一、项目目的

        以先进的计算机和通信技术为主要手段，基于电子政务建设、整合资源、提高办公效率等工作要求。以实现关键办公应用为导向，搭建一个覆盖整个学校各部门及各分校的协同办公平台及软件系统，实现办公自动化、协同化、网络化和信息共享化。

        二、建设目标。

        采集和积累各类信息资源并实现共享，

        1、建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制。使学校各部门及分校内部的通信和信息交流快捷疏通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。

        2、规范行政办公和审批流程。使学校各部门及分校的办公业务和管理规范 化、合理化、高效化。

        3、实现公文收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，实现网上协同办公。实现无纸化办公。保证系统建设、维护、使用的低成本、可靠性、平安性、易于维护和易于使用，

        4、遵循先进性、实用性、平安性、开放性与规范化等原则。从而最大水平地发挥OA 系统的作用，为全员信息化建设和应用的继续发展打好基础。

        三、建设内容

                1、以个人事务处理为主要内容的个人办公系统。

                2、以业务流程处置为主要内容的协同工作系统。

                3、以资源共享为主要内容的知识管理系统。

                4、公文收发管理为主要内容的公文流转系统。

                5、以信息交流为主要内容的即时通讯系统。

                6、以有审批流的统计表单处置为主要内容的表单应用。

                7、一些与办公有关的辅助性功能。

        四．系统设计要求：

        1、建设原则

        设计过程中应遵循如下原则：为保证项目能达到上述建设目标。

        1.1、先进性

        为确保OA 系统在未来几年内不落后，信息技术的发展日新月异。具有较强的生命力，设计中应适度超前，兼顾目前应用现状的前提下，采用先进、幼稚的技术，使系统各项功能得到可靠执行。

        1.2、继续升级

        因此为确保学校的未来的低投入和学习成本，OA 系统因为是全员临时使用。必需保证系统能够无须定制平滑升级，供应商应有曾数次成功升级的证明其有此能力和保证。

        1.2、平安性

        其覆盖面广，OA 系统不同于别的软件系统。内容涉及诸多管理流程，需要不同层面的领导介入，因此对系统的平安要求非常高。必需建立一套包括技术和制度在内的严格、缜密、可靠的平安管理机制。

        1.5、易用性

        要重视用户界面的友好性，为确保全校具有不同计算机应用水平的人员均能够快速掌握和操作OA 系统。做到人性化设计，简单易用，便于操作。对于领导的计算机操作，尽量为其设计用鼠标点击完成必须的工作。如果需要，还可以配备专用的手写输入工具，如平板电脑、汉王笔等，用以替代键盘完成批示意见的输入等工作。

        1.6、规范化

        严格执行软件开发规范。系统设计和开发过程中。

        1.7、灵活性

        组织机构、业务类型和工作人员将会发生变化，随着办公业务的发展。系统设计应具有一定的灵活性，允许改变一些配置，变卦或优化局部流程，以适应新的要求。对于业务流程的调整，应该是适应现有体制的原则下，允许去定制一些可变的流程，用以灵活处置实际工作中出现的一些特殊情况。

        1.8、功能关联性

        如协同工作处理过程和内容都可以作为文档存放在知识管理系统中，系统设计应充分考虑功能间高度关联。知识管理系统的中的文件除了可以共享外，还能借阅转发协同等，所有统计表单应用的处置过程都可以存放在知识管理系统中供领导查阅OA 系统。

        1.9、可管理性

        允许通过多种手段，提供可视化的管理工具。快捷管理、配置和监控系统运行状况，为系统正常运行提供技术保证。

        2.0、实用性

        开发贴近现实需求的功能模块。具体讲就是以行政办公业务的开发为主，系统设计应充分考虑目前及今后几年的业务和办公需要。把各部门之间一些公共的共性的有着紧密联系的局部抽取进去，实现具体流程的计算机化，以达到提高工作效率和工作质量的目的

        2.1、可扩展性

        具有良好的可扩展性，系统设计要全面、科学、合理。允许扩充新的功能模块，以适应发展的要求，防止随着应用规模（数据量、用户数等）不时增长，导致系统响应变慢，性能下降而无法有效扩展的问题。

        2、系统平台及体系架构要求

        表示层、业务层、数据库访问层分开；支持三/多层构架。

        以后会根据需要，考虑到OA 系统基本功能实现后。不时增加新的功能，要求系统采用组件或者说模块化开发的技术，提供开放的规范接口，使后续的开发的功能很容易地集成进来，保证系统的可扩展性。

        整个系统采用B/S结构、基于平台化的分布式处置技术进行系统架构设计和系统开发；

        同时支持多种数据库。数据库采用关系型数据库。

        支持Window以及Linux等操作系统；

        支持消息服务；

        由JA VA 语言开发，整个系统要求采用规范J2EE结构。系统配置由XML技术完成;数据库采用关系型数据库，同时支持多种数据库，系统通过JDBC服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能;通信协议采用HTTPTCP/IP.

