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酒钢OA办公自动化系统的“新变化”

  只要有职工编号,即可免费注册酒钢邮箱;手机也能随时随地收发邮件、处理待办;一个协同办公平台,提供信息共享、企业微博、微信、论坛、即时通讯等多方面服务……今后,这些都将成为可能。

  酒钢OA系统自2004年上线,历经10年的发展,已经极大地改变了管理技术人员的工作方式,在一定人群范围内基本实现了网上无纸化办公,但依然存在未覆盖全体员工、操作不够便捷等瓶颈。为了让更多员工能够体验到酒钢信息化建设的成果,信息中心从2013年底开始,着手对酒钢OA进行升级改造。

  近日,记者采访了信息中心相关人员,为广大职工提前揭秘酒钢的新变化

  变化1:邮箱升级

  所有在册职工均可免费注册酒钢邮箱

  怎么没有找到你的名字,邮件怎么发?日常办公中,经常会碰见这样的尴尬。

  除了机关工作人员和厂矿管理技术人员,绝大多数普通职工没有属于自己的酒钢邮箱,这也给其工作往来造成了一定不便。

  此次信息中心对邮件系统进行升级改造,第一大亮点就是突出全员覆盖,即:放开邮箱用户限制,扩大邮箱用户的覆盖范围,酒钢所有在册职工均可使用职工编号,免费申请注册邮件系统。亮点之二是便捷功能,将工资信息、个人信息等查询功能移动到邮箱,让职工在进入邮箱页面即可随时查阅相关信息,方便快捷。亮点之三是掌上办公,可以免费下载安装手机客户端专业软件,实现电脑和手机的无缝对接,让职工们身处异地仍能了解和处理紧急邮件。

  功能强大便是此次升级改造的第四个亮点,新的酒钢邮件系统采用的是163网易邮件平台和相关技术,除了收发邮件更加顺畅无阻外,还增设了部分特色功能,如:对方未阅读邮件可以迅速撤回,避免发错、误发等尴尬;可以发送超大附件,解决了邮件过大无法成功送达等问题;配备大容量网络硬盘,重要资料可以及时存储,等等。

  据了解,酒钢邮件系统升级改造工作按计划顺利推进,目前已经进入试运行阶段,预计8月初即可以崭新的面貌与广大干部职工见面。

  变化2:OA升级

  定制个性化系统办公平台

  关注好友、发布心情、设定查看范围……这些出现在微博、微信里的新花样也将运用在企业的办公平台上。

  随着信息化建设的日益深入,酒钢各部门之间的信息沟通与协同工作越来越重要。即将上线的酒钢协同办公平台,除了包含原有OA办公的全部功能外,还可以根据不同的用户关注的不同内容,从水平和垂直两个维度,向个人、部门、分子公司提供不同的门户展示。其中,水平层面按机构分类,如集团决策层、职能部室、分子公司的门户网站等;垂直层面按专业分,如法律专业、炼钢专业、炼铁专业门户等。

  记者抢鲜进入协同办公测试平台,登录成功后,映入眼帘的是让人耳目一新的个人办公页面,在此页面上,通知公告、酒钢新闻、即时信息等同步更新;可以根据个人的业务和喜好,关注自己感兴趣的专业门户,并查看其发布的相关信息;个人办公代办事宜可以按照类型和紧急程度分类,并按照时间进行排序,方便当前用户合理安排办理的先后顺序;可以随时发布心情、通知和信息,并设定查看范围,等等。基于此平台,可形成企业内部社交网络,通过讨论组、企业微博、即时通讯、投票等多种内部社交手段,鼓励员工踊跃发言。

  除此之外,该平台有完整的系统安全和数据安全解决方案,如公文电子公章不可截取;关键岗位关键操作可审计、可追溯;关键文档删除操作可在设定时间内恢复。

  酒钢协同办公平台项目计划10月底整体功能上线。

  变化3:将成可能

  人在外地出差,也能处理紧急待办事项

  搁以前,要么请别人帮忙处理,要么等回来一件件补办,多少会影响工作效率,而现在又多了一种新的可能移动办公。

  随着移动技术的发展,手机已经成为时代的新宠,手机上网、手机邮箱、手机钱包等相继展现眼前,人们的生活由于手机的存在变得更加方便快捷起来。在这样的形势下,利用手机实现随时随地办公也成为了可能。记者了解到,在保证安全的前提下,酒钢信息中心将打造完整的移动办公解决方案,使PC端的各项功能在移动设备上完整实现。

  也就是说,只要在手机上下载并安装酒钢协同办公平台移动客户端(手机APP软件),同时申请手机端专用VPN帐号,建立安全隧道,即可将电脑上的办公系统整体挪移至手机,使办公地点不再局限于办公室内,无论在路上、车上,在旅途中,你都可以随时随地处理待办、收发邮件、查找酒钢通讯录、关注酒钢即时新闻……移动办公让工作效率大幅提高。

  酒钢OA办公自动化系统的新变化还真不少,新版上线后,怎样让大家快速上手呢?

  培训中也体现出新变化。

  酒钢信息中心项目负责人表示,酒钢协同办公平台项目上线后,不再组织人员进行传统的开会式培训,而是通过酒钢信息中心微信平台,发布视频、文档类学习资料,让用户根据个人情况,随时安排自己的学习时间,最大限度满足大家多样化、个性化的学习需求。

  大变样的酒钢OA办公自动化系统,将以一个全新的面貌展现在我们眼前,期待新变化能够为酒钢职工的工作生活带来新效率……


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