名易软件-协同OA办公自动化系统是采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。协同0A系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。因此，加强对OA系统是管理有利于实现全员协同参与、提高工作效率，提高公司的综合竞争力。

　　一、协同OA系统主要功能介绍

　　名易软件-OA系统可实现业务与资源的协同，其主要功能包括：人力资源管理平台、流程管理平台、知识管理平台、行政办公管理平台、信息管理平台、工作流表单引擎、会议管理平台、考勤管理平台、车辆管理平台、客户管理平台、公文管理平台和常用工具等。

　　二、协同OA系统部门职责管理制度

　　在系统的运行中，各部门应该各施其责、协同配合，具体职责如下：

　　1、 公司网络信息管理部

　　(1)负责OA系统软件数据的定期备份。

　　(2)负责与软件公司技术人员联系，及时升级更新系统。

　　(3)负责制定0A系统应急方案和系统技术管理规章制度。

　　(4)负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行。

　　(5)负责系统用户注册、注销等管理。

　　(6)负责对各功能模块权限的设置。

　　2、 公司办公室管理层

　　(1)负责制定OA系统的使用规章制度。

　　(2)负责核心工作流的设计和修改。

　　(3)负责相关职能部门的审核工作。

　　(4)负责确定和监督OA系统中各部门人员的权限。

　　(5)负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

　　3、 其他各部门

　　(1)人力资源部负责提供现有人员信息，以便于管理员进行人员的新增和权限设置。

　　(2)安保部负责OA系统的涉密信息的检查和监督。

　　(3)各使用部门负责根据自身的需求，参与制定OA系统的管理办法。

　　(4)当出现人员变动或者权限变动或者其他不符合使用的流程等情况时，及时上报反映并由相关人员进行相应的改动。

　　三、协同OA系统应用模块管理制度

　　1、流程管理的使用

　　(1)流程模块是0A平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

　　(2)各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办公。

　　(3)用户新建流程提交后，要确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

　　2、文档归档、查询和共享

　　(1)各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的发起人进行归档。

　　(2)工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。

　　(3)公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。

　　四、协同OA系统安全保密制度

　　1、为了保证各单位的网络畅通，严禁使用大量占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频，严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

　　2、0A系统的所有用户，不得利用0A系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

　　3、0A系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

　　4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看0A系统中的内容，更不许下载受控的内容。

　　协同办公平台作为公司信息化建设的重要组成部分和平台支撑。管理好名易软件-协同OA办公平台，有利于打通纵向、横向沟通渠道，整合各部门信息孤岛，推动公司知识体系建设，提高科学化、精细化管理水平，进一步提升公司的综合竞争力和市场影响力。