        3其他技术要求

        1开放式统计表单

        应该操作简单方便快速，统计表单从表单设计到完成审批流和统计。不需要专业开发语言也能使用，可以由学校通过授权由各部门和分校管理层根据管理需要，任意定制和统计。

        2图形化流程定义

        同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置，工作流引擎应可以灵活、自由地进行配置。保证流程在复杂应用中的可用性和适应性。

        3人员权限集中设置

        从业务需求和使用权限上进行分类。可根据岗位职责和职务划分成不同用户群。

        4支持多种处理方式

        文件修改支持键盘输入和手写笔输入。

        5工作即时提醒

        以文字、声音或手机短信的方式对用户进行提示。系统应具备浏览器方式下的信息提醒和手机短信提醒机制。有新的信息到来时。

        6文件修改痕迹保存

        应该具有痕迹保管或版本控制的功能。文件处置过程中。

        7初始设置顺序化

        可以方便地实现系统应用数据的自动/手动备份、恢复等功能。系统的装置、维护均采用图形化界面。

        五、功能要求：

        5.1协同工作

        以及附件加载。协同数据转入邮件协同。应该能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，协同工作是学校内部员工间的协同工作平台（包括异地分校协同）支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载。以完成学校办公中的资料传送、审批、请示、演讲、汇报、工作沟通等工作内容

        1图形化流程：可以图形化的方式灵活自建流程等。

        催办、查办协同的处置等2可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪。

        3痕迹保存：对正文修改后可以痕迹保存。

        4可以使用统计表单。

        5丰富的流程战略：可以终止、回退、撤销、加签、知会和转发等

        5.2公文流转

        也是OA 系统的核心局部，公文流转作为办公室工作的重要内容。功能包括收文管理、发文管理、处室发文及流转跟踪督办等；内容包括各种下发和上呈的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发文管理的自动化，由电子行文代替手工行文，解决公文传送慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。具体要求如下：

        包括委托授权等；

        1可以图形化的方式灵活设定公文流程。  如套红、盖章等处 理， 催办、查办公文的处置等；

        2严格依照纸介质的处置方式进行电子公文的流转。保证公文的权威性；

        3可自动记录审批人的操作；

        4可以图形化的方式对公文流转进行全程跟踪。

        5支持手写板来输入审批意见；

        5.2.1发文管理

        也可发往具体的部门或个人，发文管理主要用于内部发文（如向各部门及下属单位发通知、通告通报。各项规章制度也可形成内部发文）也可用于对外的发文（如对上级主管部门的请示、演讲、对平级单位的通知、通告等、对下级单位的指示、批复等）

        包括从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制，发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审核、核稿、领导签发、文书印发等。实现发文管理的全过程。也包括一般公文的传送。

        5.2.2收文管理

        包括电子文件的处置和纸质文件的扫描处置。收文管理主要是接收外部（上级单位）来的文件、传真、资料等，实现收文管理的全过程。登记后可安排领导或有关人员传阅（顺序或同时）一般情况下，不能也没有必要修改来文内容，但可以做批示或圈阅。

