专案文件浅谈--软件开发专案

名易软件产品

当前位置：首页>软件介绍>专案文件浅谈--软件开发专案查询：

专案文件浅谈--软件开发专案

文件之制作对于专案，可以说是不可缺少的一部份。在经历几个年头，数十个专案当中，却曾有数个专案是完全无任何的文件存在。也许有人会认为，不存在文件的专案，还算是专案吗？亦或许这压根儿只可以称为一个Process吧！根据事后的观察，没有文件的专案，通常产品寿命都不长久，并且在产品内存在着许多“黑洞＂，产生许多的罗生门事件。不可了解之部份，且技术及相关经验的移转也几乎是等于零。究竟一个专案要存在那些文件记录才算完整呢？专案文件的记录与保存，其实是永远不嫌多的。专案文件的记录，亦可分为内部专案及外部专案。所谓的内部专案指的是公司内部因业务需要所产生的专案，其客户限定为公司内部之其它人员；外部专案指的是因合同而产生的专案，亦即其客户为公司外部之人员。关于内部专案的文件，至少应包括：范围说明书(Projectscopestatement)、专案规划书(Projectmanagementplan)、工作分解表(WBS)、人员职务分配表、产品测试报告书等；而关于外部专案的部份，除了内部专案的该些文件外，尚应包括合同、双方往返之所有文件或是MAIL记录。曾经也遇到有人质疑，为何需要文件的保存，文件的制作过程只不过是一个耗费时间的过程而已。文件之留存，即为相关经验之积累，亦即为公司实力的养成。专案的特性之一，即为在有限的时程内，完成客户所指定的需求或产品。虽然说每个专案内容都是独一无二的，可是不同的专案间，却常有不少的相似之处，藉由其它专案之历史记录，可以使专案执行人员大幅缩减错误的摸索过程以及降低风险发生之机会，以便可以在指定时程及预算内将专案完成。将专案的学习经验(LeasonLearned)汇整后，即可建立一“知识库＂系统，其它相关人员可藉由此系统预先学习及预防专案可能发生之问题。在专案的过程当中，历史信息记录在许多部份是可以提供预测时的参考数据，例如：风险预测、成本预测、人力及工时预测…等等。对于专案的第一线执行人员而言，专案文件为专案从起始阶段的所有发展过程，若有人员在专案进行中进出专案组织，良好的文件保存可将技术转让过程中的伤害降到最低。专案文件的编写并不仅只于专案经理一人的工作，而专案经理却需进行整个专案文件品质的控管及汇整、留存等工作。依个人浅见，专案经理应为负责专案结构的整体文件，例如：专案规画书(Projectmanagementplan)(包含时间、成本、品质、人力、沟通、风险等规划书)、范围说明书(Projectscopestatement)、工作分解表(WBS)、时程进度规划(Scheduledevelop)…等，而其它专案人员责需要负责之文件有访谈记录、需求确认书、系统规格书、测试记录、流程图、操作手册、与利害关系人之所有往来书信内容…等。在专案整体执行时间，若有已核准之改变(Approvedchange)或矫正行为(Correctaction)时，专案经理需即刻对相关文件进行资料之修改，以及相关后续之监控。而专案之执行人员，则需详细记录其相关之执行行为，以做为测试报告、绩效评估报告(Performancereports)以及范围验证(Scopeverfication)之留存文件。与利害关系者之所有意见交流，亦需全部有文件留底，例如会议记录或是邮件格式留存，以防止日后双方对已执行之事件有争议而造成不必要的争执，甚至于影响到专案的结案流程。曾经接手过数个进行中之专案，专案时程已过一半，但是进度严重落后，接手原因为原专案经理被客户抱怨且被客户提出以产品范围不明确及测试过程有严重暇疵为由进行更换。在接手后与客户及其他专案组员进行访谈后，才发现原来是因为专案当初在设计时即无详细之规划所致，例如无拟定任何测试计划及缺乏工作分解结构(WBS)所致，以致于与客户无法就专案内容之产生结果进行沟通，而造成过份自我中心之情况所致。在了解专案目前所发生之问题后，接手专案的第一件事，即先与客户进行访谈，并整理目前专案所实际产生之内容为何，在两相比对之下，即可了解目前专案执行过程中，与客户实际所需要之产品误差范围有多大，以便确定在剩下之时程内是否可完成专案原本之目标，或是需将专案执行内容进行些许之调整及修改。接下来会将与客户间访谈完的落差另外整理为访谈记录及需求确认书，以便更新目前已存在的WBS及时程表之安排，此时并查看专案规画书及范围说明书是否与访谈完后之内容有所差异。在将双方的差异进行分析之后，即可大致上确认专案之待处理事项以进行时程之安排。此时尚需注意风险之监视及控制，以及评估该些差异对目前已存在之内容是否会造成其它影响，并追踪风险规划书之风险是否有变更或是等级提高。企业文化(Enterpriseenvironmentalfactors)、组织章程(OrganizationalProcessassets)及学习经验(Lessonslearned)等资料，都是公司最重要的无形资产积累，且非一朝一夕可以完成。经验的积累，除了可以让公司减少错误的重复出现，也可以减少很多人员的教育训练成本以及错误修复之成本。文件资料的制作虽然费工费时，可是却为企业文化不可缺少的一环以及组织章程不可缺少的规范。