自OA问世以来，在很大程度上改变了人们的办公方式，提高了办公效率。随着办公需求的深入，计算机发展水平的提高，OA软件种类越来越多，功能也越来越强大。但是相关资料表明，无论是政府还是企业用户对这些OA产品的满意度普遍不高，究其原因，不是某一个OA提供商、某一款OA产品的问题，而是整个OA行业内存在的问题。笔者就当前OA行业普遍存在的问题提出几点看法供大家参考：

        1、OA对于不同系统资料的管理趋于混乱

        在当前OA中，不同的信息是以不同的结构在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而这些系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存并缺乏应有的关联，数据本身结构上又缺乏统一性和规范性，难以被计算机集成处理，从而给单位获取有用信息带来很大的障碍，长期下来，文档、资料的管理越来越困难，这就是大家常说的“信息孤岛”。 

        针对这种情况，整合企业内部现有应用系统势在必行，承元OA在Java基础上推出了面向业务系统集成的平台型OA，为企业的信息整合提出了解决方案。系统采取主流成熟的J2EE技术，能够运行于不同的操作系统和数据库平台，方便升级、移植，易于和其他系统集成，实现了内部管理系统的无缝集成。

        2、OA将工作重点着眼于岗位，而不是“人”本身 

        传统的OA中，权限设计也是一项非常重要的功能。一个OA的用户，可能是普通的工作人员、或者部门主管、或者单位领导，等等类型，那么这个用户在OA中具备的权限也就不同，在OA中能做的工作也就不一样。但是，组成一个办公环境的核心是“人”本身，而不是“主管”、“领导”、“员工”等等称谓的“岗位”。“岗位”是死的，其工作职责是明确的，岗位不会出差、生病、升迁、免职……，岗位无法做岗位以外的任何工作，等等；“人”是活的，其工作的内容也许随时在变化，人会产生各类特殊的情况，同时人在工作上又有很强的自适应性，等等。

        出现这种情况的原因是当前OA将工作重点着眼于岗位，而不是“人”本身；过分注重了用户权限的分配与限制，没有一套行之有效的权限宽泛化机制和用户信任机制。承元OA的权限设计采用“以人为本”的方式，具体资源在资源节点上具有唯一的层次代码，统一管理可将各类资源进行集中式管理，分级授权管理可将权限下放到部门、子部门一级的管理员。授权方式与传统的对用户、对角色授权不同，是真正基于策略的灵活的授权方式，可对任何资源进行授权。　　

        3、OA试图改造现有办公方法甚至管理理念

        由于信息化的推进，信息化管理成为热门词汇，针对此类情况，有些OA提供商又提出了新的概念，号称其OA软件融进了先进的管理理念，可以实现管理的提升；有的OA提供商更是明确表示：他们不是销售软件，而是销售管理理念；甚至有的OA提供商同时也提供管理咨询的业务。有些客户被这些概念所迷惑，不仅购买了OA软件，还采用了一些OA提供商提出的管理办法，结果不仅OA软件没有给他们带来期望的效益，连原有的秩序良好的管理体系也受到影响。 

        常规的办公方式和管理理念能够正常的运行，自然有其存在的道理；即使可能存在一定的问题，其改良也必须是渐进式的；而当前OA试图用革命式、一刀切的思路去改革现有体系，无疑会失败。同时OA提供商是软件公司，其在管理学上未必有太多的研究，管理学本身就是一个众说纷纭的局面，OA提供商用单一的理论来指导不同企业的管理模式，局限性是不可避免的。

        4、OA试图将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台 

        在当前OA的设计中，越是强大的系统，功能越繁杂。即使是一个小型OA系统，就包括诸如电子邮件、在线短信、手机短信、电子公告、电子论坛、网上审批、公文处理、文件管理、会议管理、档案管理、日程安排、会议安排、活动安排、人事管理、物品管理、图书管理、车辆管理……等等无法罗列，不计其数。造成的结果是：一级菜单下面带二级菜单，二级菜单下面带三级菜单，仅仅找到某一项功能就会花费不少功夫，更不知多出多少根本就使用不到的功能。大型OA更是复杂，不仅具备以上功能，还可能包括一些概念上的东西，如协同办公、知识管理等等功能。这些功能，即使是一个计算机相关的专业人士，培训后也未必都能掌握，更何况OA的使用人员大部分是仅仅懂计算机日常使用的人士。

        将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台，往往造成OA系统形同虚设、整体实用率不高，广大企业用户需要的是易用、实用的个性化OA产品。OA产品应该根据计算机的特性和工作内容进行一定的归纳和整合，能针对企业内部的管理模式和计算机水平快速定制的个性化OA才能更好的适应企业办公需求。

        5、OA试图将工作中的流程硬性搬迁到计算机平台

        从第二代OA开始，工作流就成为OA设计的重中之重。工作流包含很多内容，诸如：分支、回转，异或分支、与分支，同步合并、非同步合并，后退、文件回收等等方式；包括流程监控：管理员及发起者审阅者方便查看流程流转到哪一步；固定流程与自由流程方式：根据不同组织机构的管理方式，提供不同方式的流程流转方式；流程提醒：流程进行到某步骤后，提醒该用户处理文件；锁定保护：当文件被多人会签时，可自动短时间锁定该文件，防止被他人修改提交后覆盖；流程步骤执行自定义应用程序：可潜入某个自定义的程序来加强某个步骤的执行效果；条件判断：可根据表单某个字段的值来选择下一步流转方向等等。这些内容，即使是计算机专业人士，需要多少时间才能学会和掌握？更别谈在办公中真正良好的应用呢？

        日常工作中确实涉及到很多流程，但这些流程是根据工作的需要而出现的，很多时候不需要预设也无法详尽的预设；甚至是同一种类型的工作，在不同的情况下工作流程也有区别；现实生活中，原定的工作流程常常因为意外的原因而变化；等等。当前OA应该着手于自制工作流定义，将工作流设置过程最大程度的简化。核心采用开源JBPM工作流引擎，符合国际WFMC工作流规范的工作流定制平台，以不变应万变实现快速自定义，才是最好的解决办法。　

        OA的发展必定经历一段曲折漫长的道路，OA提供商只有看清形势，始终站在用户的角度，不断完善、提高产品的核心竞争力，才能立足于OA进步的时代潮流中