        收文管理模块实现公文登记、拟办、转发、处室拟办、领导阅办、归档、相关单位查询公文等功能。要求：

        5.2.3公文查阅

        可以在办公自动化系统中实现公文的直接查找和浏览。

        5.3统计表单

        统计采集类，该功能主要完成学校的申请类。资源类，静态表单从填写到审批到统计的全过程，方便校领导和部门领导快速统计数据了解情况。

        5.3.1设计简单

        提供设计平台不需要专业开发语言就可以完成设计，通过word就可以设计表单图表。可以快速完成与审批流程帮定。

        5.3.2开放式

        可以将设计和管理表单的权限下放到中层管理人员。

        5.3.3统计方便

        可以根据表单的内容进行任意的统计设置。

        5.3.4可以穿透查询

        领导对异常的数据可以直接进行查询数据的来源和处理内容。

        5.4通知管理

        保证信息的可靠传送。提供便条通知、邮件通知、手机短信通知等功能。

        5.4.1便条通知

        可以对消息进行编辑、发送、查询等操作。提供一个消息通知平台。

        5.4.2邮件通知

        利用邮件功能进行信息交流。

        5.4.3手机短信通知

        可以对短信进行编辑、发送等操作。提供一个短信通知平台。

        5.5即时通讯

        可在上面进行文本交流、语音/视频交流、文件传输等操作，提供一个实时交流的通信平台。随时检查他人意见等。

        5.6知识管理

        提供文档目录管理、文档查询等功能。通过文档目录管理，知识管理建立文档管理中心。可方便地对所有文档目录进行设定、维护，使文档体系能够严格遵循单位的知识管理体系。用户可经文档管理中心授权后对相应的文档目录进行维护，自主添加和删除文档。其他用户可对文档中心有访问权限的文档进行查阅。文档管理中心应该可以将协同工作、表单应用和会议等处置过程进行归档。并通过授权可以向全校员工进行共享、借阅、转发和链接。

        5.7个人办公

        处置个人日常的工作事务。包括日程布置、工作计划、工作日志、个人文档、个人通讯录、电子邮件、以及事务提醒等项目。可浏览和查询个人工作状况。

        5.5.1待办事宜

        包括等待批复的公文、事务安排等内容。要区分已办事务和未办事务。主要用于记录并提醒用户需要处置的办公事务。

        5.5.2个人通讯录

        用于记录个人的联系电话(包括办公电话、家庭电话、移动电话等)及电子邮箱等通讯信息。个人可以自己维护自己常用的联系信息。

        5.5.3个人日程

        以起到日志和提醒的作用。要求具有信息汇总功能，该功能主要是为了记录个人或部门每天的工作内容。以便于浏览。

        5.5.4名片夹

        允许分类创建名片类别，提供名片管理功能。对输入名片进行分类，查询指定名片等。

        5.5.5工作日志

        即工作内容，记录用户操作。并允许用户查阅近期工作情况。

        5.6会务管理

        预定会议拟召开期间可用的会议室，实现会议申报、审批、布置、通知、记录、查询、等的综合管理功能。会务管理主要包括会议管理和会议室管理两部分。用户可以通过会议室管理检查所有会议室的占用情况。确保会议室资源的合理、充分使用。

        5.7资料报送

        替代目前人工传送纸介质或磁介质的方式，建立与下属各单位、各乡镇位之间的信息传送通道。规范管理，实现资料的网上报送功能。

        5.8公共信息

        5.8.1公共通讯录

        集中在一起为所有用户共享使用。用于单位内部及对外联系的各种公共电话和邮件等信息的录入、导入、修改和查询。由有关部门负责收集和更新。

        5.8.2论坛

        可以对不同版块中的文章进行管理和维护，为内部工作人员提供一个交流和讨论的环境。论坛建有不同版块。还应提供精华区的功能以方便用户浏览其中的精华文章。

        5.8.3公告

        包括发布公告、浏览公告、维护公告信息、查询公告、打印公告等功能。

        5.9办公助手

        如邮政编码查询、长途电话区号查询、万年历查询、度量衡转换等工具。主要是为工作人员提供日常工作时要用到一些小工具。

        5.10系统管理

        通过一定的配置就可以实现系统的适应性，对使用单位、部门、人员、岗位以及流程、栏目等内容灵活定义。保证系统维护的简易性，应用顺序及接口的一致性。

        5.11其他要求

        如用户密码等，1系统所涉及的一些关键数据必需进行加密处置。数据库中也必需以密文的形式存在以保证使用的平安性。

        2支持包括WordExcel等罕见文件格式的处置。

        3系统界面可以根据需要自行定制。

        以方便联系。4用户在线或离线要有相应提示。

        用以查找所需信息。5具有一定的信息检索功能。

        6不同的身份的用户登录OA 系统后仅可显示并只允许操作属于自己权限范围内的项目和功能。

        六、系统平安要求：

        产品应充分考虑党政机关信息及系统安全、要求支持网络平安、要求支持ip访问控制和usb认证访问、随机码。

        七、培训需求

        一个很重要的工作就是用户培训。必需建立一套完善的培训体系，OA 系统的实施。从管理维护和普通应用两个层次，从支撑平台和OA 系统自身两个方面进行全面培训。通过培训，切实建立起系统运行所需要的管理维护人员和普通办公用户队伍。由于影响面很大，要求在1个月内完成全部培训，实现全员正式使用。

        八、售后服务需求

        并拥有耐久生命力，为保证OA 系统上线后的正常应用。投标商必需提供完备的售后服务保证。对于系统运行过程中出现的问题能及时得到技术支持和解决；对新的需求和出现的问题能得到后续的升级服务等。

        九、系统升级需求

        投标商必须对提供的产品提供持续的升级保障。