电子文件的日益广泛使用，世界各国都相继认识到OA办公软件电子文件管理的重要意义，各发达国家大多通过制定法规、政策与标准，借助技术与管理双重手段，逐步建立科学、有效的OA办公软件电子文件管理体系，从而支撑各项电子化业务的顺利开展，促进OA办公软件电子文件信息资产的价值实现，推动历史文明保护与传承。 在我国，党和政府也同样对OA办公软件电子文件管理给予了高度重视。2009年，中办发39号文《OA办公软件电子文件管理暂行办法》对OA办公软件电子文件管理提出了总体要求，并陆续组织出台了一系列标准规范。目前，OA办公软件电子文件管理已经上升为国家战略，成为国家和社会发展的重要支撑。 OA办公软件电子文件管理系统（ERMS）是应用于OA办公软件电子文件形成单位，旨在捕获OA办公软件电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。符合国家标准的OA办公软件电子文件管理系统是规范OA办公软件电子文件管理业务活动、确保OA办公软件电子文件质量要求的强有力技术保障措施，主要负责：
从各业务系统中捕获接收分类汇总OA办公软件电子文件或电子化信息；
对OA办公软件电子文件的产生、作用、消亡的全生命周期过程提供真实、全面、完整的记录；
维护文件之间、文件和业务之间的各种关联；
提供方便的检索利用手段；
并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置；
管理范畴涵盖文字、图表、图像、音频、视频等丰富文件类型。
OA办公软件电子文件管理系统，其目的是确保OA办公软件电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，对OA办公软件电子文件的收集、存储、利用、处置等主要过程进行管理，达到长期保存、统一规范管理、安全保密、高效利用的目标。通过对技术和管理手段的有效配合，使OA办公软件电子文件能够对社会活动进行真实、全面、完整的记录，并成为有效的电子证据，在社会活动中，发挥出应有的巨大功效。
OA办公软件电子文件管理的主要技术类需求应包括捕获、登记、分类组织、鉴定、处置、统计分析、检索、利用、审计等核心功能，并提供一系列系统配置管理功能及标准对外接口等。
北京海泰方圆科技有限公司作为国内最早一批投身该领域的OA办公软件电子文件管理产品及解决方案专业化提供商，首批通过国家OA办公软件电子文件测试中心的标准符合性测试，提供OA办公软件电子文件全生命周期的全服务。目前已经承建了众多部委、省、地市级、企业的OA办公软件电子文件管理规划、国家试点项目和OA办公软件电子文件管理标准体系设计等项目。
独具特色的海泰OA办公软件电子文件管理系统（HT-ERMS）：
1、全面标准化与灵活开放性相融合
以国家标准、行业标准为产品基础功能的主要依据，以地区标准、企业标准为辅助参考，全面研究有关元数据、OA办公软件电子文件格式、存储、交换、安全保密要求等等方方面面的标准体系。
2、完善的安全防护体系建设
全面引入密码应用技术和安全管理手段，保证系统具备高强度的信息安全防护要求。
3、方便高效的捕获OA办公软件电子文件原始信息
支持多捕获途径并存；支持基于数据层、逻辑层的主动式、被动式捕获手段，具备元数据自分析、自生成能力；既满足标准又方便配置调整。
4、凭证中心的建立助力文件原始性、真实性保障体系
OA办公软件电子文件的内容与形式是相对独立。认定OA办公软件电子文件的原始性，必须从OA办公软件电子文件生成开始，对OA办公软件电子文件生命周期、OA办公软件电子文件归档期、OA办公软件电子文件保管期三个不同阶段，组成一个严密、系统、完整的OA办公软件电子文件原始性、真实性保障体系。
5、广泛包容丰富的文件格式、文件存在形式、捕获方式
可管理OA办公软件电子文件的格式覆盖文本、图形、图像、音频、视频文件等等。支持对于单文档文件、复合文件、组合文件的管理。支持多种捕获方式（实时捕获、定期捕获、手工捕获、在线编辑），独创的智能适配技术，方便异构、跨平台、跨数据库的系统的快速对接。
6、提供丰富的高效利用手段，切实提升效率
全文检索与OA办公软件电子文件权限紧密结合，提供丰富的检索手段，灵活的展现形式，并可以标准服务的方式提供，为业务系统提供嵌入式的OA办公软件电子文件检索服务
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