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发起任务

  在企业中经营管理当中工作任务为其中最重要的一点,其关键性、重要性正逐渐引起企业高层及各级员工的高度关注,这必将带来企业经营效益和效率的极大提升,为企业的可持续发展奠定良好的基础,因此领导经常会需要安排工作任务,比如发布任务、跟进任务的落实情况、完成任务的进度都需要数据。那么这种情况可以选用OA办公系统当中的任务管理,可以量化任务,帮助企业提升员工工作效率。

  在企业的日常工作中总会产生许多需要处理的事务,由于这些事务数量较多且比较琐碎,处理起来并不容易。

  一、那么我们在处理日常工作任务时往往会遇到以下哪些问题呢?

  1、对于管理者来说存在的问题:

  A、出差旅途中向下属传达和分派任务,总担心沟通不到位;

  B、对下属具体的工作量不是很清晰,分派任务全靠拍脑袋;

  C、不能实时地跟进和督促任务的执行情况,很多重要的事项被延误;

  D、一些下属总是在不断的督促下才能看到任务的执行成效等。

  2、对于员工来说存在的问题有:

  A、每天的工作多而杂,领导和同事觉得我不给力;

  B、制订好的工作计划总是被领导安排的临时事项打乱;

  C、每天工作非常累,领导却看不见我的工作成绩;

  D、一项工作需要临时建立一个团队来操作,但分工安排和任务进度情况难以掌握等

  虽然这上面的这些问题看起来可能都是一些小问题,但如果很多小问题都解决不好,累积起来就可能产生大问题!而且长时间得不到解决,就可能导致人浮于事、工作效率低下,最终伤害的是企业自身。

  为此许多企业也为制定了严格的规章制度,但过于严格的规章制度也会让员工束手束脚,不但影响工作效率,还可能导致相互踢皮球的情况。那么针对以上存在的这些问题可看出企业非常需要一款合适的OA任务管理系统,解决其计划任务管理过程中的众多难题。

  二、对于以上存在的问题,企业对OA办公系统任务管理的需求有哪些?

  根据前期的沟通和梳理,企业计划任务管理需求大致归类如下:

  1、员工将接受新的任务:为了避免重要而紧迫的任务被遗忘,任务的重要性和紧迫性可以被标记。

  2、计划执行过程:计划执行者能够对计划进行反馈,计划跟踪者能够对执行者的的计划跟踪并进行意见回复。计划能够在执行过程根据实际情况进行调整,计划执行完毕能够进行计划的汇总。汇总的计划能够生成计划进度,便于相关人员了解相关节点与完成情况。

  3、计划督促:打破行政部门和职位的壁垒,以任务组为单位,以目标为导向,注重任务的分解、协作、监督、反馈,以及绩效统计;同时团队成员通过任务组实时沟通任务信息、共享任务文档。

  4、监控任务过程:管理人员可以随时随地实时检查任务的进度,然后对每个员工的工作量和效率有一个清晰的概念。

  5、移动端的应用需求:管理人员可以在任何时间和地点分配任务,指定具体负责人,并指定截止日期。

  三、那么根据以上的这些问题,OA办公管理系统能解决哪些问题呢?

  通过名易软件的协同OA任务管理系统包括新建任务、我的任务、全部任务、汇总统计、任务管理设置等功能,同时还支持母任务与子任务关联,支持任务事件跟踪、任务列表、任务监控、任务统计全面表现任务完成情况。用户可根据自身的工作协同需要,将相关事务通过任务的方式进行任务布置,布置任务时可选择相关的任务来源分别为自定义部门计划母任务以相应的任务来源的选择,系统会进行相应的绑定。

  发起任务:可通过此功能随时随地新建、分派任务,指定具体的负责人,明确任务期限、任务描述,以及员工主动新建任务做自我管理。

  任务信息:任务的分配人、责任人、参阅人、监控人可以查看任务及其子任务的所有信息,包括任务进度、任务反馈、任务访问记录,也可以进行查看和提交新的任务反馈信息,实时沟通任务执行过程中存在的问题。

  任务监控:可通过此功能监控所有的任务情况,可查看所有任务的相关信息。

  除了以上的基本功能以外,还有对任务进行办理相关的功能,不仅明确员工之间工作职责,让员工的时间真正利用起来,而且还增加了领导与员工的沟通工作,减少不必要的误会,以此增加整个团队的凝聚力,进而步步提升工作效率。

  四、通过名易软件的协同OA任务管理系统的优势就在于:

  1、以对任务状态的实时监控为核心,通过对任务的可视化管理,使每个人的任务进展及完成情况一目了然,并能够定时生成任务报表进行绩效管理;

  2、任务管理与消息提醒等功能模块进行了高度的数据协同,使用户在使用过程中能够全方位、实时对自己负责的任务进行互动,使任务管理不仅仅停留在管理思想上,还实实在在落到推动执行上,从而打造高效的企业执行文化,以任务管理为核心推动企业的管理上一个新台阶;

  3、任务在执行过程中可以进一步分解出多级子任务或进行任务变更;

  4、可以在OA门户中展现任务信息,而无须进入模块查询;每个人可以清晰的管理以我为中心的各类任务,包括个人负责的任务、分配的任务。

  同时,每个任务还提供了查看进度和最新反馈的功能,任务的负责人能够快速的提交反馈,方便任务分配人、参阅人、监控人跟进任务的最新进展;

  团队目标的达成是团多成员协作努力的成果,既需要领导者合理分配任务,又需要员工高效完成任务。OA办公系统的任务管理功能就是帮助团队协作完成任务的有效工具。OA系统不仅让团队中每一个成员的任务清晰明了,更是工作进展情况反映的绩效依据。而移动OA可以打破时间地点的限制,随时随地进行任务管理。


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