，只要解决这三点大问题，其他一切问题将会迎刃而解。为此，我们以最新研发的名易文件管理系统协同资料管理系统为例，看看资料管理系统是如何应对这三点的。

1、 保管问题。名易文件管理系统系统采用集中存储模式。将所有文件存入自身服务器之中，进行集中存储，统一保管。此种模式可以弥补以往文件分散，不易于管理和管理费时的缺陷。

与扫描仪无缝集成，可将纸质文档直接扫描进入系统管理。并且提供文档属性功能，使之与现实文件相管理。方便双向查找。

定时备份，可以将系统中的文档全部进行备份保存，以防意外的发生。而且可以定时，让系统自动执行备份功能，不用手动执行。

支持外网访问。系统采用BS架构，可通过外网进行访问。在外办公、出差、分公司等现象，均可不受影响。使用公司的文件资源。

2、安全问题名易文件管理系统协同资料管理系统拥有权限管理功能。公司领导可根据部门或是员工职位亦或是文件的重要程度等，进行权限分配。降低核心文件的流通率与曝光率。让文件得到良好的保密。

同时登陆限制功能与加密存储功能的搭配使用，可使文件收到全方位的保护。登陆限制功能可以限制员工只可在单位或是指定地点进行系统登陆。而加密存储则是使服务器中的文件处于加密模式。一旦加密，服务器中的文件只可在系统中或是正常途径下载后才能进行操作。用其他手段得到，是无法打开，进行任何操作的。保护文件安全。

3、使用问题名易文件管理系统协同资料管理系统，配备强大的协同办公功能。各种高科技、智能化的功能，让企业办公更加快捷。

例如名易软件独有的规则功能，即自动处理功能。根据预先设定好的触发条件和执行动作。可以让系统中的文件根据需求自行运作。减少人力操作，减少资源浪费。

高级搜索功能，可针对需要搜索文件的各种信息进行查找，关键字、创建时间、修改时间、类型等。同时搜索深度可达文件正文，不仅是文件名。并且将搜索速度保持在毫秒级别。减少浪费在搜索上的众多时间。

文档关联功能，将所有相关文档进行关联。再次使用时方便查看。多版本管理，对于最终版形成之前的版本进行保存，可以随时退回或者查看，并且可记录想每一版本的独有信息，方便再次使用。定时提醒，对于日后某特定时间需要用的文件，可设置提醒，保证不会遗忘。

根据上述介绍可以得知，一款好的稳定管理系统，足以应付企业中所有关于电子文件方面的问题与困扰。所以引入一套适合自己的资料管理系统是十分必要的。在这个电子文件泛滥成灾的时期，就让资料管理系统来扫清一切电子文件困扰。