摘  要：资产清产是摸清家底的手段，是实现资产动态化管理的基础。本文分析了清查系统应具有的功能及一般业务流程；讨论了最新的信息技术手段与设备在资产管理与清查中的应用，认为要提高资产的管理水平、提高资产清查的效率，充分运用最新信息技术是最佳途径；研究了如何利用清查数据、保持清查成果。 

        资产清查工作是一家单位实施资产管理信息系统的准备工作，是进行资产动态化、精细化管理的前提。一家单位只有进行了全面彻底的资产清查，摸清了家底，核实了全部存量资产的详细信息，完善了单位资产管理信息系统的基础数据库，才算夯实了资产管理基础，才能在此基础上实施动态化、精细化管理，推进资产管理与预算管理、财务管理相结合。尽管多数单位以前都做过资产清查工作，但由于资产数量庞大，种类繁杂，清查手段落后，管理措施不到位，安全控制体系不完善，没有及时地利用清查数据建立起合适的资产动态化管理系统，造成清查过后不久就又出现前清后乱、家底不清、账实不符、账账不符等问题。与山东省财政厅、山东省教育厅合作，多次参与组织了全省范围内不同类型的行政事业单位的资产清查工作，积累了丰富的资产清查工作经验，利用各种信息技术手段和互联网 思维，开发了全面、有效的行政事业资产清查管理系统。

        一、充分利用清查数据，保持清查成果

        资产清查数据是一个单位耗费了大量的人力物力和时间得来的，是十分珍贵的资产。如果不及时地对资产清查数据善加利用，如果“清管两层皮”，资产很快就会出现前清后乱的情况，数据也就变成了无用的垃圾。十几年的实践证明，保持资产清查成果的最佳措施就是建立满足单位工作要求的资产管理信息系统。

        对于还没有建立资产管理系统或者资产管理系统已经不满意工作需要的单位，抓住资产清查的有利时机，建立资产管理系统，将清查数据导入资产管理系统中，对每一件固定资产的详细信息项再次进行确认和补充完善，明确每一件固定资产的使用部门、使用人（管理人）、存放地点，建立资产卡片档案，粘贴条形码（二维码或RFID）标签，然后对单位资产从购置到日常使用到处置进行全生命周期的动态化、精细化管理。

        对于已经建立了资产管理系统的单位，在财政部门对资产清查数据确认后，应该及时地按清查数据修改资产管理系统中的资产数据，调整财务账，然后建立单位资产的动态化、精细化管理机制，使单位资产时刻都保持“账实相符、账账相符”的状态。

        二、充分保证系统功能完善实用、操作便捷高效

        资产清查系统是行政事业资产管理信息系统的重要组成部分，业务和数据都存在着天然的联系。在长期的资产管理系统研发与服务中，不断对资产清查功能进行完善和细化，形成了一个可以做为资产管理系统的一个内在模块使用又可以独立运行使用的系统，既支持单位独立组织资产清查，又支持财政部门组织主管部门与基层单位共同参与的资产清查。主要功能按照业务流程设计。

        1、清查过程管理

        系统设计了多种不同的资产清查方式，分别针对不同的应用情况。

        手工方式清查，系统可以按固定资产、无形资产、使用科室、使用人、存放地点、种类等不同方式列出明细，按照“逢屋必进、遇物必点”的原则，根据实物情况逐条清查，填写清查状态和清查信息项。

        对于已经粘贴了条形码、二维码或RFID标签的固定资产，可以使用资产清查终端扫描采集数据，逐条补充填写有关清查信息项。将终端内采集的清查数据导入清查系统，对没有采集到的资产需要人工逐条落实资产实际情况。

        可以使用系统的手机APP软件进行资产清查，以在线方式，支持上面的手工方式清查和扫描采集条形码、二维码标签清查。为了保证手机清查的数据真实可靠，支持对每件被清查的资产从正面和标签面拍照片两张以上保存到系统。清查过程中，不论按以账对物为主还是以物对账为主，都应该使用另外一种方式进行核对，以免资产流失。

        通过核对各种账册资料、访问有关单位和人员等方式对流动资产、对外投资、在建工程等进行清查。

        2、生成清查数据

        从单位使用的资产管理系统、财务管理系统中抽取相关数据，生成资产清查原始数据，系统可以从不同数据源生成原始数据。系统提供辅助工具对不规范的原始数据进行处理，如固定资产没有按单件管理、没有按规定提取折旧、个别资产价值为0、分类错误、重要信息项不全等。对清查原始数据进行整理完善后，可生成固定资产盘点单。

        3、打印资产卡片和标签

        用清查后的系统数据重新打印或者修改固定资产卡片，并由资产使用人重新签字，打印并粘贴固定资产标签。

        4、整理清查清册

        手工清查过程中做为清查工作底稿填写的清查明细表要及时录入系统中，并在系统中对录入的数据进行检查和校验。如果没有手工填写清查明细表而是直接在系统中使用手工方式或标签扫描采集方式进行的清查，可以在实物清查完成后按资产使用科室和使用人打印资产清查情况表。这些清查明细表或清查情况表应该保证与清查管理系统中数据保持一致并由资产清查人、使用科室负责人、使用人签字并装订，形成清查清册保存。

        5、同步资产管理系统数据库

        在清查数据得到主管部门和财政部门审核确认后，单位应该及时用清查数据同步资产管理系统，以保证账实相符；应该用清查数据调整财务系统中相关数据，以保证账账相符。

        6、审核并生成资产清查报表

        全部资产清查结束，清查工作负责人要对清查清册、系统中的清查数据进行审核。审核确认后，生成资产清查报表，包括各种常用报表，也包括财政部要求的全套的2016年全国行政事业单位资产清查报表（含资产卡片、固定（无形）资产盘点单、资产清查明细表、资产清查报表和资产清查汇总表等）。

