系统是以满足各类企业公文流转和行政管理业务的各项需求而设计的，并充分考虑了进行网络业务処理的特点，使整个系统兼备先进性和实用性。系统的功能可供公司领导、办公室及公司各单位使用，功能设计遵从办公自动化的规范和要求。企业通过部署实施办公，就在网络环境下实现公司公文流转、办公管理等多项日常业务的処理，实现髙效、规范协作。

　　一、系统功能设计

　　1、系统功能的框架结构

　　名易办公自动化系统是由一个系统设罔和十多个功能模块构成的软件系统。系统将各个功能模块划分为五大类别，即个人办公子系统、行政办公子系统、辅助办公子系统、公共信息子系统以及帮助子系统。整个系统的构成如图所示。

　　下面对各个子系统的功能进行简耍描述。

　　2、系统功能描述

　　三种工作流模式确保办公得心应手、简鉍快捷特办事宜今口工作便可-•览无遗。所有需要成员间协同工作的事件，都将通过电子邮件以工作流的方式进行，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。

　　二、先进灵活的Web应用模式

　　整个系统基于BS的三层体系结构设计，技术先进，应用灵活，无需客户端的软件维护，系统部署、实施方便。

　　2•1•个人办公子系统

　　个人办公子系统由电子邮件、待办事宜、曰程安排、名片管理、综合査询等模块组成。

　　电子邮件：提供阅读来信及信件処理等功能。可以写信、回信、转发来信、刪除信件、保存信件、査阅信件和整理信件。

　　待办事宜：对待阅公文、待冋信件等各项待処理事务及其相映的熏要、紧急程度等提供一个清晰、直接的提示环境，使办公人员的工作环境轻松而冇序。

　　曰程安排：帮助个人对时问进行合理的安排和管理。呵考虑设计群组日历设定，查询他人的空闲时问等功能，从而大大捉高时间的利用率。

　　名片管理：可以增加、修改、刪除私人或共享的名片信息：也可以随时查询

　　打印所需要的名片;实现名片的电子化管理。

　　综合査询：通过综合査询系统，办公人W可以全面、及时地了解系统中的各种相关的信息。

　　2.2.行政办公子系统

　　行政办公子系统由收文管理、发文管理、资料管理、会议管理等模块组成，共同完成公司与上下级之间及公司内部之问的各类文件的公文流转，实现收发文登记和文件归档等功能，并可提供闩常的会议管理功能。

　　收文管理：执行收文登记、办理、査询、批阅流转、归档等管理工作文件送阅和批复完全在汁算机网络上完成：并.PI可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制：可按时问、主题W、发文单位、经办人等进行査询;工作流程可以由使用者自行定乂。

　　名片管理：W以增加、修改、刪除私人或共享的名片信息：也W以随时杏询、打印所需耍的名片;实现名片的电子化管理。

　　综合查询：通过综合查询系统，办公人员uj以金面、及时地了解系统中的各种相关的信息。

　　2•3行政办公子系统

　　行政办公子系统由收文管理、发文管理、资料管理、会议管理等模炔组成，共同完成公司与上下级之问及公司内部之问的各类文件的公文流转，实现收发文登记和文件归档等功能，幷吋提供U常的会议管理功能。

　　收文管理：执行收文登记、办理、查询、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成：并且可实现対文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制：吋按时问、主题词、发文单位、经办人

　　等进行査询：工作流程可以由使用者自行定乂。

　　发文管埋：执行发文似稿、核稿、会签、签发、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完金在计算机网络上完成：并且可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制;可按时间、主题词、收文单位、经办人等进行奔询：工作流程可以由使用者自行定乂。

　　资料管理：完成办公资料不同策略的分类、收集、更新。可对未归档文件进行动态跟踪、定位;归档文件可供办公人员查询、检索、调阅。

　　会议管埋：为办公人员提供会议室管埋功能，包括在会议召开前进行会议计划和会议文件、会议议题等方面的准袼，还包括会议室的申请，会议通知的发送等。会议召开后可以做会议记录、纪要和会议查询，并且可将会议纪要归档。