        资产清查报表可以按要求的标准格式进行打印、盖章，上报，可以自动生成并导出上报需要的清查明细数据。

        7、打印清查明细表或模板

        按照资产清查流程和分工，可分门别类打印固定资产盘点单或资产清查工作明细表。如果没有原始数据，系统按照资产的不同种类和属性设计了各类资产的清查模板，可以分门别类打印资产清查明细空表。清查明细表可以按科室、使用人、存放地点、资产种类等生成和打印，要统一编码，要保证打印不重不漏，回收不重不漏。

        8、查询、统计分析

        系统和手机APP中都设计了丰富的查询功能，随时可以对资产情况、清查情况、清查报表等按部门、人员、地点、种类进行查询和汇总，方便清查过程。各类统计分析功能，方便对资产情况和资产清查情况进行对比和分析。

        三、充分保证系统架构及业务流程的科学合理

        资产清查工作一般都具有时间紧、涉及面广、要求高等特点，资产清查管理系统紧扣清查工作的要求和特点设计系统架构和工作流程，力求方便、实用、提高效率。一个完整的资产清查流程如图1。

        一个单位内部的资产清查过程，一般包括前期准备工作、清查工作、形成资产清查报表和后期工作。前期工作一般包含清查数据准备、确定清查方式、生成或打印清查明细表等，后期工作一般包含上报主管部门和财政部门审批、用新数据调整资产管理系统及财务管理系统数据、整理并打印固定资产卡片并签字、打印并粘贴固定资产标签等。

        按资产清查对象区分，基础数据主要来源于资产管理系统和财务管理系统。固定资产数据来源于资产管理信息系统，流动资产、对外投资等数据来源于单位财务管理系统，而无形资产数据来源要视单位管理分工情况。

        正式开展资产清查工作，首先要研究分析单位目前的固定资产管理工作基础情况，视情况决定本次资产清查采取的方式：手工清查方式、条形码扫描清查方式、二维码扫描清查方式、RFID标签读取清查方式、手机APP软件清查方式、以账对物清查方式、以物对账清查方式，可能主要使用一种，或者几种方式混合使用。

        对于管理基础较好、已经实施资产管理软件进行动态化管理的单位，能够直接从资产管理软件中获取单位固定资产数据，形成资产清查系统中的固定资产清查盘点数据，建议采用设备扫描清查与手工清查混合措施按以账对物清查方式进行资产清查，这样既可以提高清查效率，又可以保证清查准确性。如果辅以手机APP方式，动员单位大部分资产使用人员都参与资产清查工作，可进一步提高资产清查效率和准确率。

        对于管理基础较差、没有实施资产管理软件或者资产管理软件中的数据准确性很差的单位，由于无法形成有效的固定资产清查明细数据，建议先按系统设定的模板打印清查明细空表，采用手工清查措施按以物对账清查方式进行，清查后再按账核实，以避免资产流失。

        清查获得的初步数据，需要经过手工或系统的进一步核实并补充相关的信息项，得到资产清查清册，资产清查清册应该做为清查成果和以后资产管理的依据妥为保存和使用。清查清册数据经过单位内部审核确认，形成

        在主管部门和财政部门审核批准后尽快地用资产清查的数据更新资产管理信息系统中的数据，或者建立新的资产管理信息系统。在更新资产管理信息系统的同时，也应该依据财务规则调整单位财务管理系统软件中的有关数据。

        四、充分利用最新的信息技术和设备

        信息技术日新月异的发展，尤其是物联网、移动互联网、自动识别等技术的发展，为资产管理、资产清查工作带来了全新的理念、全新的方法、全新的技术手段。充分利用这些新技术、新设备，为每一件固定资产建立身份证，不仅能够带来资产管理、资产清查工作效率和质量的提高，更重要的是能够带来管理水平的大幅提高，让原来难以实现的管理要求轻松实现。在资产清查工作中常用的信息技术主要有条形码技术、二维码技术、RFID射频技术、清查终端识别技术、移动终端APP技术等。

        条形码技术是目前使用最普及的固定资产标识管理技术。优点是使用简单方便，无论是标签还是标签打印设备、识别设备成本都很低，缺点是条形码自身含有的信息量低，需要依赖资产数据库查询资产的详细信息项。

        二维码技术是随着近几年移动互联网发展而迅速普及起来的一项技术，随后被引用到了固定资产管理上来，和条形码相比，同样使用简单方便、价格低廉，标签自身含有的信息量要远大于条形码，但仍然需要依赖资产数据库查询资产的详细信息项。从目前实践情况看，在固定资产管理工作中二维码大有取代条形码成为主流的趋势。

        RFID（Radio Frequency Identification，无线射频识别）技术，通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。与条形码、二维码相比，RFID技术是通过远距离、非接触采集射频卡的信息、实现物品的自动识别，能够批量采集，从而实现目标的自动化管理，能够大大降低资产清查的工作量和错误率。有研究机构实验表明，RFID技术资产清查比条形码清查快6.5倍，比手工清查快了11倍。但RFID标签和终端设备价格都要稍高于条形码、二维码，影响了RFID技术在资产管理领域的普及使用。

        随着智能终端（特别是智能手机）的普及，利用手机APP软件进行资产管理和清查，具有其独特的优点：设备普及率高、可识别条形码和二维码、可GPS定位、可拍照片、能够和数据库服务器直接联网等。利用APP软件进行大规模的资产清查，可以将清查任务分发到单位里每一个资产使用人员，定时同步进行清查工作，极大地提高工作效率，提高准确率。